辦公室行政管理流程規(guī)范手冊一、總則（一）目的為規(guī)范辦公室行政管理行為，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，保障辦公秩序有序運轉(zhuǎn)，結(jié)合單位實際情況，制定本流程規(guī)范手冊。（二）適用范圍本手冊適用于本單位各部門及全體員工在辦公室行政管理相關(guān)工作中的行為與操作，涵蓋辦公用品管理、會議組織、檔案管理、后勤保障、人員考勤與行為規(guī)范等工作范疇。（三）基本原則1.服務(wù)保障原則：以服務(wù)業(yè)務(wù)開展、保障員工辦公需求為核心，確保行政管理工作貼合實際工作需要。2.規(guī)范高效原則：流程設(shè)計清晰明確，操作環(huán)節(jié)簡潔流暢，推動工作高效執(zhí)行，避免冗余環(huán)節(jié)。3.節(jié)約合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)與單位制度，合理配置資源，杜絕浪費，確保行政行為合法合規(guī)。二、辦公用品管理流程（一）需求提報提報主體：各部門指定專人（或員工個人）結(jié)合工作需要與庫存情況，填寫《辦公用品需求申請表》，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間。提報時間：常規(guī)需求每月固定日期集中提報；臨時緊急需求可隨時提報，需注明“緊急”并說明原因。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人對本部門需求進行初審，確認(rèn)合理性、必要性后簽署意見，提交行政部。2.行政部結(jié)合預(yù)算、庫存及歷史使用數(shù)據(jù)復(fù)核：預(yù)算內(nèi)且?guī)齑娌蛔愕?，納入采購計劃；超預(yù)算或非必要需求，退回部門并說明理由。（三）采購與發(fā)放采購執(zhí)行：行政部通過定點供應(yīng)商采購或公開詢價方式采購，確保質(zhì)量達標(biāo)、價格合理，留存報價單、合同（如需）等憑證。物品發(fā)放：辦公用品到貨后，行政部通知提報部門領(lǐng)取，領(lǐng)取人需在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)，行政部同步更新庫存臺賬。（四）庫存管理行政部指定專人定期盤點庫存（每月/每季度），核對臺賬與實物，及時處理閑置、損壞物品（閑置物品內(nèi)部調(diào)劑，損壞物品按資產(chǎn)處置規(guī)定處理），確保賬實相符。三、會議管理流程（一）會議申請會議發(fā)起部門填寫《會議申請表》，明確主題、時間、地點、參會人員、議程、所需資源（如投影、材料印刷等），提前若干工作日提交行政部；跨部門或高層參與的重要會議，同步抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會議籌備場地與資源協(xié)調(diào)：行政部根據(jù)申請內(nèi)容，協(xié)調(diào)會議室、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備會議材料（如需印刷），并提前數(shù)小時檢查場地布置。通知與提醒：會議發(fā)起部門或行政部通過郵件、OA系統(tǒng)或短信發(fā)送會議通知，會議前數(shù)小時再次提醒關(guān)鍵參會人員。（三）會議召開會議主持人按議程把控節(jié)奏，行政部（或指定人員）負(fù)責(zé)會議記錄，內(nèi)容需包含決議事項、責(zé)任人、時間節(jié)點等；會議期間臨時調(diào)整安排，由主持人與行政部協(xié)商處理。（四）會后跟進會議記錄需在會后若干工作日內(nèi)整理完畢，經(jīng)主持人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。行政部跟蹤決議事項執(zhí)行情況，定期向會議發(fā)起部門或領(lǐng)導(dǎo)反饋進度，確保決策落地。四、檔案管理流程（一）檔案收集各部門指定檔案管理員，定期（每月/每季度）收集本部門文件、合同、報表等資料，確保完整無遺漏；電子檔案按類別建立文件夾（命名規(guī)范如“年份-部門-資料類型”），紙質(zhì)檔案整理整齊、去除金屬裝訂物。（二）檔案整理與歸檔檔案管理員對資料分類、編號，填寫《檔案歸檔登記表》（注明名稱、編號、形成時間、保管期限）。紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，電子檔案備份至單位指定存儲設(shè)備（如服務(wù)器、云盤），確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案借閱與使用員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)；借閱人員需妥善保管檔案，不得涂改、損毀，按時歸還；如需復(fù)印，需經(jīng)檔案管理員同意并登記。（四）檔案銷毀保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請（列明清單），經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定程序銷毀（紙質(zhì)檔案兩人監(jiān)銷，電子檔案徹底刪除并留存記錄）。五、后勤管理流程（一）辦公環(huán)境維護清潔管理：行政部與保潔公司簽訂服務(wù)協(xié)議，明確清潔范圍、頻率、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，定期抽查保潔工作，確保辦公區(qū)域整潔。設(shè)施維護：辦公設(shè)備（如空調(diào)、打印機、照明）故障時，員工通過內(nèi)部報修系統(tǒng)或電話向行政部報修，行政部安排維修、驗收并記錄。（二）安全管理行政部定期組織安全檢查（每月/每季度），重點檢查消防設(shè)施、用電安全、門窗鎖具等，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。員工需遵守安全規(guī)定，下班前關(guān)閉個人設(shè)備電源、鎖好抽屜；行政部安排專人檢查公共區(qū)域安全（關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、鎖門）。（三）車輛管理（如有）用車部門填寫《車輛使用申請表》（注明事由、時間、路線、人數(shù)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。行政部統(tǒng)籌調(diào)度車輛，司機按指定路線行駛，用車后填寫《車輛使用登記表》（里程、油耗、費用等），行政部定期核對。六、人員考勤與行為規(guī)范（一）考勤管理員工需嚴(yán)格遵守考勤制度，通過指紋、人臉識別或打卡軟件簽到簽退；特殊情況（出差、請假）需提前提交申請。部門考勤員每日統(tǒng)計考勤，每月固定日期前匯總提交行政部，核對后報人力資源部，作為績效考核、薪資發(fā)放依據(jù)。（二）辦公行為規(guī)范員工需保持辦公區(qū)域整潔，物品擺放有序，不得在辦公場所吸煙、喧嘩或從事與工作無關(guān)的活動。對外接待使用文明用語、遵守禮儀規(guī)范；內(nèi)部溝通高效簡潔，避免推諉扯皮。七、應(yīng)急管理流程（一）突發(fā)事件分類涵蓋自然災(zāi)害（臺風(fēng)、暴雨）、設(shè)備故障（停電、網(wǎng)絡(luò)中斷）、安全事故（火災(zāi)、失竊）、公共衛(wèi)生事件（疫情、食物中毒）等。（二）應(yīng)急響應(yīng)突發(fā)事件發(fā)生時，現(xiàn)場人員立即向行政部或上級領(lǐng)導(dǎo)報告（說明類型、地點、影響范圍）。行政部啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散、搶險救援（如火災(zāi)引導(dǎo)逃生、聯(lián)系消防）、設(shè)備搶修（如停電聯(lián)系供電部門），同步向上級主管部門報告（如需）。（三）事后處置事件平息后，行政部組織復(fù)盤，分析原因、提出改進措施，形成《突發(fā)事件處置報告》。對應(yīng)急預(yù)案評估優(yōu)化，開展員工應(yīng)急培訓(xùn)（消防演練、急救知識培訓(xùn)），提升處置能力。八、監(jiān)督與改進（一）監(jiān)督機制行政部定期（每季度/每年）自查行政管理工作，檢查流程執(zhí)行、資源效率、員工滿意度等。設(shè)立意見反饋渠道（郵箱、意見箱），收集員工建議與投訴，及時處理并