人力資源管理系統(tǒng)模板使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、核心功能模塊操作流程（一）員工信息管理模塊操作目標：維護員工基礎(chǔ)信息的準確性，支持新增、修改、查詢及數(shù)據(jù)導出功能。操作步驟：新增員工信息登錄系統(tǒng)，進入“員工信息管理”模塊，“新增員工”按鈕；按要求填寫必填項：員工編號（按規(guī)則，如“YG+年份+序號”）、姓名（）、性別、出生日期、證件號碼號（）、學歷、聯(lián)系方式（*）、所屬部門、崗位、入職日期、合同期限、合同類型（固定期限/無固定期限）；附件：證件號碼掃描件、學歷證書掃描件、一寸電子照片（系統(tǒng)自動校驗附件格式與完整性）；提交審批：默認由HR主管審核，審核通過后信息同步至“在職員工庫”，員工可登錄系統(tǒng)查看個人基礎(chǔ)信息。修改員工信息僅限“在職狀態(tài)”員工的信息修改，離職員工信息鎖定不可編輯；選擇需修改的員工記錄，“編輯”，修改后需重新提交審批（涉及證件號碼號、關(guān)鍵崗位等敏感信息時，需部門負責人加批）；審核通過后，系統(tǒng)自動記錄修改日志（修改人、修改時間、修改前后內(nèi)容），保證數(shù)據(jù)可追溯。信息查詢與導出支持按“部門”“崗位”“入職日期”“在職狀態(tài)”等多條件組合查詢；查詢結(jié)果可導出為Excel表格（包含基礎(chǔ)信息及附件索引），用于部門人員統(tǒng)計或上級單位報備。（二）招聘流程管理模塊操作目標：規(guī)范從需求提報到錄用的全流程，保證招聘計劃與實際需求匹配。操作步驟：招聘需求提報用人部門提交《招聘需求申請表》，內(nèi)容包括：招聘崗位名稱、崗位職責、任職要求（學歷、經(jīng)驗、技能）、招聘人數(shù)、到崗時間、需求部門負責人（*）；HR部門審核需求的合理性（如是否與編制匹配、薪資是否符合標準），審核通過后進入招聘池。簡歷篩選與面試安排HR通過系統(tǒng)篩選符合崗位要求的簡歷（關(guān)鍵詞匹配：學歷、專業(yè)、經(jīng)驗等），標記“初篩通過”；系統(tǒng)自動發(fā)送面試通知（郵件/短信）至候選人，同步《面試評估表》（含基本信息、專業(yè)技能、綜合素質(zhì)評分項）；面試官現(xiàn)場填寫評估表，提交后HR匯總評分，確定“復(fù)試”或“淘汰”人員。錄用審批與入職準備對擬錄用候選人，HR《錄用通知書》（含崗位、薪資、入職時間、報到材料清單），經(jīng)部門負責人及總經(jīng)理審批后發(fā)出；候選人確認入職后，HR在系統(tǒng)中標記“待入職”狀態(tài)，同步通知行政部門準備工位、辦公用品，財務(wù)部門核算薪資。（三）績效考核管理模塊操作目標：量化員工工作表現(xiàn)，為薪酬調(diào)整、晉升提供依據(jù)。操作步驟：考核指標設(shè)定每月初，HR協(xié)同部門負責人制定《績效考核表》，明確考核周期（月度/季度/年度）、考核維度（工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等）、各維度權(quán)重及評分標準（如工作業(yè)績：目標完成率≤60%得1分，61%-80%得2分，81%-100%得3分，＞100%得5分）；員工確認考核指標，HR匯總后錄入系統(tǒng)，個人考核計劃。評估打分與結(jié)果反饋考核周期結(jié)束后，員工進行自評（填寫自評分數(shù)及工作總結(jié)），直屬上級進行初評（結(jié)合實際表現(xiàn)打分，注明評分依據(jù)）；HR部門匯總初評結(jié)果，對評分異常（如滿分/0分）記錄進行復(fù)核，保證評分客觀性；最終考核結(jié)果分為“優(yōu)秀（≥90分）”“良好（80-89分）”“合格（70-79分）”“待改進（＜70分）”四檔，由HR反饋至員工本人，并簽署《績效考核確認書》。結(jié)果應(yīng)用與改進計劃考核結(jié)果與月度績效獎金掛鉤（如優(yōu)秀系數(shù)1.2，良好系數(shù)1.0，合格系數(shù)0.8，待改進無獎金）；“待改進”員工需制定《績效改進計劃》（含改進目標、措施、時間節(jié)點），由直屬上級跟蹤落實，下月重點考核。（四）培訓管理模塊操作目標：系統(tǒng)化規(guī)劃培訓活動，提升員工能力與組織效能。操作步驟：培訓需求調(diào)研每季度末，HR通過系統(tǒng)向各部門發(fā)放《培訓需求調(diào)研表》，收集員工培訓意向（如技能提升、管理知識、企業(yè)文化等）；結(jié)合公司年度戰(zhàn)略目標（如新產(chǎn)品上線需加強技術(shù)培訓），匯總分析需求，制定《年度培訓計劃》。培訓實施與記錄按計劃組織培訓（線上/線下），提前3天在系統(tǒng)發(fā)布培訓通知（含主題、時間、地點、講師、參訓人員名單）；培訓現(xiàn)場，參訓人員通過系統(tǒng)簽到（掃碼/人臉識別），講師培訓課件及考核試題；培訓結(jié)束后，HR收集《培訓效果評估表》（含內(nèi)容實用性、講師水平、收獲評分等），評估結(jié)果計入培訓檔案。培訓檔案與效果跟蹤系統(tǒng)自動記錄員工參訓情況（培訓主題、時長、考核結(jié)果），《個人培訓檔案》；對技能類培訓，HR在培訓后1個月跟蹤員工技能應(yīng)用情況（如操作考核、項目成果），評估培訓轉(zhuǎn)化效果。（五）離職管理模塊操作目標：規(guī)范離職流程，保障工作交接順暢，降低離職風險。操作步驟：離職申請與審批員工提交《離職申請表》，注明離職日期（需提前30天試用期內(nèi)/提前3天試用期滿）、離職原因（個人原因/公司原因）；直屬上級審批（確認工作交接可行性），部門負責人審批，HR部門審核（確認離職手續(xù)辦理進度）。工作交接與手續(xù)辦理員工與交接人（*）共同填寫《工作交接清單》（含工作內(nèi)容、資料、物品、系統(tǒng)權(quán)限等），雙方簽字確認；HR辦理系統(tǒng)權(quán)限注銷（如OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)），行政部門回收工位鑰匙、辦公用品，財務(wù)部門結(jié)算薪資（未結(jié)清獎金、報銷款）。離職面談與數(shù)據(jù)歸檔HR進行離職面談（知曉離職真實原因、對公司建議），填寫《離職面談記錄表》；離職手續(xù)辦理完畢后，員工狀態(tài)變更為“已離職”，信息同步至“離職員工庫”，所有離職文檔（申請表、交接清單、面談記錄）歸檔保存，保存期限不少于2年。三、常用數(shù)據(jù)表格模板（一）員工基本信息表員工編號姓名（*）性別出生日期證件號碼號（*）學歷聯(lián)系方式（*）所屬部門崗位入職日期合同期限合同類型緊急聯(lián)系人（*）緊急聯(lián)系人電話（*）YG2024001*男1995-03-15110*本科技術(shù)部工程師2024-01-103年固定期限張*139（二）招聘需求申請表需求部門招聘崗位崗位職責任職要求招聘人數(shù)到崗時間需求提出人（*）審批人（*）申請日期市場部市場專員負責市場推廣活動策劃與執(zhí)行本科及以上學歷，市場營銷專業(yè)，1年以上相關(guān)經(jīng)驗2人2024-06-01李*王*2024-05-20（三）績效考核評估表員工編號（*）姓名（*）部門考核周期考核指標（工作業(yè)績60%+工作態(tài)度20%+團隊協(xié)作20%）權(quán)重自評得分上級評分最終得分等級改進建議YG2024002*銷售部2024年Q1銷售業(yè)績完成率60%859087良好加強客戶跟進技巧工作態(tài)度（出勤、責任心）20%8085團隊協(xié)作（配合度、溝通）20%9088（四）培訓計劃執(zhí)行表培訓主題培訓日期培訓地點講師參訓人員（*）培訓內(nèi)容簽到記錄效果評估得分（1-5分）新員工入職培訓2024-05-10公司會議室劉*張、趙、錢*企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位技能張√、趙√、錢*√4.5（五）離職申請表員工編號（*）姓名（*）部門崗位入職日期離職日期離職原因工作交接人（*）直屬上級（*）審批結(jié)果YG2023005*人事部招聘專員2023-07-012024-05-31個人原因（職業(yè)發(fā)展）孫*周*同意四、使用規(guī)范與風險提示數(shù)據(jù)準確性管理員工信息（如證件號碼號、聯(lián)系方式）變更時，需在24小時內(nèi)完成系統(tǒng)更新，保證數(shù)據(jù)與實際情況一致；績效考核指標需經(jīng)員工與上級共同確認，避免單方面設(shè)定導致考核爭議。權(quán)限與隱私保護嚴格執(zhí)行系統(tǒng)權(quán)限分級：HR專員可編輯員工信息，部門負責人可查看本部門考核數(shù)據(jù)，普通員工僅可查看個人基礎(chǔ)信息及考核結(jié)果；禁止非授權(quán)導出、泄露員工敏感信息（如證件號碼號、薪資詳情），違規(guī)者按公司規(guī)定處理。流程合規(guī)性保障招聘需遵守《勞動法》，不得設(shè)置歧視性條件；勞動合同簽訂、社保繳納需符合當?shù)卣撸浑x職交接需保證工作無遺漏，關(guān)鍵崗位交接需部門負責人監(jiān)交，避免工作斷層。數(shù)據(jù)備份與維護每日22:00自動備份數(shù)據(jù)至云端，每月進行一次本地備份，保證系統(tǒng)故障時數(shù)據(jù)可恢復(fù)；系統(tǒng)升級前需通知