行政事務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)與接待記錄工具指南一、常見接待場(chǎng)景概覽行政事務(wù)接待是企業(yè)與外部單位溝通的重要橋梁，主要適用于以下情境：上級(jí)單位檢查指導(dǎo)：如部門調(diào)研、集團(tuán)總部工作檢查等；商務(wù)合作洽談：如客戶來訪、供應(yīng)商考察、合作伙伴交流等；行業(yè)交流學(xué)習(xí)：如兄弟單位對(duì)標(biāo)參訪、行業(yè)協(xié)會(huì)交流等；重要活動(dòng)接待：如會(huì)議嘉賓、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)嘉賓、考察團(tuán)接待等。不同場(chǎng)景需根據(jù)接待對(duì)象的級(jí)別、目的及性質(zhì)，匹配相應(yīng)的接待規(guī)格與流程，保證體現(xiàn)專業(yè)性與規(guī)范性。二、標(biāo)準(zhǔn)化接待操作步驟（一）接待前：充分準(zhǔn)備，精準(zhǔn)對(duì)接需求確認(rèn)接到接待任務(wù)后，1個(gè)工作日內(nèi)與來訪方聯(lián)系人*經(jīng)理確認(rèn)核心信息：來訪目的、人數(shù)（含姓名、職務(wù)、性別）、抵離時(shí)間及交通方式、飲食禁忌、行程安排（是否含參觀、座談、用餐等）。若涉及重要接待，需提前3個(gè)工作日形成《接待方案》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批，明確接待主題、流程、陪同人員、預(yù)算及分工。方案制定與分工根據(jù)來訪方級(jí)別確定接待規(guī)格：一般安排對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)接，重要接待需由分管領(lǐng)導(dǎo)*總牽頭。細(xì)化分工：指定專人專員負(fù)責(zé)全程對(duì)接，統(tǒng)籌場(chǎng)地布置（如會(huì)議室背景板、席卡、資料擺放）、車輛調(diào)度（提前確認(rèn)司機(jī)師傅及車牌號(hào)）、餐飲安排（提前向餐廳確認(rèn)菜單，標(biāo)注禁忌）、物資準(zhǔn)備（如禮品、宣傳冊(cè)、簽到表等）。物料與場(chǎng)地準(zhǔn)備提前1個(gè)工作日完成：場(chǎng)地檢查：會(huì)議室調(diào)試投影、麥克風(fēng)、空調(diào)，檢查桌椅擺放是否整齊；物料準(zhǔn)備：打印席卡（來訪方姓名+職務(wù)，如“張局”“李總”）、接待手冊(cè)（含行程、聯(lián)系人信息）、簽到表（見模板）、會(huì)議資料（按來訪人數(shù)+2份備用準(zhǔn)備）；應(yīng)急預(yù)案：準(zhǔn)備備用會(huì)議室、常用藥品（如創(chuàng)可貼、胃藥）、雨具等，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。（二）接待中：熱情周到，規(guī)范執(zhí)行迎接與引導(dǎo)根據(jù)抵離時(shí)間，安排接待人員提前15分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)（公司大堂、機(jī)場(chǎng)/車站出口），舉接牌（標(biāo)注“歡迎單位來訪”）。見到來訪方后，主動(dòng)上前問候（“您好，歡迎來到公司，我是負(fù)責(zé)接待的*專員”），協(xié)助提拿行李（若需），引導(dǎo)乘車（遵循“右為尊”原則，安排來訪方領(lǐng)導(dǎo)坐后排右側(cè)）。座談與交流引導(dǎo)至?xí)h室，請(qǐng)來訪方主賓先入座（通常面對(duì)門或主位），由我方*總介紹陪同人員（按職務(wù)從高到低）。座談開始前，發(fā)放會(huì)議資料，簡(jiǎn)要說明議程；交流過程中注意傾聽，重要內(nèi)容做好記錄，避免隨意打斷對(duì)方發(fā)言；涉及需決策事項(xiàng)，不擅自表態(tài)，需請(qǐng)示后回復(fù)。用餐與參觀用餐安排：提前10分鐘引導(dǎo)至餐廳，請(qǐng)主賓先入座，介紹菜品特色（“這是本地特色菜*，您可以嘗嘗”），主動(dòng)詢問是否添加酒水（注意控制飲酒量，以茶代酒需提前說明）；參觀安排：若含參觀環(huán)節(jié)，提前規(guī)劃路線，安排講解人員（如*專員），重點(diǎn)展示企業(yè)優(yōu)勢(shì)或項(xiàng)目成果，避免無關(guān)區(qū)域。（三）接待后：及時(shí)總結(jié)，閉環(huán)管理送別與致謝送機(jī)/站時(shí)，協(xié)助辦理值機(jī)、取票手續(xù)，待車輛駛離后再返回；重要接待后24小時(shí)內(nèi)，由*總發(fā)送感謝信（郵件/短信），表達(dá)“感謝您的蒞臨指導(dǎo)，期待下次交流”。資料歸檔與反饋整理接待資料：簽到表、會(huì)議紀(jì)要、照片（精選3-5張，含迎接、座談、用餐場(chǎng)景）、費(fèi)用明細(xì)，存檔備查；收集反饋：對(duì)合作類接待，3個(gè)工作日內(nèi)向來訪方*經(jīng)理發(fā)送《接待滿意度調(diào)查表》（含行程安排、服務(wù)質(zhì)量、建議等），優(yōu)化后續(xù)接待工作。三、接待記錄表模板設(shè)計(jì)行政事務(wù)接待記錄表基本信息接待主題接待日期來訪單位來訪人數(shù)來訪人員信息姓名：經(jīng)理、主管、*助理（職務(wù)：局長(zhǎng)、處長(zhǎng)、專員）性別：男/女聯(lián)系人及電話*經(jīng)理，（來訪方）我方對(duì)接人接待地點(diǎn)公司會(huì)議室A、餐廳（包間名：*）接待類型接待流程記錄時(shí)間內(nèi)容09:00-09:30迎接至公司09:30-10:30座談會(huì)10:30-12:00參觀展廳12:00-13:30午餐13:30-14:00送至機(jī)場(chǎng)費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目金額（元）餐費(fèi)800車輛費(fèi)200禮品費(fèi)300合計(jì)1300后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)待辦事項(xiàng)責(zé)任人整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送*專員提供“數(shù)據(jù)安全建設(shè)”資料*主管反饋意見來訪方評(píng)價(jià)“行程安排合理，接待專業(yè)，資料詳實(shí)，建議下次增加技術(shù)交流環(huán)節(jié)”——*經(jīng)理我方總結(jié)本次接待重點(diǎn)突出，需加強(qiáng)技術(shù)類資料準(zhǔn)備，提前確認(rèn)禮品實(shí)用性。填表人：專員審核人：總填表日期：年月日四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)禮儀規(guī)范：著裝整潔（商務(wù)場(chǎng)合建議西裝/套裙），言辭得體（避免使用方言、口頭禪），遞接物品用雙手，引導(dǎo)時(shí)走在客人左前方1米處。信息保密：未經(jīng)允許，不隨意泄露公司未公開信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃），不對(duì)外承諾接待內(nèi)容外的事項(xiàng)。費(fèi)用控制：嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行，超標(biāo)部分需提前報(bào)批；不鋪張浪費(fèi)，餐飲按“夠吃為度”安排，優(yōu)先選擇本地特色菜。安全與環(huán)保：注意來訪方人身安全（如參觀時(shí)提醒臺(tái)