一、采購流程應(yīng)用情境二、采購申請(qǐng)與審批操作步驟（一）需求發(fā)起與規(guī)格確認(rèn)需求提報(bào)：采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需求、項(xiàng)目立項(xiàng)等），填寫《采購申請(qǐng)單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)期用途、期望交付日期等核心信息，部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的合理性與必要性進(jìn)行初審。技術(shù)參數(shù)確認(rèn)：對(duì)于涉及專業(yè)設(shè)備或復(fù)雜服務(wù)的采購，需求部門需提供《技術(shù)需求說明書》，或協(xié)同技術(shù)部門/使用單位共同確認(rèn)技術(shù)參數(shù)，保證采購內(nèi)容與實(shí)際需求匹配，避免因規(guī)格模糊導(dǎo)致的采購偏差或成本浪費(fèi)。（二）預(yù)算核對(duì)與成本預(yù)估預(yù)算關(guān)聯(lián)：申請(qǐng)人需在《采購申請(qǐng)單》中填寫對(duì)應(yīng)預(yù)算編號(hào)，提交至財(cái)務(wù)部門*進(jìn)行預(yù)算額度核查。財(cái)務(wù)部門需確認(rèn)該采購項(xiàng)目是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否充足。成本初步預(yù)估：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品、通用設(shè)備），可參考?xì)v史采購價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行預(yù)估；對(duì)于非標(biāo)物品或大額采購，需求部門可協(xié)助采購部門收集至少3家潛在供應(yīng)商的初步報(bào)價(jià)，作為成本參考依據(jù)，預(yù)估金額需注明計(jì)算依據(jù)（如報(bào)價(jià)單、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)等）。（三）供應(yīng)商選擇與資質(zhì)審核供應(yīng)商尋源：采購部門根據(jù)采購需求類型，從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選候選供應(yīng)商；若名錄中無合適供應(yīng)商，需啟動(dòng)新供應(yīng)商尋源，可通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)、詢價(jià)等方式獲取供應(yīng)商信息。資質(zhì)審核：采購部門需對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、經(jīng)營狀況（如財(cái)務(wù)報(bào)表、信用記錄）、過往合作業(yè)績(jī)（類似項(xiàng)目案例）等，保證供應(yīng)商具備合法履約能力。供應(yīng)商比選：對(duì)于達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，需組織招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判；小額采購可采用貨比三家方式，綜合評(píng)估供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，形成《供應(yīng)商比選報(bào)告》，明確推薦供應(yīng)商及選擇理由。（四）審批流程分級(jí)執(zhí)行根據(jù)采購金額、品類風(fēng)險(xiǎn)等設(shè)定分級(jí)審批權(quán)限，具體如下（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：低風(fēng)險(xiǎn)小額采購（金額≤X元，如辦公用品、低值耗材）：需求部門負(fù)責(zé)人審批→采購部門審核→財(cái)務(wù)部門*備案。常規(guī)金額采購（X元＜金額≤Y元，如通用設(shè)備、常規(guī)物料）：需求部門負(fù)責(zé)人審批→采購部門審核→財(cái)務(wù)部門復(fù)核→分管副總審批。大額/高風(fēng)險(xiǎn)采購（金額＞Y元或涉及關(guān)鍵設(shè)備、獨(dú)家代理）：需求部門負(fù)責(zé)人審批→采購部門審核→財(cái)務(wù)部門復(fù)核→分管副總審核→總經(jīng)理*審批。注：審批過程中若某環(huán)節(jié)不通過，需注明具體原因并退回申請(qǐng)人修改，流程重新啟動(dòng)。（五）采購訂單執(zhí)行與交付跟蹤訂單下達(dá)：審批通過后，采購部門根據(jù)《供應(yīng)商比選報(bào)告》與選定供應(yīng)商簽訂《采購合同》或下達(dá)《采購訂單》，明確標(biāo)的物details（規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格）、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。交付跟蹤：采購專員*負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時(shí)交付；若遇延期風(fēng)險(xiǎn)（如生產(chǎn)異常、物流問題），需及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商并反饋至需求部門與財(cái)務(wù)部門，共同制定應(yīng)對(duì)方案（如調(diào)整交付期、啟動(dòng)備選供應(yīng)商）。（六）驗(yàn)收與入庫/使用確認(rèn)實(shí)物驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由需求部門、倉庫部門（如涉及實(shí)物采購）共同進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)照采購訂單核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如需可委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具檢測(cè)報(bào)告），填寫《物品驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)于服務(wù)類采購（如項(xiàng)目實(shí)施、維修服務(wù)），需求部門需根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與交付成果，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確服務(wù)是否達(dá)標(biāo)、有無遺留問題。入庫登記：驗(yàn)收合格的實(shí)物采購，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺(tái)賬》，更新庫存信息；直接使用的物品（如辦公設(shè)備），需使用部門簽字領(lǐng)用并建立資產(chǎn)管理臺(tái)賬。（七）成本核算與付款結(jié)算成本核對(duì)：財(cái)務(wù)部門*根據(jù)采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等單據(jù)，核對(duì)實(shí)際采購成本與預(yù)估預(yù)算差異，分析差異原因（如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、規(guī)格變更、供應(yīng)商議價(jià)能力等），形成《采購成本分析報(bào)告》。付款審批：驗(yàn)收合格且成本核對(duì)無誤后，采購部門提交《付款申請(qǐng)單》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證，按審批權(quán)限流程（參考第四條分級(jí)審批）完成付款審批，財(cái)務(wù)部門安排付款并登記應(yīng)付賬款臺(tái)賬。（八）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與歸檔績(jī)效評(píng)估：采購部門每季度/年度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括：交付及時(shí)率（≥95%為優(yōu)）、質(zhì)量合格率（≥98%為優(yōu)）、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)下浮比例≥5%為優(yōu)）、服務(wù)響應(yīng)速度（24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)為優(yōu)）等，填寫《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，評(píng)估結(jié)果分為“優(yōu)秀、合格、待改進(jìn)、不合格”四級(jí)。結(jié)果應(yīng)用：對(duì)“優(yōu)秀”供應(yīng)商優(yōu)先合作并給予訂單傾斜；對(duì)“待改進(jìn)”供應(yīng)商發(fā)出整改通知，跟蹤改進(jìn)效果；對(duì)“不合格”供應(yīng)商啟動(dòng)清退流程，更新《合格供應(yīng)商名錄》。資料歸檔：采購全流程資料（申請(qǐng)單、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、評(píng)估報(bào)告等）由采購部門統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于3年，便于審計(jì)與追溯。三、核心工具表格模板表1：采購申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算編號(hào)預(yù)算余額（元）期望交付日期用途說明附件（技術(shù)需求書/報(bào)價(jià)單等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部門初審意見：（簽字）（簽字/日期）財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核意見：分管副總審批意見：（簽字/日期）（簽字/日期）表2：供應(yīng)商比選報(bào)告采購項(xiàng)目名稱申請(qǐng)單號(hào)比選日期序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）質(zhì)量承諾（如合格率）123推薦供應(yīng)商及理由：采購部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：表3：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱合作周期評(píng)估周期評(píng)估部門評(píng)估指標(biāo)權(quán)重（%）目標(biāo)值實(shí)際值交付及時(shí)率30≥95%質(zhì)量合格率30≥98%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)）20≥5%下浮服務(wù)響應(yīng)速度（24h內(nèi)響應(yīng)率）20100%總分100評(píng)估等級(jí)：□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改進(jìn)（60-69分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議：采購部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：四、流程執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)預(yù)算剛性約束：無預(yù)算或超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”。供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理：每年對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行全面復(fù)核，更新供應(yīng)商資質(zhì)信息（如營業(yè)執(zhí)照有效期、證書年審情況），淘汰長(zhǎng)期無合作或資質(zhì)失效的供應(yīng)商。審批時(shí)效監(jiān)控：各審批環(huán)節(jié)需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購流程可縮短至4小時(shí)內(nèi)），超時(shí)未審批需系統(tǒng)提醒或郵件催辦，避免流程延誤影響業(yè)務(wù)。成本差異分析