企業(yè)行政采購(gòu)需求及費(fèi)用核算管理指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求提出：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，由指定經(jīng)辦人（如部門(mén)行政對(duì)接人*）填寫(xiě)《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算來(lái)源等信息。部門(mén)初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字提交至行政部門(mén)。（二）需求審批與立項(xiàng)行政部門(mén)復(fù)核：行政部門(mén)收到需求后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的合規(guī)性（是否符合企業(yè)采購(gòu)制度）、預(yù)算總額（是否超部門(mén)年度預(yù)算）及市場(chǎng)行情（預(yù)估單價(jià)是否合理）進(jìn)行復(fù)核，必要時(shí)可組織實(shí)地調(diào)研或詢(xún)價(jià)。分級(jí)審批：小額采購(gòu)（單筆金額≤5000元）：由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后，直接進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；大額采購(gòu)（單筆金額＞5000元）：需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)需經(jīng)總經(jīng)理審批立項(xiàng)。（三）供應(yīng)商選擇與比價(jià)供應(yīng)商征集：行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選至少3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)；若供應(yīng)商庫(kù)無(wú)合適資源，需通過(guò)公開(kāi)渠道（如企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)、行業(yè)推薦）征集供應(yīng)商，并核實(shí)其資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、服務(wù)案例）。比價(jià)與議價(jià)：要求供應(yīng)商提供書(shū)面報(bào)價(jià)單（含明細(xì)報(bào)價(jià)、服務(wù)承諾、交付周期等），行政部門(mén)組織比價(jià)分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，形成《供應(yīng)商比價(jià)與選擇表》，附選擇理由提交審批。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收訂單下達(dá)：審批通過(guò)后，行政部門(mén)與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同/訂單，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等），并抄送財(cái)務(wù)部門(mén)備案。履約驗(yàn)收：物品/服務(wù)交付后，由需求部門(mén)、行政部門(mén)共同驗(yàn)收：實(shí)物類(lèi)采購(gòu)：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，檢查配件、說(shuō)明書(shū)是否齊全；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：評(píng)估服務(wù)效果是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)（如保潔質(zhì)量、綠植存活率），填寫(xiě)《驗(yàn)收確認(rèn)單》并由雙方簽字確認(rèn)。（五）費(fèi)用核算與報(bào)銷(xiāo)單據(jù)收集：行政部門(mén)收集采購(gòu)合同、驗(yàn)收確認(rèn)單、供應(yīng)商開(kāi)具的費(fèi)用憑證（合規(guī)票據(jù)）等資料，整理后提交財(cái)務(wù)部門(mén)。費(fèi)用核算：財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)實(shí)際支出與合同金額、預(yù)算金額的一致性，編制《采購(gòu)費(fèi)用核算明細(xì)表》，列明采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商、實(shí)際支出、預(yù)算差異及原因分析。報(bào)銷(xiāo)審批：按企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)*依次審批，審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。（六）資料歸檔與留存歸檔范圍：采購(gòu)需求申請(qǐng)表、審批文件、比價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收單、費(fèi)用憑證、核算明細(xì)表等全套資料。歸檔要求：按采購(gòu)項(xiàng)目分類(lèi)編號(hào)，紙質(zhì)版資料由行政部門(mén)存檔（保存期限≥3年），電子版資料同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證可追溯。三、核心管理表格表1：行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)項(xiàng)目□辦公用品□辦公設(shè)備□行政服務(wù)□其他_________用途說(shuō)明需求明細(xì)（名稱(chēng)/規(guī)格/數(shù)量/預(yù)估單價(jià)）預(yù)算總額（元）預(yù)算來(lái)源□部門(mén)預(yù)算□專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算□其他_________期望交付時(shí)間附件清單□產(chǎn)品參數(shù)□服務(wù)需求書(shū)□其他_________部門(mén)負(fù)責(zé)人*意見(jiàn)簽字：日期：表2：采購(gòu)審批流程表采購(gòu)項(xiàng)目申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期預(yù)算金額（元）審批環(huán)節(jié)審批人*審批意見(jiàn)審批日期部門(mén)初審行政復(fù)核分管領(lǐng)導(dǎo)審批（大額采購(gòu)）總經(jīng)理審批（重大項(xiàng)目）備注表3：供應(yīng)商比價(jià)與選擇表采購(gòu)項(xiàng)目需求部門(mén)比價(jià)日期序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人*報(bào)價(jià)（元）123比價(jià)分析選擇供應(yīng)商選擇理由審批人*簽字：日期：表4：采購(gòu)費(fèi)用核算明細(xì)表采購(gòu)項(xiàng)目合同編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)預(yù)算金額（元）實(shí)際支出（元）費(fèi)用構(gòu)成明細(xì)（如：設(shè)備費(fèi)/服務(wù)費(fèi)/運(yùn)費(fèi)等）金額預(yù)算差異差異金額：_________差異原因：□市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)□需求變更□其他_________核算人*審核人*日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算剛性控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購(gòu)需重新履行審批流程，避免無(wú)預(yù)算支出。供應(yīng)商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇合作過(guò)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，新供應(yīng)商需核實(shí)其經(jīng)營(yíng)合法性及履約能力，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。流程合規(guī)性：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購(gòu)或拆分項(xiàng)目規(guī)避審批，保證采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、透明。驗(yàn)收環(huán)節(jié)把控：需求部門(mén)需參與驗(yàn)收，保證采購(gòu)物品/服務(wù)符合使用要