PAGE公文內(nèi)控制度一、總則（一）目的本公文內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部公文處理流程，確保公文流轉(zhuǎn)的高效、準(zhǔn)確、安全，提高公司/組織的管理水平和決策效率，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級之間的公文往來，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等各類公文。（三）基本原則1.合法性原則：公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)歧義、錯漏等問題。3.及時(shí)性原則：公文應(yīng)及時(shí)處理，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免因公文延誤而影響工作進(jìn)展。4.保密性原則：涉及公司/組織機(jī)密的公文應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：公文格式、排版、編號等應(yīng)符合公司/組織統(tǒng)一規(guī)定，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。二、公文種類及格式（一）公文種類1.通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文等。2.報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。3.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)等。4.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（二）公文格式1.頁面設(shè)置：公文應(yīng)采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有小標(biāo)題可適當(dāng)加大字號。3.排版要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。4.編號規(guī)則：公文應(yīng)按年度、類別、順序進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。例如：[年份][類別][序號]，如202301001。三、公文處理流程（一）公文起草1.起草責(zé)任：公文由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和目的，準(zhǔn)確把握發(fā)文意圖，確保公文內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司/組織政策要求。2.內(nèi)容要求：公文內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言簡潔。涉及重要事項(xiàng)、重大決策等公文，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證，廣泛征求意見。3.格式規(guī)范：起草人應(yīng)按照公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版，確保公文格式規(guī)范、整齊。（二）公文審核1.初審：公文起草完成后，應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核，提出修改意見，并在初審意見欄簽字確認(rèn)。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后的公文，應(yīng)提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要審核公文內(nèi)容是否符合公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和工作部署，是否需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)相關(guān)部門或進(jìn)行補(bǔ)充完善等。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核情況，做出復(fù)審意見，并在復(fù)審意見欄簽字確認(rèn)。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^后的公文，應(yīng)提交至公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審主要審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否需要提交會議審議或發(fā)布等。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核情況，做出終審意見，并在終審意見欄簽字確認(rèn)。（三）公文簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，確定公文的簽發(fā)人。一般情況下，通知、報(bào)告等公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；請示、批復(fù)等公文由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及多個(gè)部門或重大事項(xiàng)的公文，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程：公文經(jīng)終審?fù)ㄟ^后，起草人應(yīng)將公文送至簽發(fā)人處進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，在簽發(fā)欄簽字并注明日期。（四）公文印發(fā)1.印發(fā)準(zhǔn)備：公文簽發(fā)后，辦公室應(yīng)根據(jù)簽發(fā)意見，對公文進(jìn)行編號、排版、校對等印發(fā)準(zhǔn)備工作。校對人員應(yīng)認(rèn)真校對公文內(nèi)容，確保公文準(zhǔn)確無誤。2.印發(fā)范圍：根據(jù)公文內(nèi)容和目的，確定公文的印發(fā)范圍。印發(fā)范圍應(yīng)明確、具體，避免擴(kuò)大或縮小印發(fā)范圍。3.印發(fā)方式：公文印發(fā)可采用紙質(zhì)印發(fā)和電子印發(fā)兩種方式。紙質(zhì)印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印刷，確保印刷質(zhì)量；電子印發(fā)應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)等平臺進(jìn)行發(fā)布，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確。（五）公文登記1.登記內(nèi)容：辦公室應(yīng)建立公文登記臺賬，對公文的編號、標(biāo)題、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印發(fā)日期、印發(fā)范圍、份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記要求：公文登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保公文信息的完整性和可追溯性。登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。（六）公文分發(fā)1.分發(fā)原則：公文應(yīng)按照印發(fā)范圍及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保公文能夠及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)。分發(fā)過程中應(yīng)注意保密，避免公文丟失或泄露。2.分發(fā)方式：公文分發(fā)可采用直接送達(dá)、郵寄、內(nèi)部辦公系統(tǒng)推送等方式。對于重要公文或緊急公文，應(yīng)優(yōu)先采用直接送達(dá)的方式進(jìn)行分發(fā)。（七）公文傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。2.傳閱流程：辦公室應(yīng)將公文送至傳閱人處進(jìn)行傳閱。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成傳閱，并在傳閱單上簽字確認(rèn)。傳閱過程中應(yīng)注意公文的傳遞順序和時(shí)間要求，確保公文能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。3.傳閱記錄：辦公室應(yīng)建立公文傳閱記錄臺賬，對公文的傳閱時(shí)間、傳閱人、傳閱意見等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。傳閱記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。（八）公文辦理1.承辦要求：公文承辦部門或人員應(yīng)按照公文要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門或辦公室。辦理過程中應(yīng)注意與相關(guān)部門或人員的溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利推進(jìn)。2.催辦與督辦：辦公室應(yīng)對公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦和督辦，及時(shí)掌握公文辦理進(jìn)度，對辦理不及時(shí)或辦理結(jié)果不符合要求的，應(yīng)及時(shí)督促承辦部門或人員進(jìn)行整改。（九）公文歸檔1.歸檔范圍：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將公文原件及相關(guān)材料及時(shí)移交至辦公室進(jìn)行歸檔。歸檔范圍應(yīng)包括公文的正本、副本、附件、傳閱單、辦理結(jié)果反饋等相關(guān)材料。2.歸檔要求：辦公室應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定，對公文進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂等歸檔工作。歸檔后的公文應(yīng)妥善保管，便于查閱和利用。3.檔案查閱：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案材料。四、公文保密管理（一）保密制度1.公司/組織應(yīng)建立健全公文保密制度，明確公文保密責(zé)任，加強(qiáng)對公文保密工作的管理。2.涉及公司/組織機(jī)密的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息不泄露。（二）保密措施1.公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、登記、分發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)采取必要的保密措施，防止公文信息泄露。2.對于涉及公司/組織機(jī)密的公文，應(yīng)采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段進(jìn)行保密處理。3.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大公文的傳閱范圍