PAGE建筑公司行政內(nèi)控制度一、總則（一）制度目的本行政內(nèi)控制度旨在規(guī)范建筑公司行政工作流程，提高行政工作效率，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范風(fēng)險(xiǎn)，確保公司行政工作的規(guī)范化、科學(xué)化和精細(xì)化，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政部門，涵蓋行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、物資采購管理、合同管理等相關(guān)工作領(lǐng)域。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國勞動(dòng)法》等，以及建筑行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不留管理死角。3.制衡性原則：明確各部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整和完善制度。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效益。二、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件分類：將文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別，便于分類歸檔和查找。2.文件編號(hào)：為每份文件編制唯一的編號(hào)，以便于文件的標(biāo)識(shí)和跟蹤。3.文件收發(fā)：設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的簽收、登記、分發(fā)和存檔。對(duì)重要文件要進(jìn)行簽收確認(rèn)，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門和人員。4.文件存檔：定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行存放，確保文件的安全和完整。電子文件要進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。5.文件借閱：建立文件借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。借閱人需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（二）印章管理1.印章種類：明確公司各類印章的種類，如公章、合同章、財(cái)務(wù)章等。2.印章保管：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，設(shè)立印章保管登記簿，記錄印章的使用情況。印章保管人員要確保印章的安全，不得隨意將印章交予他人使用。3.印章使用：建立印章使用審批制度，使用印章需填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。印章使用時(shí)要嚴(yán)格按照審批內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自更改。4.印章停用：印章因損壞、遺失或其他原因需要停用時(shí)，要及時(shí)辦理停用手續(xù)，并將印章上繳公司統(tǒng)一保管或銷毀。（三）會(huì)議管理1.會(huì)議分類：將會(huì)議分為公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、專題會(huì)議等。2.會(huì)議組織：明確會(huì)議組織部門和負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、記錄等工作。會(huì)議通知要提前發(fā)送給參會(huì)人員，注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息。3.會(huì)議記錄：安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、決議等信息。會(huì)議記錄要及時(shí)整理和歸檔，作為公司決策和工作執(zhí)行的依據(jù)。4.會(huì)議紀(jì)要：根據(jù)會(huì)議記錄編寫會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議和工作要求，并及時(shí)發(fā)送給相關(guān)部門和人員。會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。（四）辦公用品管理1.采購計(jì)劃：各部門根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品采購計(jì)劃，報(bào)行政部門匯總。行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購預(yù)算。2.采購流程：按照公司物資采購管理規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行辦公用品采購。采購過程中要簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.庫存管理：建立辦公用品庫存管理制度，定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫存管理人員要及時(shí)更新庫存信息，為采購和領(lǐng)用提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。4.領(lǐng)用發(fā)放：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門要做好領(lǐng)用記錄，控制辦公用品的消耗。（五）車輛管理1.車輛配置：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置公務(wù)車輛，明確車輛的使用部門和用途。2.車輛調(diào)度：建立車輛調(diào)度制度，由行政部門統(tǒng)一調(diào)度車輛。用車部門需提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)行政部門審核后安排車輛。3.車輛維修：制定車輛維修保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。車輛維修需選擇合格的維修廠家，填寫維修申請(qǐng)表，經(jīng)審批后進(jìn)行維修。維修費(fèi)用要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。4.車輛油耗管理：建立車輛油耗統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)車輛油耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。通過合理駕駛、優(yōu)化路線等方式，降低車輛油耗。三、人力資源管理（一）人員招聘1.招聘計(jì)劃：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定年度人員招聘計(jì)劃。招聘計(jì)劃要明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求、招聘時(shí)間等信息。2.招聘渠道：通過多種渠道進(jìn)行人員招聘，如招聘網(wǎng)站、人才市場(chǎng)、校園招聘、內(nèi)部推薦等。3.招聘流程：發(fā)布招聘信息→篩選簡(jiǎn)歷→組織面試→背景調(diào)查→錄用決策→辦理入職手續(xù)。在招聘過程中，要嚴(yán)格按照招聘流程進(jìn)行，確保招聘質(zhì)量。4.面試評(píng)估：建立面試評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)面試人員進(jìn)行全面評(píng)估。面試評(píng)估內(nèi)容包括專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、溝通能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等方面。面試結(jié)束后，要及時(shí)填寫面試評(píng)估表，為錄用決策提供依據(jù)。（二）員工培訓(xùn)1.培訓(xùn)需求分析：定期開展員工培訓(xùn)需求分析，了解員工的培訓(xùn)需求和發(fā)展方向。培訓(xùn)需求分析可通過問卷調(diào)查、面談、績(jī)效評(píng)估等方式進(jìn)行。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定：根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定年度員工培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃要明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等信息。3.培訓(xùn)實(shí)施：按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。培訓(xùn)過程中要做好培訓(xùn)記錄，確保培訓(xùn)效果。4.培訓(xùn)評(píng)估：建立培訓(xùn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。培訓(xùn)評(píng)估可通過考試、實(shí)際操作、問卷調(diào)查、員工反饋等方式進(jìn)行。根據(jù)培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量。（三）績(jī)效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和崗位說明書，設(shè)定科學(xué)合理的績(jī)效考核指標(biāo)?？?jī)效考核指標(biāo)要包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面。2.考核周期：明確績(jī)效考核周期，一般分為月度考核、季度考核和年度考核。3.考核流程：?jiǎn)T工自評(píng)→上級(jí)評(píng)價(jià)→同級(jí)評(píng)價(jià)→綜合評(píng)價(jià)→績(jī)效反饋。在績(jī)效考核過程中，要確?？己藬?shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.績(jī)效反饋與溝通：考核結(jié)束后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要與員工進(jìn)行績(jī)效反饋與溝通，肯定員工的工作成績(jī)，指出存在的問題和不足，并提出改進(jìn)建議?？?jī)效反饋要及時(shí)、客觀、公正，幫助員工提升工作績(jī)效。（四）薪酬福利管理1.薪酬體系設(shè)計(jì)：建立科學(xué)合理的薪酬體系，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等部分。薪酬體系要體現(xiàn)崗位價(jià)值和員工貢獻(xiàn)，具有激勵(lì)性和公平性。2.薪酬核算與發(fā)放：每月按時(shí)核算員工薪酬，確保薪酬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。薪酬發(fā)放要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行，通過銀行代發(fā)等方式及時(shí)發(fā)放到員工手中。3.福利管理：按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，為員工提供相應(yīng)的福利，如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。福利管理要規(guī)范、透明，確保員工的合法權(quán)益得到保障。（五）員工關(guān)系管理1.勞動(dòng)合同管理：依法與員工簽訂勞動(dòng)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。勞動(dòng)合同簽訂后，要及時(shí)進(jìn)行備案和歸檔。2.勞動(dòng)糾紛處理：建立勞動(dòng)糾紛預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理勞動(dòng)糾紛。對(duì)于勞動(dòng)糾紛，要按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。3.員工關(guān)懷：關(guān)注員工的工作和生活需求，開展員工關(guān)懷活動(dòng)，如組織員工體檢、舉辦員工生日會(huì)、開展文體活動(dòng)等。通過員工關(guān)懷活動(dòng)，增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力。四、財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.預(yù)算編制：每年年初，各部門根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和工作計(jì)劃，編制本部門年度預(yù)算。行政部門匯總各部門預(yù)算，編制公司年度預(yù)算草案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行：各部門要嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制費(fèi)用支出。行政部門要定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.預(yù)算調(diào)整：因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算的，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)要說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。（二）費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷流程：?jiǎn)T工發(fā)生費(fèi)用支出后，要按照公司規(guī)定填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，注明費(fèi)用發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票和憑證。費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：明確各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)等。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)要符合國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。3.報(bào)銷時(shí)間：規(guī)定費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)間期限，一般為每月的某幾個(gè)工作日。員工要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，逾期不予受理。（三）資金管理1.資金籌集：根據(jù)公司發(fā)展需要，合理籌集資金，確保公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。資金籌集方式可包括銀行貸款、股權(quán)融資、債券融資等。2.資金使用：建立資金使用審批制度，嚴(yán)格控制資金支出。資金使用要按照公司預(yù)算和資金計(jì)劃進(jìn)行，確保資金使用的合理性和安全性。3.資金監(jiān)控：定期對(duì)公司資金狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金風(fēng)險(xiǎn)。通過資金監(jiān)控，合理安排資金，提高資金使用效率。（四）財(cái)務(wù)審計(jì)1.內(nèi)部審計(jì)：定期開展內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)公司財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、內(nèi)部控制等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)要獨(dú)立、客觀、公正，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.外部審計(jì)：按照國家法律法規(guī)和監(jiān)管要求，聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)報(bào)告要及時(shí)向公司管理層和股東披露，為公司決策提供依據(jù)。五、物資采購管理（一）采購計(jì)劃管理1.需求分析：各部門根據(jù)工作需要，定期對(duì)物資需求進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，填寫物資需求申請(qǐng)表。物資需求申請(qǐng)表要注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購計(jì)劃編制：行政部門匯總各部門物資需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況，編制物資采購計(jì)劃。物資采購計(jì)劃要明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間等信息。3.采購計(jì)劃審批：物資采購計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。審批過程中要對(duì)采購計(jì)劃的合理性、必要性進(jìn)行審核，確保采購計(jì)劃符合公司實(shí)際需求。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，選擇合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商考核：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于不合格供應(yīng)商要及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商合作：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在合作過程中，要加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。（三）采購流程管理1.采購申請(qǐng)：各部門根據(jù)物資需求，填寫采購申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給行政部門。2.采購審批：行政部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照公司物資采購管理規(guī)定進(jìn)行采購。3.采購實(shí)施：選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。采購過程中要嚴(yán)格按照采購合同執(zhí)行，確保采購物資的質(zhì)量和交貨期。4.驗(yàn)收付款：物資到貨后，由相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收單，辦理付款手續(xù)。付款要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行，確保資金支付安全。六、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部門起草合同文本。合同文本要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款要清晰、準(zhǔn)確、完整。2.合同審核：合同文本起草完成后，提交給法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。3.合同審批：經(jīng)審核后的合同文本報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可簽訂合同。4.合同簽訂：合同簽訂要由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，要及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（二）合同履行管理1.合同執(zhí)行：合同簽訂后，雙方要按照合同約定履行各自的義務(wù)。各部門要密切配合，確保合同執(zhí)行的順利進(jìn)行。2.合同變更：如因特殊原因需要變更合同的，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。合同變更申請(qǐng)要說明變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等信息，經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂變更協(xié)議后生效。3.合同終止：合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，要按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理終止手續(xù)。合同終止后，要對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，對(duì)合同簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)