64I 2 2 2 6 8 9 5 6 7 2本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件起草單位：寧夏回族自治區(qū)兒童福利院、寧夏回族自治區(qū)檔案館、中衛(wèi)市兒童福利1困境兒童業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范本文件適用于兒童福利機(jī)構(gòu)、未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)在收留撫養(yǎng)困境兒童工作過程中形成的文件DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范撫養(yǎng)兒童、殘疾兒童、家庭經(jīng)濟(jì)困難兒童、生兒童業(yè)務(wù)檔案children'sbusinessarc在業(yè)務(wù)流程中處理并負(fù)責(zé)此項工作的工作人員，包括信息收集、檔案整理、建立臺賬等。24.1機(jī)構(gòu)應(yīng)對收留撫養(yǎng)兒童工作過程中形成的業(yè)務(wù)材料做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交等工作，建立相應(yīng)的管理制度，保證業(yè)務(wù)檔案真實、完整4.3兒童業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。實行一人一檔、動態(tài)管理，集中保存。4.6業(yè)務(wù)檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。不一致4.7機(jī)構(gòu)應(yīng)按照DA/T12的規(guī)定建立全宗卷，將反映業(yè)務(wù)檔案管理過程和歷史情況的文件材料歸入全4.8電子業(yè)務(wù)檔案管理事項按照GB/T18894的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.1機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作，主要負(fù)責(zé)人為本部門落實工作要求的第5.4機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需6.1進(jìn)入機(jī)構(gòu)6.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時，應(yīng)收集保存的a)兒童基本信息表包括：姓名、性別、6.1.2屬于無法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的兒童應(yīng)收集保存的材料：1)公安機(jī)關(guān)出具的撿拾棄嬰(兒)報案證明；5)公告期疑似棄嬰(兒)代養(yǎng)協(xié)議；6)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門接收意見以及其他與兒童有關(guān)的材料。b)無法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的打拐解救兒童：34)公告期疑似棄嬰（兒）代養(yǎng)協(xié)議；6.1.3屬于監(jiān)護(hù)人死亡或者被宣告失蹤且無其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包c)兒童戶籍所在地民政部門出具的兒童情6.1.4屬于監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力且無其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包括但不a)兒童戶籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的兒童父母沒有監(jiān)護(hù)能力的情況報告；6.1.5屬于人民法院指定由民政部門擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：b)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門接收意見；2)兒童移送部門移交的關(guān)于代為養(yǎng)育兒童的會議紀(jì)b)其他情況需要入住機(jī)構(gòu)的兒童，應(yīng)收集保存的材料：6.2.1應(yīng)收集兒童基礎(chǔ)材料，包括但4b)殘疾證（復(fù)印件6.2.3應(yīng)收集醫(yī)療保健相關(guān)材料，包括但6.2.4應(yīng)收集康復(fù)治療相關(guān)材料，包括但e)康復(fù)醫(yī)師或者專業(yè)機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評估）；h)錄取通知書；b)寄養(yǎng)家庭/類家庭申請表；f)兒童福利機(jī)構(gòu)探訪記錄（以季度記）；56.3.1兒童父母或其他監(jiān)護(hù)人出現(xiàn)離院，應(yīng)收集保存的材料包括但不b)公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書；c)兒童確屬于走失、被盜搶或被拐騙的結(jié)h)兒童離院確認(rèn)書及其他與兒童有關(guān)的材料。a)機(jī)構(gòu)向所屬民政部門提交的情況報告；c)兒童離院確認(rèn)書及其他與兒童有關(guān)6.3.4孤兒成年后社會安置離院，應(yīng)收集保存的材料，包括但不b)社會安置評估的有關(guān)材料；6.3.5由民政部門承擔(dān)監(jiān)護(hù)責(zé)任，委托未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)或兒童福利機(jī)構(gòu)承擔(dān)臨時監(jiān)護(hù)責(zé)任的兒童離c)兒童戶籍所在地民政部門出具的情e)兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議或解除委托協(xié)議的相關(guān)材f)兒童離院確認(rèn)書及其他與兒童有關(guān)的6b)負(fù)責(zé)救治或調(diào)查的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明(推斷)書》或者由公安司法部門e)遺體火化相關(guān)證明材料、注明安放(葬)位置和時間的骨灰安放(葬)合同或其他說明材料，6.3.7因其他情況離院，應(yīng)保存兒童離院確認(rèn)書兒童業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照兒童類別分類整理，根據(jù)——B:監(jiān)護(hù)人死亡或者被宣告失蹤且無其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；——C:監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力且無其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；——E:其他兒童。7.2.1業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期收集應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)材料，按照業(yè)務(wù)檔案分類要求結(jié)合辦理時間進(jìn)行整理立卷。7.2.2收集業(yè)務(wù)材料應(yīng)以兒童為單位，按照進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開機(jī)構(gòu)3個階段進(jìn)行排列，3個階其它材料等分類整理，按時間順序排列。收集范圍與排序參見附錄A。7.2.3業(yè)務(wù)材料的字跡、印章和日期應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)7.2.4歸檔業(yè)務(wù)材料所使用的載體應(yīng)符合7.2.5紙質(zhì)材料應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)A4幅面，表頭方向應(yīng)向上或向左。7.2.6業(yè)務(wù)材料應(yīng)剔除影響7.2.7兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時隨身攜帶的能夠標(biāo)識其身份和有紀(jì)念意義的物品可單獨存放，按實物保管制度7.2.8業(yè)務(wù)檔案應(yīng)歸檔原件，如非原件或缺失、缺少公章情況需要在備考中進(jìn)行文字說77.4.2兒童在機(jī)構(gòu)生活、成長過程中形成的有特殊意義的照片、音視頻。3歲以下兒童供一張照片資料，3歲以上每半年至少提供一張照片資料，注明時間、地點、事件等基本信息。7.4.3涉及兒童重要外事活動的照片、音視頻。應(yīng)保存注明時間、地點、事件等基本信息。7.5.1兒童網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)形成的電子文件、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本等。7.5.2電子文件歸檔時應(yīng)按照DA/T46的要求同時歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)。7.5.3基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔的方式，完成電子文件及7.5.4電子文件歸檔格式應(yīng)符合GB/T18894的相關(guān)要求，能支持向同級國家綜合檔案館長期保存格7.5.5電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行收集整理，檔號編制符合DA/T13的要求，并保持電子文件與7.6.1機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人組成業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)材料的歸檔范7.6.2鑒定時，應(yīng)對照業(yè)務(wù)材料歸檔范圍從檔案內(nèi)容、來源、產(chǎn)生時間和利用價值等方面綜合分析判7.7.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)應(yīng)在5個工作日及時組卷，在機(jī)構(gòu)生活期間形成的材料及時收集整理，每年37.7.1.2案卷內(nèi)材料應(yīng)按照卷7.7.1.3卷內(nèi)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主體在前、附件在后的順序排列，排列參見附錄A。7.7.1.4既有文字材料又有圖畫的案卷，文字材料排前，圖畫排后。7.7.1.5案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)行政文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。7.8.2業(yè)務(wù)檔案的案卷檔號包括：全宗號-檔案門類代碼-類別-姓名(身份證號)-卷號的規(guī)則編制。7.8.4案卷內(nèi)業(yè)務(wù)材料應(yīng)編制頁碼，以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”順序編列，頁碼位置在業(yè)務(wù)材料右上角207.8.5案卷內(nèi)以“件”為單位組卷的，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄7.8.6卷內(nèi)文件首頁上端空白處加蓋歸檔章。參照樣式見附錄B.1。87.8.7案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。7.9編目7.9.1檔案盒封面項目包括：全宗名稱、檔案類別、姓名、業(yè)務(wù)材料形成起止年月、保7.9.2盒內(nèi)文件目錄項目包括：件號、文號或編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。卷內(nèi)文件目錄樣式附錄B.3。7.9.3盒內(nèi)備考表項目包括：盒內(nèi)檔案情況說明(卷內(nèi)業(yè)務(wù)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況的說明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現(xiàn)問題的時間、人員)、整理人、檢查人、檢查時間；應(yīng)寫清7.9.4業(yè)務(wù)檔案案卷目錄封面項目包括：全宗名稱、全宗號、目錄號、檔案門類代碼、類別、保管期限、編制單位、編制目期。案卷目錄樣式見附錄B.5。7.9.5業(yè)務(wù)檔案案卷目錄項目包括：卷號、姓名(身份證號)、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時間、離開機(jī)構(gòu)時間、頁數(shù)、備注。案卷目錄樣式見附錄B.6。7.10.2案卷可采用線裝或不裝訂，裝訂時應(yīng)剔除金屬物，采用線繩三孔7.10.3進(jìn)行電子文件采集的紙質(zhì)材料可不裝訂，采取封裝方式保管。7.11.1裝訂好的業(yè)務(wù)材料應(yīng)裝入檔案盒，保證檔案盒外形平整。檔案盒脊背樣式見附錄B.7。7.11.3檔案盒應(yīng)采用對紙張無害的材料制作，外形尺寸(長×寬)一般為310×220,脊背厚度為20卷號、起止件號、盒號等信息。外包裝樣式見附錄B.1。7.12.1兒童離開機(jī)構(gòu)形成的材料應(yīng)當(dāng)在20個工作日內(nèi)完成歸檔。7.12.2歸檔文件應(yīng)經(jīng)過分類整理，能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)反映兒童生活全過程。歸檔范圍見附錄A。符合DA/T50的要求；錄音錄像檔案的歸檔應(yīng)符合DA/T78的要求。7.12.5檔案管理部門應(yīng)對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢驗，合格后與業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)檔案歸檔交接單樣式參見附錄C。7.12.6業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)對接收的業(yè)務(wù)檔案建立配套的檢索工具，檢索工具至少包括全宗卷和案98.1.1業(yè)務(wù)檔案實體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過程中應(yīng)始終有8.1.2檔案室應(yīng)采取防護(hù)設(shè)備和管理措施維護(hù)檔案實體的完整與安全，檔案裝具的配置應(yīng)符合DA/T68.1.3檔案室宜按照保管期限、檔案類別和年度劃分區(qū)域，入庫檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。8.1.4檔案管理人員應(yīng)定期清點庫存檔案，檢查受損情況，并對受損檔案采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)。8.1.5有條件的機(jī)構(gòu)宜采用檔案室安全保護(hù)智能化綜合管理等技術(shù)提高管理水平。8.2.1檔案室應(yīng)指定專(兼)職的檔案管理人員管理，其他人中未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。進(jìn)入時，應(yīng)由專(兼)職檔案管理人員陪同并登記人員、事由、進(jìn)出時間。a)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫包括目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。8.3.2有條件的機(jī)構(gòu)，建立業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)材料歸檔9統(tǒng)計和利用9.1.1業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)及時登記檔案的收進(jìn)、移出、保管和利用等情況，并對檔案室設(shè)施設(shè)備、9.1.2業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計分析各類業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔進(jìn)度、庫存檔案的數(shù)量結(jié)構(gòu)等情況。統(tǒng)計表樣式參見附錄D。9.2.1業(yè)務(wù)檔案利用包括閱覽、復(fù)制、摘錄9.2.2下列情形在辦理登記申請后，可利用檔案：9.2.3利用兒童檔案的單位和個人應(yīng)當(dāng)場查閱、摘抄、復(fù)?。◤?fù)制）兒童檔案，不應(yīng)對兒童檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀，并提醒不可擅自公開兒童檔9.2.5對歸還的兒童檔案應(yīng)進(jìn)行清點核對。對檔案摘抄件或復(fù)印（復(fù)制）件加蓋標(biāo)有“業(yè)務(wù)檔案摘抄查驗案卷質(zhì)量、內(nèi)容等，確保檔案真實完整、賬物相符。定期對檔案管理工作進(jìn)行考核評價，對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)期評估和改進(jìn)檔案利用效果，以提高服務(wù)質(zhì)量A.1業(yè)務(wù)檔案收集范圍與排列順序見表A.1，根據(jù)兒童具體情況將A（無法查明父母或者其他監(jiān)母或者其他監(jiān)護(hù)人的撿拾報案證明；3.公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息打拐解救兒童書；3.公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對結(jié)果；4.暫時未查其他監(jiān)護(hù)人的證明；5.福利機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；6.公（兒）臨時照護(hù)協(xié)議；7.其他與兒童有關(guān)的材料3個月仍無法查明父母流浪人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；4.公告期疑似棄嬰（兒）議；5.其他與兒童有關(guān)的材料；6.門診病歷或住院病歷；7.B處）提交的兒童父母死亡證明或者宣告死亡；3.宣告失C處）提交的父母沒有監(jiān)護(hù)能力的情況報告；3.登記保存方的死亡證明或者宣告死亡、宣告失蹤的判決書；4.沒有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報告；5.門診病歷或住院病歷；6.體格檢查D4.體格檢查表；5.出院記錄；6.兒童基E健康檔案、手術(shù)治療材料（入院手續(xù)、出院記錄、主要輔助康復(fù)計劃方案、康復(fù)評估報告、康復(fù)階段性記錄、轉(zhuǎn)科記錄單受教育基本信息表、教育評估報告、教學(xué)階段性記錄、個案服務(wù)面談記錄、獲獎證明、年度學(xué)習(xí)成績單、錄務(wù)寄養(yǎng)家庭/類家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭/類家庭申請表、寄養(yǎng)家跟進(jìn)記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作/評價、解除申請、解除寄養(yǎng)/類家庭通兒童需求預(yù)估記錄表、安置決議、綜合評估表、社會工作服務(wù)計離開機(jī)構(gòu)公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書；兒童確屬于走失、被盜搶或者被拐騙的結(jié)案證明；人民法院撤銷宣告失蹤或者宣告死亡的判決書；兒童原戶籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報告；父母、其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶口簿；居民身份證復(fù)印件等證明身份的材料；民政部門離院意見；能夠反映原監(jiān)護(hù)關(guān)福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門離院意見；兒童離院確認(rèn)書及其他與兒童有關(guān)涉外預(yù)送養(yǎng)相關(guān)材料；涉外送養(yǎng)通知書復(fù)印件；來華收養(yǎng)子女通融合期間委托監(jiān)護(hù)協(xié)議；收養(yǎng)協(xié)議；收養(yǎng)登記證及跨國收養(yǎng)合格證明復(fù)印件；公證書；兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門離院意見；兒童離