2026年口碑服務(wù)公司辦公用品采購與領(lǐng)用管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范口碑服務(wù)公司（以下簡稱“公司”）辦公用品采購與領(lǐng)用管理工作，建立“按需采購、規(guī)范領(lǐng)用、合理庫存、成本可控”的管理機(jī)制，保障公司日常運(yùn)營所需辦公用品的及時(shí)供應(yīng)，降低行政運(yùn)營成本，提高資源使用效率，營造整潔有序的辦公環(huán)境，結(jié)合公司口碑服務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)營實(shí)際（含客戶服務(wù)、業(yè)務(wù)支持、項(xiàng)目執(zhí)行等全部門辦公場景），特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度制定嚴(yán)格遵循《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，以及公司財(cái)務(wù)管理制度、行政管理制度、資產(chǎn)管理辦法等內(nèi)部規(guī)范。第三條適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)全體員工的辦公用品采購、領(lǐng)用、庫存、報(bào)廢等全流程管理工作。所有辦公用品的相關(guān)管理活動(dòng)均需遵照本制度規(guī)定執(zhí)行。第四條核心定義本制度所稱“辦公用品”，是指公司日常辦公所需的各類消耗性物品、低值易耗品及辦公設(shè)備配件，主要分為兩類：（一）消耗性辦公用品，包括打印紙、筆、筆記本、文件夾、回形針、訂書釘、膠水、硒鼓、墨盒等一次性或短期使用類物品；（二）低值易耗辦公用品，包括計(jì)算器、U盤、鼠標(biāo)、鍵盤、剪刀、卷尺、文件柜（小型）等單價(jià)較低、使用周期較短的物品。本制度所稱“采購專員”，是指由行政部指定負(fù)責(zé)辦公用品采購統(tǒng)籌、供應(yīng)商對接的專職或兼職人員；“庫管員”，是指由行政部指定負(fù)責(zé)辦公用品入庫驗(yàn)收、庫存管理、領(lǐng)用登記的專職或兼職人員。第五條基本原則（一）合法合規(guī)原則。嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)范，規(guī)范采購流程與資金使用，確保采購與領(lǐng)用工作合規(guī)有序開展。（二）按需采購原則。基于各部門實(shí)際辦公需求與庫存情況制定采購計(jì)劃，避免過度采購造成資源浪費(fèi)與資金占用。（三）成本最優(yōu)原則。在保障辦公用品質(zhì)量符合辦公需求的前提下，通過多方比價(jià)、集中采購等方式控制采購成本，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品與供應(yīng)商。（四）規(guī)范領(lǐng)用原則。明確領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)與流程，實(shí)行按需領(lǐng)用、登記備案管理，杜絕私領(lǐng)、濫領(lǐng)等浪費(fèi)行為。（五）權(quán)責(zé)明晰原則。明確各部門及相關(guān)人員在采購、領(lǐng)用、庫存管理中的職責(zé)，確保管理流程閉環(huán)、責(zé)任落實(shí)到人。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第六條組織架構(gòu)公司建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分工協(xié)作”的辦公用品采購與領(lǐng)用管理組織體系，明確各層級管理職責(zé)，保障管理工作有序推進(jìn)：（一）行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組。作為管理決策機(jī)構(gòu)，由公司管理層組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)辦公用品管理重大事項(xiàng)，審批管理制度及配套規(guī)范、年度采購預(yù)算、重大采購方案，監(jiān)督管理工作落實(shí)情況。（二）行政部。作為核心歸口管理部門，牽頭負(fù)責(zé)辦公用品的日常管理工作，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商篩選與管理、采購實(shí)施、入庫驗(yàn)收、庫存管理、領(lǐng)用登記、報(bào)廢處置等具體工作。（三）各業(yè)務(wù)部門。包括各業(yè)務(wù)線、運(yùn)營、客戶服務(wù)等部門，負(fù)責(zé)本部門辦公用品的需求提報(bào)、領(lǐng)用申請、內(nèi)部分發(fā)與使用監(jiān)管，配合行政部開展庫存盤點(diǎn)、需求調(diào)研等工作。（四）財(cái)務(wù)部門。負(fù)責(zé)辦公用品采購預(yù)算的審核與撥付，核查采購費(fèi)用支出的合規(guī)性與準(zhǔn)確性，辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，建立采購費(fèi)用支付臺賬，妥善保管相關(guān)財(cái)務(wù)憑證。（五）監(jiān)督檢查部門。由公司內(nèi)部審計(jì)部門牽頭，負(fù)責(zé)對辦公用品采購與領(lǐng)用管理全流程工作開展監(jiān)督檢查，核查制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、費(fèi)用使用合理性、庫存管理規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)并督促整改管理過程中的問題。第七條核心職責(zé)（一）行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組核心職責(zé)：貫徹落實(shí)國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，審定公司辦公用品采購與領(lǐng)用管理制度及配套規(guī)范；審批年度辦公用品采購預(yù)算、重大采購方案（單次采購金額超過[X]元）、供應(yīng)商準(zhǔn)入名單及管理工作重大調(diào)整事項(xiàng)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理過程中的重大問題，解決跨部門協(xié)作中的關(guān)鍵矛盾，保障管理工作順利推進(jìn)；定期聽取管理工作匯報(bào)，審核管理工作年度總結(jié)報(bào)告，督促各部門落實(shí)管理責(zé)任。（二）行政部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、培訓(xùn)及宣貫工作，確保全體員工熟悉制度內(nèi)容、明確操作要求；建立健全辦公用品采購管理體系，制定采購流程、供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等配套規(guī)范；收集各部門辦公用品需求，結(jié)合庫存情況編制月度、季度采購計(jì)劃，報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選、評估、準(zhǔn)入與動(dòng)態(tài)管理，建立合格供應(yīng)商名錄，簽訂采購合作協(xié)議（長期合作供應(yīng)商）；按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購工作，負(fù)責(zé)采購過程的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、價(jià)格談判、合同簽訂（如需）等事宜；安排庫管員開展辦公用品入庫驗(yàn)收工作，核對物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，辦理入庫登記手續(xù)，建立庫存管理臺賬；負(fù)責(zé)辦公用品的日常庫存管理，定期開展庫存盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫存積壓、短缺、損壞等問題，建立庫存預(yù)警機(jī)制；受理各部門辦公用品領(lǐng)用申請，按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，監(jiān)督領(lǐng)用流程規(guī)范執(zhí)行；負(fù)責(zé)廢舊辦公用品的回收與報(bào)廢處置工作，建立報(bào)廢處置臺賬，確保處置流程合規(guī)；定期匯總分析辦公用品采購、領(lǐng)用、庫存數(shù)據(jù)，形成管理報(bào)告報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組及財(cái)務(wù)部門。（三）各業(yè)務(wù)部門核心職責(zé)：指定專人作為本部門辦公用品管理員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本部門需求提報(bào)、領(lǐng)用申請、物品分發(fā)及使用監(jiān)管工作；根據(jù)本部門辦公實(shí)際需求，按時(shí)向行政部提報(bào)準(zhǔn)確、完整的辦公用品需求清單，避免漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)；教育引導(dǎo)本部門員工樹立勤儉節(jié)約意識，規(guī)范領(lǐng)用與使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)行為；配合行政部開展庫存盤點(diǎn)、需求調(diào)研、制度宣貫等工作，及時(shí)反饋本部門在辦公用品使用過程中存在的問題。（四）財(cái)務(wù)部門核心職責(zé)：審核行政部提交的年度辦公用品采購預(yù)算，報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后納入公司年度總預(yù)算；核查采購費(fèi)用報(bào)銷憑證的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，包括采購合同（如需）、采購清單、驗(yàn)收單、發(fā)票等，按規(guī)定辦理費(fèi)用支付手續(xù)；建立辦公用品采購費(fèi)用支付臺賬，詳細(xì)記錄采購日期、金額、供應(yīng)商、支付方式等信息，定期與行政部核對采購數(shù)據(jù)；對辦公用品采購成本進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控與分析，及時(shí)向行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組反饋成本異常情況。第三章采購管理第八條采購計(jì)劃制定（一）需求收集。各部門需在每月[X]日前，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)向行政部提交下月辦公用品需求清單，明確物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息；新成立部門或新增崗位需臨時(shí)采購辦公用品的，可提交臨時(shí)需求申請。（二）庫存核對。行政部庫管員需在每月[X]日前完成辦公用品庫存盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄，形成庫存盤點(diǎn)表，標(biāo)注各類物品的庫存余量、短缺情況及保質(zhì)期（如有）。（三）計(jì)劃編制。行政部采購專員結(jié)合各部門需求清單與庫存盤點(diǎn)表，編制月度辦公用品采購計(jì)劃，明確采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)計(jì)總金額、采購時(shí)間、供應(yīng)商建議等內(nèi)容。（四）計(jì)劃審批。月度采購計(jì)劃經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批；單次采購金額超過[X]元的重大采購計(jì)劃，需附詳細(xì)采購方案（含采購理由、供應(yīng)商比價(jià)情況、成本測算等），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后執(zhí)行。第九條供應(yīng)商管理（一）準(zhǔn)入條件。供應(yīng)商需具備以下條件：1.依法注冊登記，取得有效的營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍包含所供應(yīng)辦公用品相關(guān)業(yè)務(wù)；2.具備良好的商業(yè)信譽(yù)，近3年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄、無重大質(zhì)量糾紛；3.具備穩(wěn)定的供貨能力，能夠保障辦公用品的及時(shí)供應(yīng)與質(zhì)量達(dá)標(biāo)；4.具備完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)處理供貨延遲、質(zhì)量問題等售后事宜；5.能夠提供合法合規(guī)的增值稅發(fā)票等結(jié)算憑證。（二）準(zhǔn)入流程。1.供應(yīng)商自薦或行政部主動(dòng)篩選，提交資質(zhì)證明材料（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明等）；2.行政部牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督檢查部門對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，開展實(shí)地考察（重點(diǎn)供應(yīng)商）；3.對審核通過的供應(yīng)商進(jìn)行樣品測試（如需），評估產(chǎn)品質(zhì)量與價(jià)格合理性；4.形成供應(yīng)商準(zhǔn)入評估報(bào)告，報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，納入合格供應(yīng)商名錄。（三）動(dòng)態(tài)管理。行政部每季度對合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)包括供貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性、售后服務(wù)質(zhì)量等；每年開展一次全面評估，形成供應(yīng)商年度評估報(bào)告。對評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，可優(yōu)先考慮合作、增加采購份額；對評估不合格的供應(yīng)商，提出整改要求，限期整改；整改仍不合格的，從合格供應(yīng)商名錄中剔除，終止合作關(guān)系。第十條采購實(shí)施流程（一）采購方式。根據(jù)采購金額與物品特性，采用以下采購方式：1.集中采購：月度采購計(jì)劃內(nèi)的常規(guī)辦公用品，由行政部從合格供應(yīng)商名錄中選擇1-2家供應(yīng)商進(jìn)行集中采購，通過批量采購降低成本；2.比價(jià)采購：單次采購金額在[X]元-[X]元的，需選擇至少3家合格供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商；3.招標(biāo)采購：單次采購金額超過[X]元的，需組織公開招標(biāo)或邀標(biāo)，按照招標(biāo)流程選擇中標(biāo)供應(yīng)商；4.應(yīng)急采購：因突發(fā)情況（如辦公設(shè)備故障急需配件、臨時(shí)大型會(huì)議需求等）需緊急采購辦公用品的，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可簡化采購流程，優(yōu)先保障供應(yīng)，事后補(bǔ)充完善相關(guān)手續(xù)。（二）合同簽訂。與長期合作供應(yīng)商或單次采購金額超過[X]元的供應(yīng)商合作時(shí)，需簽訂正式采購合同，明確采購物品、數(shù)量、單價(jià)、總金額、供貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，合同文本需經(jīng)法務(wù)部門審核確認(rèn)。（三）訂單下達(dá)。采購計(jì)劃審批通過后，行政部采購專員向選定供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購需求與供貨要求，跟蹤供貨進(jìn)度，確保按時(shí)供貨。（四）驗(yàn)收入庫。供應(yīng)商送貨后，行政部庫管員與采購專員共同開展驗(yàn)收工作：1.核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量與采購訂單是否一致；2.檢查物品質(zhì)量，查看是否存在破損、變質(zhì)、過期、規(guī)格不符等問題；3.驗(yàn)收合格的，庫管員辦理入庫登記手續(xù)，在庫存臺賬中記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商、采購單價(jià)等信息，采購專員與庫管員共同簽字確認(rèn)；4.驗(yàn)收不合格的，由采購專員及時(shí)與供應(yīng)商溝通，辦理退貨、換貨或索賠手續(xù)，嚴(yán)禁不合格物品入庫。第十一條采購費(fèi)用結(jié)算（一）費(fèi)用報(bào)銷。采購工作完成后，采購專員整理采購相關(guān)憑證（采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、合同等），按公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程提交報(bào)銷申請，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門核查、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。（二）付款方式。根據(jù)采購合同約定或供應(yīng)商協(xié)商情況，采用以下付款方式：1.現(xiàn)金支付：單次采購金額低于[X]元的小額采購，可采用現(xiàn)金支付；2.銀行轉(zhuǎn)賬：常規(guī)采購優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，直接支付至供應(yīng)商對公賬戶；3.月結(jié)支付：與長期合作供應(yīng)商可協(xié)商采用月結(jié)方式，每月[X]日前核對上月采購賬目，確認(rèn)無誤后支付款項(xiàng)。第四章領(lǐng)用管理第十二條領(lǐng)用基本要求（一）領(lǐng)用主體。辦公用品領(lǐng)用實(shí)行“部門統(tǒng)籌、個(gè)人領(lǐng)用”模式，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用事宜，員工個(gè)人需通過部門辦公用品管理員向行政部申請領(lǐng)用。（二）領(lǐng)用原則。員工領(lǐng)用辦公用品需遵循“按需領(lǐng)用、勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)”原則，僅限辦公用途，嚴(yán)禁私用或帶出公司使用。（三）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。行政部結(jié)合不同崗位辦公需求，制定辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)：1.消耗性辦公用品：員工每人每月可領(lǐng)用筆[X]支、筆記本[X]本、文件夾[X]個(gè)，其他小件物品（如回形針、訂書釘?shù)龋┌葱桀I(lǐng)用，限量供應(yīng)；2.低值易耗辦公用品：計(jì)算器、U盤等物品按崗位需求配置，每人限領(lǐng)[X]件，損壞或丟失需按規(guī)定辦理賠償手續(xù)后重新領(lǐng)用；3.特殊崗位需求：客戶服務(wù)崗、設(shè)計(jì)崗等特殊崗位因工作需要需增加領(lǐng)用數(shù)量的，由部門提交專項(xiàng)申請，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后可適當(dāng)放寬標(biāo)準(zhǔn)。第十三條領(lǐng)用流程（一）申請?zhí)峤?。各部門辦公用品管理員匯總本部門員工領(lǐng)用需求，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用人員等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部庫管員。（二）審核發(fā)放。庫管員核對《辦公用品領(lǐng)用申請表》信息，確認(rèn)符合領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)后，按申請數(shù)量發(fā)放辦公用品，同時(shí)在領(lǐng)用登記臺賬中記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息，領(lǐng)用人員與庫管員共同簽字確認(rèn)。（三）特殊領(lǐng)用。臨時(shí)大型會(huì)議、項(xiàng)目執(zhí)行等特殊情況需批量領(lǐng)用辦公用品的，由相關(guān)部門提交專項(xiàng)領(lǐng)用申請，注明領(lǐng)用用途、使用時(shí)間、歸還要求（如需），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批后，按審批數(shù)量發(fā)放。（四）領(lǐng)用限制。對超出領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)的申請，庫管員需拒絕發(fā)放，告知其通過部門提交專項(xiàng)申請；對頻繁領(lǐng)用同一類物品的，庫管員需核實(shí)使用情況，必要時(shí)向行政部負(fù)責(zé)人匯報(bào)，避免浪費(fèi)。第十四條歸還與交接（一）物品歸還。領(lǐng)用的辦公用品如為可重復(fù)使用且非個(gè)人專屬物品（如大型文件夾、測量工具等），使用完畢后需及時(shí)歸還行政部庫房，庫管員核對物品完好情況后辦理歸還登記手續(xù)。（二）人員異動(dòng)交接。員工因離職、調(diào)崗等原因異動(dòng)時(shí)，需將個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品（尤其是低值易耗辦公用品）移交至部門或行政部，辦理交接登記手續(xù)；未辦理交接手續(xù)的，不予辦理異動(dòng)相關(guān)流程。第五章庫存管理第十五條庫存臺賬管理庫管員需建立健全辦公用品庫存管理臺賬，采用電子臺賬與紙質(zhì)臺賬雙重記錄方式，詳細(xì)記錄物品名稱、規(guī)格型號、初始庫存、入庫數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、歸還數(shù)量、報(bào)廢數(shù)量、當(dāng)前庫存、供應(yīng)商、采購單價(jià)、入庫日期、保質(zhì)期（如有）等信息，確保臺賬記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際庫存保持一致。第十六條庫存日常管控（一）物品存放。辦公用品需按類別、規(guī)格分區(qū)存放于專用庫房或貨架，擺放整齊有序，張貼清晰的物品標(biāo)識，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息；易碎、易潮、易燃等特殊物品需單獨(dú)存放，采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）定期盤點(diǎn)。庫管員需每月開展一次庫存盤點(diǎn)，每季度聯(lián)合監(jiān)督檢查部門開展一次全面盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄，形成庫存盤點(diǎn)表。對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損壞、過期等情況，需及時(shí)查明原因，上報(bào)行政部負(fù)責(zé)人，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)并調(diào)整臺賬記錄。（三）庫存預(yù)警。行政部建立辦公用品庫存預(yù)警機(jī)制，對消耗頻率高、庫存余量低于安全庫存（按月度平均消耗量的[X]倍設(shè)定）的物品，庫管員需及時(shí)向采購專員發(fā)出預(yù)警通知，確保及時(shí)補(bǔ)充采購；對長期積壓（超過[X]個(gè)月未領(lǐng)用）、臨近保質(zhì)期的物品，需及時(shí)上報(bào)行政部負(fù)責(zé)人，制定消化或處置方案。第十七條報(bào)廢處置管理（一）報(bào)廢條件。辦公用品出現(xiàn)以下情況可申請報(bào)廢：1.消耗性辦公用品過期、變質(zhì)、損壞，無法正常使用的；2.低值易耗辦公用品損壞嚴(yán)重，維修后仍無法正常使用的；3.因技術(shù)更新淘汰，無法滿足辦公需求的老舊辦公用品。（二）報(bào)廢流程。1.庫管員整理需報(bào)廢的辦公用品，填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、報(bào)廢原因等信息；2.行政部負(fù)責(zé)人對報(bào)廢物品進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后簽字審核；3.大額或特殊物品報(bào)廢需報(bào)行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批；4.審批通過后，庫管員在庫存臺賬中記錄報(bào)廢信息，辦理報(bào)廢注銷手續(xù)；5.對可回收利用的報(bào)廢物品（如廢舊紙張、塑料瓶、廢舊設(shè)備等），進(jìn)行分類回收處理；對不可回收利用的物品，按環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，嚴(yán)禁隨意丟棄。第六章監(jiān)督管理與風(fēng)險(xiǎn)防控第十八條日常監(jiān)督各相關(guān)部門需加強(qiáng)對辦公用品采購與領(lǐng)用管理工作的日常監(jiān)督：行政部重點(diǎn)監(jiān)督采購計(jì)劃執(zhí)行情況、庫存管理規(guī)范性、領(lǐng)用流程合規(guī)性；各業(yè)務(wù)部門重點(diǎn)監(jiān)督本部門員工辦公用品使用情況，杜絕浪費(fèi)行為；財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)監(jiān)督采購費(fèi)用支付合規(guī)性；監(jiān)督檢查部門重點(diǎn)監(jiān)督全流程管理工作的合規(guī)性與合理性。對監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)整改并跟蹤落實(shí)。第十九條定期檢查監(jiān)督檢查部門每半年至少開展一次全公司范圍內(nèi)的辦公用品采購與領(lǐng)用專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理規(guī)范性、庫存臺賬完整性、領(lǐng)用登記準(zhǔn)確性、采購費(fèi)用使用合理性、報(bào)廢處置合規(guī)性等。檢查完成后形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，提交行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并向相關(guān)部門通報(bào)檢查結(jié)果。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識別與防控（一）風(fēng)險(xiǎn)識別。行政部牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門建立常態(tài)化風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，重點(diǎn)識別以下風(fēng)險(xiǎn)：采購計(jì)劃不合理導(dǎo)致庫存積壓或短缺風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商資質(zhì)不合規(guī)導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)、采購過程不規(guī)范導(dǎo)致成本失控或廉政風(fēng)險(xiǎn)、領(lǐng)用管理不嚴(yán)導(dǎo)致浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)、庫存管理混亂導(dǎo)致資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用報(bào)銷不規(guī)范導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。（二）防控措施。事前防控：嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)資質(zhì)審核；規(guī)范采購計(jì)劃編制流程，結(jié)合需求與庫存科學(xué)制定采購計(jì)劃；明確領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)與流程，加強(qiáng)制度宣貫，提升員工節(jié)約意識。事中防控：加強(qiáng)采購過程管控，實(shí)行比價(jià)、招標(biāo)等規(guī)范化采購方式；建立采購與驗(yàn)收分離機(jī)制，確保驗(yàn)收環(huán)節(jié)客觀公正；加強(qiáng)庫存日常管控，定期盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫存問題；嚴(yán)格領(lǐng)用登記審核，杜絕違規(guī)領(lǐng)用。事后防控：定期開展專項(xiàng)檢查與風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)整改存在的問題；建立糾紛處理機(jī)制，妥善處理與供應(yīng)商的質(zhì)量糾紛、合同糾紛等；總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控經(jīng)驗(yàn)，完善管理制度與流程。第二十一條爭議處理員工對辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)、領(lǐng)用審批、庫存管理等事項(xiàng)存在異議的，可向行政部提交書面異議申請，并附上相關(guān)證明材料；行政部需在收到異議申請后3個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)查核實(shí)，形成處理意見并反饋給員工；員工對處理意見仍有異議的，可向行政辦公管理領(lǐng)導(dǎo)小組提交復(fù)核申請，領(lǐng)導(dǎo)小組需在5個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核并作出最終裁決。第七章考核與獎(jiǎng)懲第二十二條考核機(jī)制辦公用品采購與領(lǐng)用管理工作納入各部門年度績效考核體系，考核內(nèi)容包括需求提報(bào)準(zhǔn)確性、領(lǐng)用規(guī)范度、節(jié)約意識、配合管理工作情況等；行政部相關(guān)崗位人員的考核內(nèi)容包括采購計(jì)劃完成率、供應(yīng)商管理質(zhì)量、庫存管理準(zhǔn)確性、領(lǐng)用服務(wù)滿意度等?？己私Y(jié)果與部門績效評分、員工個(gè)人績效評價(jià)直接掛鉤，作為薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先的參考依據(jù)。第二十三條獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對在辦公用品采購與領(lǐng)用管理工作中表現(xiàn)突出的部門、個(gè)人，公司給予以下獎(jiǎng)勵(lì)：（一）年度考核優(yōu)秀的部門，給予通報(bào)表揚(yáng)及專項(xiàng)獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)；（二）在勤儉節(jié)約、合理利用辦公用品方面表現(xiàn)突出的個(gè)人，給予年度專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；（三）在采購成本控制、供應(yīng)商管理、庫存優(yōu)化等工作中提出合理化建議并取得顯著成效的個(gè)人，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)及通報(bào)表揚(yáng)；（四）及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大管理風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)