2026年口碑服務(wù)公司檔案資料（含項(xiàng)目案例檔案）管理制度第一章總則第一條為規(guī)范口碑服務(wù)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案資料（含項(xiàng)目案例檔案）管理工作，保障檔案資料真實(shí)、完整、安全，提升檔案資源利用效率，為公司業(yè)務(wù)開展、決策支撐、品牌建設(shè)提供可靠檔案依據(jù)，防范檔案丟失、泄露、損毀等風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司口碑服務(wù)業(yè)務(wù)特性與檔案管理實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、銷毀及電子檔案管理等全流程工作。涵蓋的檔案資料類型包括：項(xiàng)目案例檔案（如口碑調(diào)研項(xiàng)目、推廣執(zhí)行項(xiàng)目、客戶服務(wù)項(xiàng)目等的全流程資料）、行政類檔案（公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等）、財(cái)務(wù)類檔案（會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、合同等）、人事類檔案（員工信息、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核等）、業(yè)務(wù)類檔案（客戶資料、合作協(xié)議、業(yè)務(wù)方案等）、技術(shù)類檔案（監(jiān)測(cè)技術(shù)文檔、系統(tǒng)開發(fā)資料等）及其他具有保存價(jià)值的各類資料。公司各部門、各業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)及所有參與檔案資料形成、管理、使用的內(nèi)部人員，均需遵守本制度規(guī)定。第三條檔案資料管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、真實(shí)完整、安全保密、高效利用”的核心原則，堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)管理、誰(shuí)把關(guān)，誰(shuí)使用、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的責(zé)任機(jī)制，確保檔案資料從形成到銷毀的全流程規(guī)范有序，可追溯、可管控。其中，項(xiàng)目案例檔案作為展現(xiàn)公司口碑服務(wù)能力、支撐業(yè)務(wù)拓展的核心資源，實(shí)行專項(xiàng)管理、重點(diǎn)保護(hù)。第四條公司建立檔案資料協(xié)同管理體系，明確各部門核心職責(zé)：行政部門為檔案資料歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理工作、制定完善管理細(xì)則、建設(shè)檔案管理設(shè)施、組織檔案收集歸檔與保管、辦理檔案借閱利用、組織檔案銷毀審核；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案資料（含項(xiàng)目案例檔案）的形成、收集、初步整理與按時(shí)移交，配合行政部門開展檔案核查與利用工作；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類檔案的專項(xiàng)收集、整理、移交與合規(guī)管理；人事部門負(fù)責(zé)人事類檔案的專項(xiàng)管理；各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案資料管理第一責(zé)任人，確保本部門檔案資料完整形成、及時(shí)移交、規(guī)范使用；檔案形成人員為檔案真實(shí)性、完整性直接責(zé)任人。第二章檔案資料的分類與收集管理第五條檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)。公司檔案資料實(shí)行統(tǒng)一分類管理，具體分類及涵蓋范圍如下：（一）項(xiàng)目案例檔案類：分為口碑調(diào)研項(xiàng)目、推廣執(zhí)行項(xiàng)目、客戶服務(wù)項(xiàng)目、綜合口碑服務(wù)項(xiàng)目等子類，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性分析報(bào)告、合作合同、服務(wù)方案、執(zhí)行計(jì)劃、過程記錄（調(diào)研數(shù)據(jù)、推廣臺(tái)賬、客戶溝通記錄等）、成果報(bào)告、驗(yàn)收文件、客戶評(píng)價(jià)、項(xiàng)目總結(jié)等全流程資料；（二）行政檔案類：分為公文類、會(huì)議類、制度類、資質(zhì)類等子類，涵蓋公司內(nèi)外公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、年檢資料、印章管理記錄等；（三）財(cái)務(wù)檔案類：分為憑證類、報(bào)表類、合同類、稅務(wù)類等子類，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)合作合同等；（四）人事檔案類：分為員工基礎(chǔ)信息類、合同類、考核類、培訓(xùn)類等子類，涵蓋員工簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案、離職證明等；（五）業(yè)務(wù)檔案類：分為客戶資料類、合作協(xié)議類、業(yè)務(wù)方案類等子類，涵蓋客戶基本信息、合作意向書、業(yè)務(wù)合作協(xié)議、業(yè)務(wù)拓展方案等；（六）技術(shù)檔案類：分為監(jiān)測(cè)技術(shù)類、系統(tǒng)開發(fā)類、設(shè)備技術(shù)類等子類，涵蓋監(jiān)測(cè)設(shè)備技術(shù)說明書、數(shù)據(jù)采集與分析技術(shù)文檔、系統(tǒng)開發(fā)需求與設(shè)計(jì)文檔等。第六條收集責(zé)任與要求。各部門需明確專人負(fù)責(zé)檔案資料收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整、真實(shí)收集：業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目開展過程中，需同步收集項(xiàng)目案例檔案相關(guān)資料，確保每個(gè)環(huán)節(jié)資料不遺漏；行政部門負(fù)責(zé)收集行政類、綜合性檔案資料；財(cái)務(wù)部門、人事部門分別負(fù)責(zé)收集本部門專項(xiàng)檔案資料。收集的檔案資料需符合以下要求：紙質(zhì)資料需字跡清晰、內(nèi)容完整、無(wú)涂改、簽字蓋章齊全；電子資料需格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、命名清晰，無(wú)病毒污染；涉外業(yè)務(wù)檔案資料需同時(shí)收集中文譯本（如有）。第七條收集時(shí)限要求。檔案資料收集需嚴(yán)格遵守時(shí)限規(guī)定：項(xiàng)目案例檔案需在項(xiàng)目驗(yàn)收完成后15個(gè)工作日內(nèi)完成全流程資料收集；行政類、業(yè)務(wù)類檔案資料需在資料形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集；財(cái)務(wù)類檔案資料需在月度、季度、年度結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成階段性收集；人事類檔案資料需在員工入職、考核、培訓(xùn)等工作完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集。因特殊情況無(wú)法按時(shí)收集的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門備案，明確延遲收集時(shí)限。第八條收集異常處理。收集過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失、不完整或不符合要求的，收集責(zé)任人需及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，協(xié)調(diào)相關(guān)人員補(bǔ)充完善；涉及外部單位提供的資料（如客戶評(píng)價(jià)、合作證明等）缺失的，由業(yè)務(wù)對(duì)接人員負(fù)責(zé)溝通補(bǔ)充；無(wú)法補(bǔ)充的，需形成書面說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后歸檔留存。第三章檔案資料的整理與歸檔管理第九條整理規(guī)范要求。各部門收集的檔案資料需進(jìn)行初步整理后移交行政部門歸檔，整理需遵循以下規(guī)范：（一）分類排序：按本制度第五條規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，同一類別的按形成時(shí)間或業(yè)務(wù)流程順序排序；項(xiàng)目案例檔案需按單個(gè)項(xiàng)目獨(dú)立整理，明確項(xiàng)目編號(hào)，確保項(xiàng)目資料成套完整；（二）編號(hào)命名：采用“年度-部門-類別-序號(hào)”的編碼規(guī)則對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；紙質(zhì)檔案在資料首頁(yè)右上角標(biāo)注編號(hào)；電子檔案按“年度-部門-類別-資料名稱”的格式命名，確保名稱簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確、易于檢索；（三）裝訂整理：紙質(zhì)檔案采用左側(cè)裝訂方式，裝訂前需去除金屬裝訂物，折疊整齊，確保裝訂牢固、頁(yè)面平整；厚度超過2厘米的檔案需分冊(cè)裝訂，標(biāo)注分冊(cè)號(hào)；（四）備考說明：每個(gè)檔案卷冊(cè)需編制備考表，注明卷內(nèi)資料數(shù)量、形成時(shí)間、整理人、審核人、資料缺失情況及說明等信息。第十條歸檔移交流程。各部門初步整理完成的檔案資料，需填寫《檔案資料移交清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、整理人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門審核驗(yàn)收。行政部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核查，重點(diǎn)核查分類準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性、資料完整性，核查合格的，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成歸檔移交；核查不合格的，退回相關(guān)部門重新整理，直至符合要求。其中，項(xiàng)目案例檔案移交時(shí)，行政部門需聯(lián)合業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收，確保項(xiàng)目資料完整成套。第十一條歸檔時(shí)限與要求。檔案資料歸檔需嚴(yán)格遵守時(shí)限規(guī)定：常規(guī)檔案資料需在收集完成后10個(gè)工作日內(nèi)完成移交歸檔；項(xiàng)目案例檔案需在收集完成后15個(gè)工作日內(nèi)完成移交歸檔；年度檔案資料需在次年1月底前完成年度歸檔工作。歸檔時(shí)需同時(shí)提交紙質(zhì)檔案與電子檔案（如有），電子檔案需存儲(chǔ)至公司專用檔案管理系統(tǒng)，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。第十二條歸檔審核與登記。行政部門檔案管理人員完成檔案接收后，需及時(shí)建立《檔案管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、名稱、類別、形成部門、形成時(shí)間、數(shù)量、歸檔時(shí)間、保管期限、借閱情況等信息，錄入公司檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息動(dòng)態(tài)管理。對(duì)重要檔案資料（如核心項(xiàng)目案例檔案、公司資質(zhì)證書等）需單獨(dú)建立專項(xiàng)臺(tái)賬，重點(diǎn)管理。第四章檔案資料的保管與防護(hù)管理第十三條保管設(shè)施與環(huán)境。公司設(shè)立專門檔案庫(kù)房，配備檔案柜、防潮設(shè)備、防火器材、防盜裝置、溫濕度計(jì)等必要保管設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境符合以下要求：溫度控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%-60%之間；保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源及強(qiáng)磁場(chǎng)；檔案庫(kù)房嚴(yán)禁存放易燃易爆、腐蝕性物品及無(wú)關(guān)雜物。電子檔案存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，配備數(shù)據(jù)備份設(shè)備、防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與漏洞修復(fù)。第十四條保管責(zé)任與規(guī)范。行政部門檔案管理人員為檔案保管直接責(zé)任人，需嚴(yán)格遵守以下保管規(guī)范：定期檢查檔案庫(kù)房設(shè)施運(yùn)行情況，及時(shí)處理溫濕度異常、設(shè)施故障等問題，做好檢查記錄；定期對(duì)檔案資料進(jìn)行巡查，核查檔案完整性、完好性，發(fā)現(xiàn)檔案霉變、破損、蟲蛀等問題及時(shí)處理，做好防護(hù)記錄；電子檔案實(shí)行異地備份與本地備份相結(jié)合的備份機(jī)制，每月至少完成一次全量備份，確保數(shù)據(jù)安全；項(xiàng)目案例檔案作為核心檔案，需存放于專用檔案柜，實(shí)行雙人管控鑰匙，提升保管安全性。第十五條保管期限規(guī)定。根據(jù)檔案資料的重要程度與使用價(jià)值，明確以下保管期限：（一）永久保管：公司設(shè)立、合并、注銷等重大事項(xiàng)檔案，核心資質(zhì)證書、核心項(xiàng)目案例檔案（如標(biāo)桿性口碑服務(wù)項(xiàng)目），年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，重要人事檔案等；（二）長(zhǎng)期保管（15-30年）：一般項(xiàng)目案例檔案、行政公文、業(yè)務(wù)合作協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等；（三）短期保管（5-10年）：日常會(huì)議紀(jì)要、臨時(shí)業(yè)務(wù)資料、員工培訓(xùn)檔案（離職后）等；（四）定期復(fù)核：行政部門每5年對(duì)檔案保管期限進(jìn)行一次復(fù)核，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要與檔案實(shí)際價(jià)值，調(diào)整保管期限，調(diào)整結(jié)果需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后記錄歸檔。第十六條特殊檔案保管要求。涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的檔案資料（如核心項(xiàng)目案例中的敏感客戶信息、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、商業(yè)合作價(jià)格等），需實(shí)行密級(jí)管理，標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)（絕密、機(jī)密、秘密），明確知悉范圍，存放于保密檔案柜；涉外檔案資料需單獨(dú)保管，注明涉外標(biāo)識(shí)，相關(guān)翻譯資料同步歸檔；破損、褪色的珍貴檔案資料，需及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔保管。第五章檔案資料的借閱與利用管理第十七條借閱條件與范圍。公司內(nèi)部員工因工作需要可申請(qǐng)借閱檔案資料，外部單位（如客戶、審計(jì)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等）需憑有效證明文件（如單位介紹信、授權(quán)委托書），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可申請(qǐng)查閱相關(guān)檔案。借閱范圍需符合以下規(guī)定：內(nèi)部員工僅限借閱本部門業(yè)務(wù)相關(guān)及公司公開的檔案資料；核心項(xiàng)目案例檔案、涉密檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批后方可借閱；外部單位僅限查閱與合作相關(guān)的非涉密檔案資料，嚴(yán)禁查閱核心涉密檔案。第十八條借閱申請(qǐng)與審批流程。借閱檔案資料需嚴(yán)格遵守以下流程：（一）內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限、借閱方式（原件借閱/復(fù)印件借閱），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門檔案管理人員審核；借閱核心項(xiàng)目案例檔案、涉密檔案的，需額外提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審核通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)；（二）外部借閱：外部單位需提交書面查閱申請(qǐng)及有效證明文件，經(jīng)行政部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門檔案管理人員陪同查閱，嚴(yán)禁外部人員自行進(jìn)入檔案庫(kù)房或接觸未審批的檔案資料；（三）審批規(guī)范：審批人員需嚴(yán)格審核借閱用途的合理性、借閱范圍的合規(guī)性，對(duì)不符合要求的借閱申請(qǐng)，予以駁回并說明原因。第十九條借閱使用規(guī)范。借閱人需嚴(yán)格遵守以下使用規(guī)定：借閱檔案資料僅限用于申請(qǐng)的工作用途，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人、私用或用于與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)；借閱期間需妥善保管檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、損毀檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁復(fù)制、拍攝涉密檔案資料；紙質(zhì)檔案原件借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，電子檔案借閱期限一般不超過3個(gè)工作日，因工作需要延長(zhǎng)借閱期限的，需提前1個(gè)工作日向行政部門提交延期申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后可延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)限不超過原借閱期限；借閱的檔案資料需按時(shí)歸還，歸還時(shí)檔案管理人員需核查檔案完整性、完好性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，更新借閱臺(tái)賬。第二十條檔案利用與復(fù)制管理。因工作需要復(fù)制檔案資料的，需在《檔案資料借閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制用途與數(shù)量，經(jīng)行政部門審核同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋檔案證明章；復(fù)制涉密檔案資料的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，復(fù)制完成后需對(duì)復(fù)制過程進(jìn)行記錄，多余復(fù)制件需及時(shí)銷毀。檔案資料利用過程中，需確保檔案信息安全，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容中的商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)數(shù)據(jù)等敏感信息。第二十一條借閱異常處理。借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、破損、涂改的，借閱人需立即向行政部門及所在部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，說明情況；行政部門需及時(shí)開展調(diào)查，明確責(zé)任，根據(jù)檔案資料的重要程度采取補(bǔ)救措施（如補(bǔ)制、修復(fù)等）；造成檔案資料損毀或泄露的，按本制度相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。第六章檔案資料的銷毀管理第二十二條銷毀條件與范圍。符合以下條件的檔案資料可啟動(dòng)銷毀流程：已達(dá)到規(guī)定保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的；經(jīng)復(fù)核確認(rèn)無(wú)需延長(zhǎng)保管期限的；檔案資料原件損毀嚴(yán)重、無(wú)法修復(fù)，且有完整復(fù)制件的；因業(yè)務(wù)調(diào)整、項(xiàng)目終止，已無(wú)保存意義的臨時(shí)檔案資料。嚴(yán)禁銷毀未達(dá)到保管期限、仍有保存價(jià)值或涉及未了結(jié)業(yè)務(wù)、法律糾紛的檔案資料；核心項(xiàng)目案例檔案、涉密檔案即使達(dá)到保管期限，需經(jīng)總經(jīng)理審批后再?zèng)Q定是否銷毀。第二十三條銷毀申請(qǐng)與審批流程。檔案銷毀需嚴(yán)格遵守以下流程：行政部門檔案管理人員對(duì)達(dá)到保管期限的檔案資料進(jìn)行梳理，填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息，附《檔案保管期限復(fù)核表》；提交行政部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門（涉及財(cái)務(wù)檔案）、法務(wù)部門（涉及法律相關(guān)檔案）專項(xiàng)審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；大額或重要檔案資料銷毀需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過；涉密檔案銷毀需額外經(jīng)保密工作負(fù)責(zé)人審核。第二十四條銷毀實(shí)施規(guī)范。檔案銷毀需由行政部門牽頭，聯(lián)合內(nèi)部審計(jì)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門開展，實(shí)行雙人監(jiān)督銷毀制度：銷毀前需再次核查銷毀檔案清單，確保與審批文件一致；選擇符合規(guī)定的銷毀方式（紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式，電子檔案采用數(shù)據(jù)徹底刪除、硬盤物理銷毀等方式），嚴(yán)禁隨意丟棄或變賣檔案資料；銷毀過程中需做好銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，相關(guān)人員簽字確認(rèn)；銷毀完成后，行政部門及時(shí)更新《檔案管理臺(tái)賬》，核銷銷毀檔案信息。第二十五條銷毀檔案?jìng)浒?。檔案銷毀完成后，《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》、審批文件、銷毀記錄等相關(guān)資料由行政部門歸檔保管，歸檔期限不少于5年，確保銷毀流程可追溯。第七章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第二十六條監(jiān)督檢查機(jī)制。行政部門聯(lián)合內(nèi)部審計(jì)部門，定期對(duì)檔案資料管理工作開展監(jiān)督檢查，檢查頻率為每季度抽查、每年度全面檢查。檢查內(nèi)容包括：檔案資料收集的及時(shí)性與完整性、整理歸檔的規(guī)范性、保管設(shè)施的安全性與環(huán)境達(dá)標(biāo)情況、借閱利用的合規(guī)性、銷毀流程的規(guī)范性、臺(tái)賬記錄的完整性與準(zhǔn)確性等。檢查完成后形成檢查報(bào)告，明確問題及整改要求，跟蹤整改落實(shí)情況，確保問題閉環(huán)管理。第二十七條考核指標(biāo)體系。公司將檔案資料管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核，核心考核指標(biāo)包括：檔案收集完成率（不低于98%）、歸檔及時(shí)率（不低于95%）、檔案完好率（不低于99%）、借閱流程合規(guī)率（100%）、銷毀流程合規(guī)率（100%）、臺(tái)賬記錄完整率（100%）、涉密檔案保密執(zhí)行情況（無(wú)違規(guī)記錄）。第二十八條表彰