2026年口碑服務公司廢舊調研設備處理管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范口碑服務公司（以下簡稱“公司”）廢舊調研設備的處理工作，建立標準化、流程化的處置機制，保障公司資產安全，防范數(shù)據泄露與環(huán)境風險，提升資源回收利用效率，降低運營成本，依據《中華人民共和國環(huán)境保護法》《中華人民共和國固體廢物污染環(huán)境防治法》《中華人民共和國數(shù)據安全法》等相關法律法規(guī)及公司資產管理規(guī)定，結合調研設備使用實際（如問卷調研設備、數(shù)據采集終端、測量儀器等），特制定本制度。第二條制定依據本制度制定主要依據以下法律法規(guī)及相關要求：（一）《中華人民共和國環(huán)境保護法》；（二）《中華人民共和國固體廢物污染環(huán)境防治法》；（三）《中華人民共和國數(shù)據安全法》；（四）《中華人民共和國個人信息保護法》；（五）國家及地方關于電子廢棄物、廢舊設備回收處置的相關規(guī)定；（六）公司固定資產管理辦法、數(shù)據安全管理規(guī)范等內部制度。第三條適用范圍本制度適用于公司各業(yè)務部門、各分支機構在調研工作中使用的各類廢舊設備，包括但不限于：調研用計算機、平板電腦、智能手機、數(shù)據采集器、錄音筆、攝像機、測量儀器、打印機、掃描儀及其他與調研工作相關的輔助設備。凡符合本制度定義的廢舊調研設備，其鑒定、登記、處置、歸檔等全流程工作均需遵循本制度規(guī)定。第四條核心定義本制度所稱“廢舊調研設備”，是指符合以下情形之一的調研類設備：（一）達到規(guī)定使用年限，性能衰減無法滿足調研工作基本需求，且維修成本過高的；（二）因意外損壞、故障等原因無法修復，或修復后仍存在安全隱患的；（三）技術迭代淘汰，無法適配現(xiàn)有調研系統(tǒng)或業(yè)務需求的；（四）經專業(yè)鑒定，繼續(xù)使用可能導致數(shù)據泄露、安全事故或不符合行業(yè)標準的；（五）其他因公司經營發(fā)展需要，需進行處置的調研設備。第五條基本原則（一）依法合規(guī)原則。廢舊調研設備處理全過程嚴格遵守相關法律法規(guī)要求，確保處置方式、流程符合環(huán)保、數(shù)據安全等規(guī)定，杜絕違規(guī)處置行為。（二）安全優(yōu)先原則。優(yōu)先保障數(shù)據安全與環(huán)境安全，處置前必須完成設備內調研數(shù)據、客戶信息等敏感數(shù)據的徹底清除，選擇符合環(huán)保要求的處置渠道，防范安全風險。（三）公開公正原則。建立透明的處置流程，規(guī)范鑒定、評估、處置等各環(huán)節(jié)操作，確保處置過程可追溯、可監(jiān)督，保障公司資產權益。（四）資源復用原則。在符合安全要求的前提下，優(yōu)先考慮內部調配復用、翻新維修后使用等方式，無法復用的再進行回收處置，提升資源利用效率。（五）權責明晰原則。明確各部門及相關人員在廢舊調研設備處理工作中的職責，確保責任落實到人，避免推諉扯皮。第二章組織架構與職責第六條組織架構公司建立“統(tǒng)一統(tǒng)籌、分級負責、協(xié)同配合”的廢舊調研設備處理組織體系，明確各層級主體職責，確保工作有序推進：（一）行政部。作為廢舊調研設備處理工作的統(tǒng)籌管理部門，牽頭負責制度制定與修訂、處置流程規(guī)范、合作方管理、全流程監(jiān)督及檔案管理。（二）各業(yè)務部門。作為廢舊調研設備的使用部門，負責提出處置申請、配合設備鑒定、完成數(shù)據清理、移交設備及相關資料。（三）財務部。負責對廢舊調研設備進行資產核銷審核、處置價值評估、回收款項管理及賬務處理。（四）信息技術部。負責提供技術支持，協(xié)助完成設備數(shù)據徹底清除、技術性能鑒定及相關設備拆解、檢測工作。（五）質量管控部。負責對廢舊調研設備處理全過程進行監(jiān)督檢查，核查處置流程合規(guī)性、數(shù)據清理徹底性及環(huán)保要求落實情況。（六）專業(yè)處置合作方。經公司審核備案，負責廢舊調研設備的回收、拆解、資源化利用或無害化處置等具體實施工作。第七條核心職責（一）行政部核心職責：制定并動態(tài)更新廢舊調研設備處理管理制度及相關流程細則；組織開展廢舊調研設備的鑒定工作，組建鑒定小組并明確鑒定標準；負責篩選、審核、備案專業(yè)處置合作方，建立合作方管理檔案，定期評估合作質量；統(tǒng)籌協(xié)調廢舊調研設備的收集、存儲、移交等工作，確保處置過程規(guī)范有序；監(jiān)督處置合同的簽訂與履行，核查處置結果的合規(guī)性；負責廢舊調研設備處理全流程資料的收集、整理及歸檔管理；協(xié)調解決處置過程中的跨部門問題，及時向公司管理層匯報重大處置事項。（二）各業(yè)務部門核心職責：定期梳理本部門調研設備使用狀況，對符合廢舊標準的設備及時提出處置申請；填寫《廢舊調研設備處置申請表》，詳細說明設備基本信息、使用年限、報廢原因等內容，并附相關證明材料；在信息技術部指導下，完成設備內調研數(shù)據、客戶信息、業(yè)務資料等敏感數(shù)據的初步清理工作；配合鑒定小組開展設備性能鑒定，提供設備使用記錄、維修記錄等相關資料；按照要求將待處置設備及相關資料移交至行政部指定存儲地點，辦理移交手續(xù)。（三）財務部核心職責：對業(yè)務部門提交的處置申請進行資產核查，確認設備資產歸屬、賬面價值等信息；組織開展廢舊調研設備處置價值評估，確定合理的處置價格或回收款項標準；負責處置回收款項的收取、核算及賬務處理，確保資金管理規(guī)范；完成廢舊調研設備的資產核銷手續(xù)，更新資產臺賬；監(jiān)督處置過程中的資產安全，防范資產流失。（四）信息技術部核心職責：協(xié)助鑒定小組對廢舊調研設備的技術性能、維修可行性等進行專業(yè)鑒定，出具技術鑒定意見；制定設備數(shù)據徹底清除標準及操作流程，指導或直接完成待處置設備內敏感數(shù)據的徹底清除工作，確保數(shù)據無法恢復；對需要拆解、檢測的設備提供技術支持，協(xié)助核查設備內部部件狀況；配合行政部對處置合作方的技術資質進行審核，確保其具備數(shù)據安全處置能力。（五）質量管控部核心職責：對廢舊調研設備處理全流程進行監(jiān)督檢查，重點核查處置申請審核、鑒定流程、數(shù)據清理、合作方資質、處置實施等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；隨機抽查待處置設備的數(shù)據清理效果，確保無敏感數(shù)據殘留；核查處置合作方的環(huán)保處置資質及實際處置過程的環(huán)保合規(guī)性，防范環(huán)境風險；對處置過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時提出整改意見，跟蹤整改落實情況；參與重大處置事項的審核，確保處置工作符合公司質量管控要求。第三章廢舊調研設備處理流程第八條處置申請各業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)符合廢舊標準的調研設備后，需在10個工作日內完成以下工作：（一）由部門資產管理員填寫《廢舊調研設備處置申請表》，詳細填寫設備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用年限、資產編號、賬面價值、使用狀況、報廢原因等信息；（二）附上設備維修記錄、故障檢測報告、技術淘汰證明等相關支撐材料；（三）經部門負責人審核簽字后，將申請表及相關材料提交至行政部。第九條鑒定審核行政部收到處置申請后，需在5個工作日內組織開展鑒定審核工作：（一）組建鑒定小組。鑒定小組由行政部牽頭，成員包括信息技術部技術人員、財務部資產管理員及申請部門負責人，必要時可邀請外部專業(yè)技術人員參與；（二）現(xiàn)場鑒定。鑒定小組對申請?zhí)幹玫脑O備進行現(xiàn)場核查，重點評估設備技術性能、維修可行性、安全隱患、數(shù)據風險及資源利用價值；（三）出具鑒定意見。鑒定小組根據核查結果形成《廢舊調研設備鑒定報告》，明確鑒定結論（可復用、需維修后復用、無法復用需處置）及處置建議，經小組成員簽字確認后反饋至申請部門及財務部；（四）審核審批。行政部將《廢舊調研設備處置申請表》《鑒定報告》及相關材料提交至財務部進行資產審核，審核通過后報公司管理層審批。單筆處置資產價值較大的，需經公司董事會審批。第十條數(shù)據清理經審批同意處置的廢舊調研設備，申請部門需在3個工作日內完成數(shù)據初步清理，并由信息技術部進行數(shù)據徹底清除：（一）申請部門資產管理員對設備內存儲的調研問卷、客戶信息、業(yè)務數(shù)據、內部文檔等敏感信息進行初步刪除、格式化處理；（二）將設備移交至信息技術部，由技術人員按照公司數(shù)據安全管理規(guī)范，采用專業(yè)數(shù)據銷毀工具對設備存儲介質（硬盤、內存卡等）進行徹底清除或物理銷毀，確保數(shù)據無法通過任何技術手段恢復；（三）信息技術部完成數(shù)據清理后，出具《廢舊調研設備數(shù)據清除確認單》，明確清理方式、清理結果及無數(shù)據殘留結論，經技術人員簽字后提交至行政部備案。第十一條登記存儲數(shù)據清理完成后，行政部需在2個工作日內完成以下工作：（一）建立《廢舊調研設備處置臺賬》，詳細記錄設備名稱、型號、資產編號、申請部門、鑒定結論、數(shù)據清理情況、存儲位置、移交時間等信息；（二）將待處置設備存放至公司指定的專用存儲區(qū)域，該區(qū)域需具備防火、防潮、防盜等安全保障措施，由專人負責管理，嚴禁與其他設備混放；（三）對存儲的設備進行定期檢查，記錄設備狀態(tài)，防范設備損壞或丟失。第十二條處置方式選擇行政部根據鑒定結論及公司實際需求，選擇以下合規(guī)的處置方式：（一）內部復用。對于經鑒定可修復或性能仍能滿足其他部門基礎調研需求的設備，由行政部統(tǒng)籌協(xié)調，在公司內部進行調配復用。調配前需由信息技術部完成全面檢測與維修，更新設備資產歸屬信息，并辦理內部移交手續(xù)；（二）翻新維修后復用。對于維修成本較低、維修后可恢復核心性能的設備，由行政部牽頭，委托具備資質的維修機構進行翻新維修，維修完成后經信息技術部檢測合格，可重新分配至相關部門使用或納入備用設備庫；（三）回收處置。對于無法復用的設備，由行政部委托備案的專業(yè)處置合作方進行回收處置，包括資源化利用、無害化拆解等；（四）捐贈處置。對于符合捐贈條件（性能完好、無安全隱患、符合受贈方需求）的設備，經公司管理層審批同意后，可捐贈給公益組織、貧困地區(qū)機構等，捐贈前需完成數(shù)據徹底清除及資產核銷手續(xù)，簽訂捐贈協(xié)議；（五）其他處置方式。因特殊情況需要采用其他處置方式的，需經公司管理層審批同意，并確保符合相關法律法規(guī)要求。第十三條處置實施（一）合作方選擇。行政部從備案的專業(yè)處置合作方中，通過比價、競價等方式選擇具備相應資質、信譽良好、環(huán)保合規(guī)的合作方，必要時可簽訂長期處置協(xié)議；（二）合同簽訂。處置方式確定后，行政部與合作方簽訂正式的處置合同，明確處置范圍、處置標準、數(shù)據安全責任、環(huán)保要求、處置價款、付款方式、違約責任等核心條款；（三）設備移交。行政部組織相關人員與合作方辦理設備移交手續(xù)，填寫《廢舊調研設備移交清單》，詳細列明設備名稱、型號、數(shù)量、資產編號等信息，雙方簽字確認后，合作方將設備運離公司；移交過程中需做好全程記錄，留存相關影像資料；（四）處置實施監(jiān)督。質量管控部與行政部共同對合作方的處置實施過程進行監(jiān)督，重點核查是否按照合同約定及環(huán)保要求開展處置工作，確保處置過程合規(guī)、透明；（五）處置結果確認。合作方完成處置工作后，需向公司提交《處置完成報告》，說明處置方式、處置數(shù)量、資源化利用情況、環(huán)保檢測結果等內容。行政部聯(lián)合質量管控部對處置結果進行核實，確認無誤后出具《處置結果確認單》。第十四條資產核銷與資金管理（一）資產核銷。處置工作完成后，行政部將《處置完成報告》《處置結果確認單》《廢舊調研設備移交清單》等相關材料提交至財務部，財務部依據相關規(guī)定完成資產核銷手續(xù)，更新公司資產臺賬；（二）資金管理。若處置方式為回收處置，合作方需按照合同約定將回收款項足額支付至公司指定賬戶，財務部負責核對收款金額，及時進行賬務處理；若處置過程中產生處置費用，需嚴格按照合同約定及公司財務制度報銷支付；（三）票據管理。財務部需妥善保管處置過程中產生的合同、發(fā)票、收款憑證等票據，確保賬務處理有據可依。第四章合作方管理第十五條合作方資質要求行政部篩選專業(yè)處置合作方時，需嚴格審核以下資質條件：（一）具備獨立法人資格，持有有效的營業(yè)執(zhí)照，經營范圍包含廢舊電子設備回收、處置等相關業(yè)務；（二）具備環(huán)保部門頒發(fā)的《危險廢物經營許可證》或相關環(huán)保處置資質證明，確保處置過程符合環(huán)保要求；（三）具備完善的數(shù)據安全處置體系，擁有專業(yè)的數(shù)據銷毀設備及技術人員，能夠提供數(shù)據徹底清除的證明材料；（四）具備良好的商業(yè)信譽，近3年內無重大違法違規(guī)記錄、環(huán)保處罰記錄或數(shù)據安全事故；（五）具備規(guī)范的處置流程、安全保障措施及應急處置方案；（六）能夠配合公司開展處置過程監(jiān)督，及時提供處置相關資料。第十六條合作方備案與評估（一）備案管理。行政部對審核通過的合作方進行備案，建立《廢舊調研設備處置合作方備案表》，詳細記錄合作方名稱、資質證明、聯(lián)系方式、合作期限、服務范圍等信息，備案材料需妥善歸檔；（二）動態(tài)評估。行政部每年度對備案合作方開展一次綜合評估，評估內容包括處置合規(guī)性、服務質量、數(shù)據安全保障、環(huán)保成效、價格合理性等；（三）合作調整。對評估合格的合作方可繼續(xù)保持合作；對評估不合格、存在違法違規(guī)行為或服務質量不達標的合作方，立即終止合作，從備案名單中移除，并將其列入公司合作黑名單。第五章監(jiān)督管理與獎懲第十七條監(jiān)督檢查機制公司建立廢舊調研設備處理全流程監(jiān)督檢查機制，由質量管控部牽頭，行政部、財務部、信息技術部配合實施：（一）日常監(jiān)督。質量管控部對每筆廢舊調研設備處置業(yè)務進行全程跟蹤，核查處置申請、鑒定、數(shù)據清理、移交、處置等各環(huán)節(jié)的合規(guī)性；（二）定期檢查。行政部聯(lián)合質量管控部每季度對廢舊調研設備處置臺賬、檔案資料、合作方服務質量等進行全面檢查，形成檢查報告上報公司管理層；（三）專項檢查。針對重大處置事項、客戶投訴或發(fā)現(xiàn)的違規(guī)線索，開展專項檢查，深入核查處置過程中的問題，提出整改意見并跟蹤落實；（四）舉報處理。建立舉報渠道，鼓勵員工對廢舊調研設備處理過程中的違規(guī)行為進行舉報，質量管控部對舉報信息及時核查處理，嚴格保密舉報人行信息。第十八條獎勵措施公司建立廢舊調研設備處理激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及個人給予表彰獎勵：（一）對嚴格遵守本制度規(guī)定，及時規(guī)范提交處置申請、配合完成處置工作，且未發(fā)生數(shù)據泄露、資產流失等問題的業(yè)務部門，給予部門績效考核加分；（二）對在設備鑒定、數(shù)據清理、合作方篩選等工作中提出合理化建議，有效提升處置效率、降低處置成本或防范重大風險的個人，給予通報表揚及物質獎勵；（三）對發(fā)現(xiàn)違規(guī)處置行為并及時舉報，為公司挽回損失的員工，給予專項獎勵。第十九條懲處措施存在以下情形之一的，公司將對相關部門或個人予以懲處；情節(jié)嚴重的，依規(guī)追究法律責任：（一）業(yè)務部門未按規(guī)定及時提交處置申請，或隱瞞設備真實狀況、提供虛假材料的，給予部門負責人及相關責任人通報批評，扣減部門績效考核分數(shù)；（二）未按要求完成數(shù)據清理工作，導致敏感數(shù)據泄露的，追究相關部門負責人及直接責任人責任，給予紀律處分；造成公司或客戶損失的，依法承擔賠償責任；（三）未經審批擅自處置廢舊調研設備，或違規(guī)將設備移交無資質合作方處置的，給予相關責任人紀律處分；造成資產流失的，責令賠償損失；（四）行政部、財務部、信息技術部等部門工作人員在處置工作中弄虛作假、徇私舞弊、玩忽職守的，給予通報批評、績效扣分；情節(jié)嚴重的，調離崗位或解除勞動合同；（五）合作方違反處置合同約定，存在違規(guī)處置、數(shù)據泄露、環(huán)保超標等行為的，立即終止合作，追究其違約責任；造成公司損失的，依法追償；（六）違反檔案管理規(guī)定，造成處置資料丟失、損壞或泄露的，追究相關檔案管理人員責任。第六章檔案管理與保密要求第二十條檔案管理行政部負責建立健全廢舊調研設備處理檔案管理制度，對處置全流程產生的相關資料進行系統(tǒng)整理、分類歸檔，確保檔案完整、規(guī)范、安全。檔案主要包括：（一）《廢舊調研設備處置申請表》及相關支撐材料；（二）《廢舊調研設備鑒定報告》及鑒定過程記錄；（三）《廢舊調研設備數(shù)據清除確認單》；（四）《廢舊調研設備處置臺賬》《廢舊調研設備移交清單》；（五）處置合同、合作方資質證明及《處置完成報告