2026年口碑服務(wù)公司公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作，保障公文傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、高效，提升行政辦公效率，確保公司決策部署、工作指令有效落地，維護(hù)公司公文管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營管理情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、各業(yè)務(wù)單元及全體員工涉及的各類公文收發(fā)、登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、歸檔等全流程管理工作。所稱公文包括外部來文（如政府部門、合作單位、行業(yè)機(jī)構(gòu)等發(fā)送的函件、通知、批復(fù)、政策文件等）和內(nèi)部發(fā)文（如公司發(fā)布的通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等）。第三條核心原則（一）合法合規(guī)原則。公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作需嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，符合公文處理的法定要求和程序。（二）及時(shí)高效原則。嚴(yán)格把控公文流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)時(shí)限，確保公文快速傳遞、及時(shí)辦理，避免延誤工作。（三）安全保密原則。建立健全公文保密管理機(jī)制，嚴(yán)防公文內(nèi)容泄露、丟失、損毀，保障公司商業(yè)秘密和工作信息安全。（四）規(guī)范有序原則。公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)全流程實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，確保流程清晰、權(quán)責(zé)明確。（五）全程可追溯原則。對(duì)公文收發(fā)、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔等各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保公文流轉(zhuǎn)軌跡清晰可查。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第四條歸口管理部門公司行政部為公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）制定并修訂公司公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)相關(guān)管理制度、操作規(guī)范及公文格式標(biāo)準(zhǔn)；（二）統(tǒng)籌負(fù)責(zé)公司外部來文的簽收、登記、擬辦、分送及內(nèi)部發(fā)文的審核、用印、分發(fā)、歸檔等工作；（三）負(fù)責(zé)公司公文流轉(zhuǎn)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、跟蹤督辦，確保公文按時(shí)限辦理完畢；（四）管理公司公文用印環(huán)節(jié)，嚴(yán)格審核用印權(quán)限和公文內(nèi)容，確保用印規(guī)范；（五）負(fù)責(zé)公司公文檔案的整理、保管、借閱及銷毀等管理工作；（六）組織開展公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)相關(guān)培訓(xùn)，提升員工公文處理能力和規(guī)范意識(shí)。第五條業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門為公文承辦的責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)本部門承辦公文的接收、辦理、反饋等工作，嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成公文辦理任務(wù)；（二）負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部發(fā)文的擬稿、審核，確保文稿內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范；（三）配合行政部開展公文流轉(zhuǎn)跟蹤、督辦及歸檔等相關(guān)工作，及時(shí)反饋公文辦理進(jìn)展情況；（四）負(fù)責(zé)本部門承辦公文的保密管理，嚴(yán)禁擅自傳播、復(fù)制未公開的公文內(nèi)容。第六條審批人員職責(zé)公司各級(jí)審批人員（部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等）在公文流轉(zhuǎn)過程中的主要職責(zé)包括：（一）對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行及時(shí)審核、批辦，明確辦理意見和辦理時(shí)限；（二）對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見，督促相關(guān)部門整改完善；（三）協(xié)調(diào)解決公文辦理過程中出現(xiàn)的跨部門問題，保障公文辦理工作順利推進(jìn)。第七條員工職責(zé)全體員工在公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作中需遵守以下規(guī)定：（一）嚴(yán)格按照制度要求處理涉及本人的公文，及時(shí)接收、辦理并反饋相關(guān)公文；（二）妥善保管所接觸的公文，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播未公開的公文內(nèi)容，嚴(yán)禁泄露公文涉及的商業(yè)秘密和敏感信息；（三）發(fā)現(xiàn)公文丟失、損毀或存在泄露風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即向行政部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取有效措施補(bǔ)救；（四）積極參加公司組織的公文處理相關(guān)培訓(xùn)，提升自身公文處理能力。第三章公文收發(fā)管理規(guī)范第八條外部來文接收管理（一）簽收。行政部指定專人負(fù)責(zé)外部來文的簽收工作，接收公文時(shí)需核對(duì)發(fā)文單位、公文份數(shù)、是否密封等信息，確認(rèn)無誤后在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。對(duì)于郵寄、快遞送達(dá)的公文，需核對(duì)快遞單號(hào)、封裝完整性，拆封前需做好拆封記錄。（二）登記。簽收后的公文需及時(shí)登記至《外部來文登記表》，詳細(xì)記錄公文編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、公文標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、送達(dá)方式、簽收人、處理情況等信息，確保登記信息完整準(zhǔn)確。（三）初審。行政部對(duì)接收的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查公文內(nèi)容是否清晰、格式是否規(guī)范、是否需要緊急處理、是否涉及保密內(nèi)容等。對(duì)不符合要求的公文，及時(shí)與發(fā)文單位溝通核實(shí)；對(duì)緊急公文，標(biāo)注“急件”標(biāo)識(shí)并優(yōu)先處理。（四）擬辦與分送。行政部根據(jù)公文內(nèi)容和涉及范圍，提出擬辦意見，明確承辦部門、辦理要求和辦理時(shí)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時(shí)將公文分送至承辦部門。分送過程中需做好交接記錄，確保公文準(zhǔn)確送達(dá)。第九條內(nèi)部發(fā)文管理（一）擬稿。各部門根據(jù)工作需要起草內(nèi)部公文時(shí)，需嚴(yán)格按照公司公文格式標(biāo)準(zhǔn)撰寫，確保文稿內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言簡潔、無錯(cuò)別字。擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將公文文稿提交至行政部審核。行政部重點(diǎn)審核公文格式、內(nèi)容規(guī)范性、是否符合相關(guān)制度要求等，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)的公文，需經(jīng)總經(jīng)理終審。（三）用印。經(jīng)審批通過的公文，由行政部按照公司用印管理規(guī)定審核用印權(quán)限，確認(rèn)無誤后加蓋公司公章。用印需清晰、端正，加蓋在公文指定位置，并做好用印記錄。（四）分發(fā)。用印后的公文，由行政部按照審批確定的分發(fā)范圍，及時(shí)分送至相關(guān)部門和人員。分發(fā)時(shí)需做好分發(fā)記錄，確保各接收單位和人員簽字確認(rèn)，避免公文丟失。第四章公文流轉(zhuǎn)管理規(guī)范第十條公文流轉(zhuǎn)基本要求（一）公文流轉(zhuǎn)需按照“擬辦—批辦—承辦—審核—辦結(jié)—?dú)w檔”的流程推進(jìn)，各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵守辦理時(shí)限要求，無特殊情況不得延誤。（二）流轉(zhuǎn)過程中需妥善保管公文，不得隨意放置、轉(zhuǎn)借他人，確保公文安全。涉及保密內(nèi)容的公文，需采取保密措施，嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）各環(huán)節(jié)辦理人員需在公文處理單上簽字確認(rèn)，明確辦理意見和辦理時(shí)間，確保流轉(zhuǎn)軌跡可追溯。第十一條批辦與承辦管理（一）批辦。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)收到擬辦的公文后，需及時(shí)審核并提出批辦意見，明確承辦部門、辦理重點(diǎn)和辦理時(shí)限。對(duì)涉及多個(gè)部門的公文，需明確牽頭承辦部門和配合部門。（二）承辦。承辦部門收到批辦的公文后，需立即指定專人負(fù)責(zé)辦理工作，嚴(yán)格按照批辦意見和辦理時(shí)限推進(jìn)。辦理過程中需主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利開展。對(duì)無法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成辦理的，需提前向行政部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明情況，申請(qǐng)延期并明確延期時(shí)限。（三）協(xié)辦。涉及多個(gè)部門的公文，牽頭承辦部門需主動(dòng)協(xié)調(diào)配合部門開展工作，配合部門需積極支持，按照要求完成相關(guān)工作任務(wù)，確保公文辦理工作協(xié)同推進(jìn)。第十二條傳閱與督辦管理（一）傳閱。需要多個(gè)部門或人員傳閱的公文，由行政部統(tǒng)籌安排傳閱順序，明確傳閱時(shí)限。傳閱人員需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成傳閱，閱后及時(shí)簽署閱知意見并返還行政部，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。（二）督辦。行政部負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)的全程督辦工作，建立《公文督辦臺(tái)賬》，定期梳理公文辦理進(jìn)展情況。對(duì)未按時(shí)限辦理的公文，及時(shí)向承辦部門和相關(guān)人員提醒督促；對(duì)辦理過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第十三條辦結(jié)與反饋管理（一）辦結(jié)。承辦部門完成公文辦理工作后，需形成辦理結(jié)果報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部。行政部對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行核查，確認(rèn)符合辦理要求的，標(biāo)注“辦結(jié)”；不符合要求的，退回承辦部門重新辦理。（二）反饋。行政部將公文辦理結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)文單位（如需），并做好反饋記錄。對(duì)外部來文的辦理結(jié)果，需按照要求形成書面回復(fù)并送達(dá)發(fā)文單位。第五章公文保密與歸檔管理第十四條公文保密管理（一）密級(jí)確定。內(nèi)部發(fā)文涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的，需明確標(biāo)注密級(jí)（秘密、機(jī)密、絕密），由擬稿部門提出密級(jí)建議，經(jīng)行政部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。外部來文標(biāo)注密級(jí)的，嚴(yán)格按照密級(jí)管理要求執(zhí)行。（二）保密措施。涉及保密內(nèi)容的公文，需由專人保管、傳遞，傳遞過程中需采取密封、加密等保密措施。嚴(yán)禁在非保密場所存放保密公文，嚴(yán)禁通過非保密渠道（如個(gè)人郵箱、微信等）傳輸保密公文內(nèi)容。（三）解密與銷毀。保密公文的解密由原確定密級(jí)的部門提出解密建議，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后解密。對(duì)過期、作廢的公文，需按照公司保密管理規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前需登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并做好銷毀記錄。第十五條公文歸檔管理（一）歸檔范圍。所有辦結(jié)的外部來文、內(nèi)部發(fā)文及相關(guān)辦理材料（如辦理結(jié)果報(bào)告、審核意見、用印記錄、分發(fā)記錄等）均需納入歸檔范圍。（二）歸檔時(shí)限。公文辦結(jié)后，行政部需在15個(gè)工作日內(nèi)完成相關(guān)材料的整理歸檔工作，確保歸檔材料完整、規(guī)范。（三）歸檔整理。歸檔公文需按照年度、部門、公文類型等分類整理，編制歸檔目錄，標(biāo)注歸檔編號(hào)，妥善存放至檔案柜。電子公文需同步歸檔至公司電子檔案管理系統(tǒng)，做好備份工作。（四）檔案借閱。各部門因工作需要借閱公文檔案時(shí)，需填寫《公文檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部審批后，在指定地點(diǎn)查閱。借閱期間需妥善保管檔案，不得涂改、損毀、復(fù)制，借閱完畢后及時(shí)歸還。（五）保存期限。公文檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般公文檔案保存期限不少于5年，涉及重大事項(xiàng)、保密內(nèi)容的公文檔案保存期限不少于10年；超過保存期限的公文檔案，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后按規(guī)定銷毀。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督檢查行政部每月對(duì)公司公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作開展一次常規(guī)檢查，每季度開展一次專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查公文收發(fā)登記完整性、流轉(zhuǎn)流程規(guī)范性、辦理時(shí)限遵守情況、保密管理落實(shí)情況、歸檔及時(shí)性等。檢查結(jié)果形成檢查報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)。鼓勵(lì)員工對(duì)違反本制度的公文處理行為進(jìn)行舉報(bào)，行政部對(duì)舉報(bào)信息及時(shí)核查處理，并為舉報(bào)人保密。第十七條考核評(píng)價(jià)公司將公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作納入各部門及相關(guān)人員年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括公文辦理及時(shí)性、流轉(zhuǎn)規(guī)范性、歸檔完整性、保密工作落實(shí)情況等。對(duì)公文處理工作成效顯著的部門和個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未達(dá)到考核要求的，扣減相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。第十八條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，公司根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：（一）情節(jié)較輕的，給予警告處分，責(zé)令限期整改，并由相關(guān)責(zé)任人作出書面檢查；（二）情節(jié)較重的，給予記過處分，扣發(fā)相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效獎(jiǎng)金；造成公文丟失、損毀或輕微信息泄露的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失；（三）情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職或解除勞動(dòng)合同處分；造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重信息泄露的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；構(gòu)成違