2026年口碑服務(wù)公司監(jiān)管部門檢查應(yīng)對管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司應(yīng)對各類監(jiān)管部門檢查的工作流程，明確各部門及崗位的職責分工，提升檢查應(yīng)對工作的主動性、規(guī)范性與高效性，確保檢查工作順利推進，保障公司合法合規(guī)經(jīng)營，維護公司品牌聲譽與經(jīng)營秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門及全體員工，覆蓋各類監(jiān)管部門（包括行業(yè)主管部門、市場監(jiān)管部門、稅務(wù)部門、安全監(jiān)管部門、數(shù)據(jù)監(jiān)管部門等）開展的各類檢查工作，包括日常巡查、專項檢查、突擊檢查、合規(guī)核查等。第三條監(jiān)管檢查應(yīng)對核心原則：堅持“合法合規(guī)、主動配合、實事求是、高效規(guī)范”的原則，以保障檢查工作順利開展為目標，提前籌備、精準對接、快速響應(yīng)，確保向監(jiān)管部門提供的資料真實、準確、完整，及時整改檢查發(fā)現(xiàn)的問題，持續(xù)提升公司合規(guī)管理水平。第四條公司成立監(jiān)管檢查應(yīng)對工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負責人擔任組長，分管合規(guī)工作的負責人擔任副組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司監(jiān)管檢查應(yīng)對工作，審定應(yīng)對方案，解決重大問題，對接監(jiān)管部門重要溝通事項。第五條公司合規(guī)管理部門（或指定職能部門，下同）為監(jiān)管檢查應(yīng)對工作的日常辦事機構(gòu)，負責落實領(lǐng)導(dǎo)小組的決策部署，牽頭組織檢查籌備、現(xiàn)場配合、資料整理、問題整改、后續(xù)跟進等具體工作；各業(yè)務(wù)部門按職責分工配合完成相關(guān)工作，確保檢查應(yīng)對各環(huán)節(jié)無縫銜接。第六條全體員工需樹立合規(guī)意識與責任意識，熟悉本制度要求，積極配合監(jiān)管檢查應(yīng)對工作；對檢查過程中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息，嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁擅自泄露。第二章檢查前準備工作第七條日常合規(guī)自查與資料歸檔：（一）各部門需建立日常合規(guī)自查機制，對照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及公司管理制度，定期開展合規(guī)自查工作（每月至少1次），及時發(fā)現(xiàn)并整改本部門存在的合規(guī)風險隱患，形成自查記錄與整改臺賬。（二）建立規(guī)范的資料歸檔制度，各部門按要求對各類經(jīng)營管理資料進行分類、整理、歸檔，包括業(yè)務(wù)合同、客戶信息檔案、財務(wù)憑證、員工檔案、合規(guī)管理制度、培訓(xùn)記錄、安全防護記錄等；確保資料完整、有序、可追溯，存放安全，便于檢查時快速調(diào)取。（三）合規(guī)管理部門每季度組織開展全公司合規(guī)自查匯總工作，梳理各部門自查情況與整改落實情況，形成公司合規(guī)自查報告；針對共性問題與重大風險隱患，督促相關(guān)部門限期整改，完善管理制度與流程。第八條檢查信息對接與應(yīng)對方案制定：（一）接到監(jiān)管部門檢查通知后，合規(guī)管理部門需第一時間與監(jiān)管部門對接，準確記錄檢查的時間、地點、檢查范圍、檢查內(nèi)容、檢查方式、所需資料清單及對接人員信息等關(guān)鍵事項，及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檢查信息，組織相關(guān)部門召開檢查應(yīng)對籌備會議，分析檢查重點，明確各部門職責分工，制定詳細的應(yīng)對方案；方案需包括接待流程、資料準備清單、現(xiàn)場配合人員、問題應(yīng)答原則、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。（三）若監(jiān)管部門開展突擊檢查，未提前通知的，現(xiàn)場接待人員需第一時間核實監(jiān)管部門身份信息與檢查權(quán)限，做好登記記錄，同時立即向合規(guī)管理部門及領(lǐng)導(dǎo)小組匯報；領(lǐng)導(dǎo)小組快速啟動應(yīng)急應(yīng)對機制，組織相關(guān)部門人員緊急到位，配合開展檢查工作。第九條資料準備與人員培訓(xùn)：（一）合規(guī)管理部門根據(jù)應(yīng)對方案與監(jiān)管部門要求的資料清單，牽頭組織各相關(guān)部門整理、匯總所需資料；資料整理過程中需嚴格審核，確保資料真實、準確、完整，符合監(jiān)管要求；對需要補充完善的資料，督促相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)完成。（二）對整理完成的資料，按檢查內(nèi)容分類裝訂，標注清晰，安排專人負責保管與交接；涉及敏感信息的資料，需采取必要的保密措施，嚴格控制查閱范圍。（三）合規(guī)管理部門組織開展檢查應(yīng)對專項培訓(xùn)，針對檢查重點內(nèi)容、應(yīng)答話術(shù)規(guī)范、溝通禮儀、保密要求等進行培訓(xùn)；明確現(xiàn)場配合人員的職責與工作要求，確保相關(guān)人員熟悉檢查流程與應(yīng)對要點，能夠準確、規(guī)范地配合檢查。第三章檢查現(xiàn)場配合工作第十條現(xiàn)場接待與流程銜接：（一）檢查現(xiàn)場由領(lǐng)導(dǎo)小組指定專人擔任總協(xié)調(diào)人，負責統(tǒng)籌現(xiàn)場配合工作；安排專人負責接待工作，熱情、禮貌地迎接監(jiān)管檢查人員，核實并登記檢查人員身份信息、檢查文書等，引導(dǎo)至指定接待場所。（二）總協(xié)調(diào)人向監(jiān)管檢查人員簡要介紹公司基本情況及檢查應(yīng)對工作準備情況，按監(jiān)管要求提供相關(guān)資料；如需現(xiàn)場核查業(yè)務(wù)流程、辦公場所、設(shè)施設(shè)備等，安排相關(guān)部門負責人陪同，做好引導(dǎo)與講解工作。（三）建立現(xiàn)場溝通機制，安排專人負責記錄監(jiān)管檢查人員提出的問題、意見及要求，準確填寫檢查現(xiàn)場記錄表；對監(jiān)管人員提出的疑問，由指定人員按應(yīng)答原則進行解答，確?；卮饻蚀_、簡潔、合規(guī)，不得隨意夸大或隱瞞信息。第十一條資料提供與現(xiàn)場核查配合：（一）向監(jiān)管檢查人員提供資料時，需履行資料交接手續(xù)，填寫資料交接清單，由雙方簽字確認；監(jiān)管人員查閱資料過程中，如需協(xié)助查找相關(guān)內(nèi)容，安排專人配合，不得無故拖延或拒絕。（二）若監(jiān)管檢查人員需要現(xiàn)場核查業(yè)務(wù)操作、客戶服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲、安全防護等情況，相關(guān)部門需提前做好準備，安排熟悉業(yè)務(wù)的人員現(xiàn)場演示與講解，如實反映實際工作情況；對核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，不回避、不推諉，主動說明情況。（三）檢查過程中，若監(jiān)管部門需要提取相關(guān)資料復(fù)印件或電子數(shù)據(jù)，需經(jīng)總協(xié)調(diào)人審核同意后，按規(guī)定流程復(fù)印、提取，并在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”及出處，加蓋公司公章；電子數(shù)據(jù)提取需確保數(shù)據(jù)完整、未被篡改，做好數(shù)據(jù)提取記錄。第十二條現(xiàn)場問題應(yīng)對與溝通協(xié)調(diào)：（一）檢查現(xiàn)場若監(jiān)管部門指出公司存在的問題，相關(guān)部門人員需認真傾聽，詳細記錄問題內(nèi)容，不得與監(jiān)管檢查人員發(fā)生爭執(zhí)；對能夠當場解釋說明的，按事實如實解釋；對需要進一步核實的，說明將在后續(xù)核查后反饋。（二）若檢查過程中出現(xiàn)爭議事項或復(fù)雜問題，現(xiàn)場人員不得擅自表態(tài)，需及時向總協(xié)調(diào)人及領(lǐng)導(dǎo)小組匯報；領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員研究后，與監(jiān)管檢查人員進行溝通協(xié)調(diào)，提出合理的意見與建議，爭取監(jiān)管部門的理解與支持。（三）檢查現(xiàn)場需保持秩序井然，相關(guān)部門人員需堅守崗位，配合檢查工作；無關(guān)人員不得進入檢查現(xiàn)場，避免影響檢查工作正常開展。第四章檢查后問題整改與跟進工作第十三條檢查情況匯總與問題梳理：（一）檢查工作結(jié)束后，合規(guī)管理部門牽頭組織相關(guān)部門對檢查情況進行全面匯總，整理檢查現(xiàn)場記錄、監(jiān)管部門提出的問題清單、意見建議等資料，形成檢查情況匯總報告，上報領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組組織召開專題會議，對監(jiān)管部門指出的問題進行深入分析，明確問題性質(zhì)、整改責任主體、整改要求及整改期限；對重大問題，成立專項整改工作組，統(tǒng)籌推進整改工作。（三）合規(guī)管理部門根據(jù)會議決議，制定詳細的問題整改方案，明確各問題的整改措施、責任部門、責任人、完成時限及驗收標準，確保整改工作有據(jù)可依、有序推進。第十四條問題整改落實與跟蹤：（一）各責任部門需嚴格按照整改方案要求，扎實推進整改工作，按時完成整改任務(wù)；整改過程中，需做好整改記錄，收集整改相關(guān)的證明材料（如修訂后的制度、培訓(xùn)記錄、整改前后對比資料等）。（二）合規(guī)管理部門負責對整改工作進行全程跟蹤監(jiān)督，定期檢查各責任部門的整改落實情況，及時掌握整改進度；對整改過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決，確保整改工作不打折扣、不走過場。（三）整改任務(wù)完成后，各責任部門需向合規(guī)管理部門提交整改完成報告及相關(guān)證明材料；合規(guī)管理部門組織對整改情況進行驗收，驗收合格的，方可銷號；驗收不合格的，責令責任部門限期重新整改，直至驗收合格。第十五條整改報告提交與后續(xù)對接：（一）合規(guī)管理部門匯總各部門整改情況，形成公司整體整改報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意后，按監(jiān)管部門要求的時間與方式提交；整改報告需如實反映問題整改情況，包括問題概述、整改措施、整改成效、下一步改進計劃等內(nèi)容。（二）整改報告提交后，合規(guī)管理部門安排專人負責與監(jiān)管部門保持溝通，及時了解監(jiān)管部門對整改報告的反饋意見；若監(jiān)管部門提出進一步整改要求，及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報，組織相關(guān)部門落實后續(xù)整改工作。（三）對監(jiān)管部門要求長期跟蹤整改的問題，建立長效跟蹤機制，定期向監(jiān)管部門匯報整改進展情況，確保問題徹底整改到位，持續(xù)提升公司合規(guī)經(jīng)營水平。第十六條總結(jié)復(fù)盤與制度優(yōu)化：（一）每次監(jiān)管檢查應(yīng)對工作結(jié)束后，合規(guī)管理部門牽頭組織相關(guān)部門開展總結(jié)復(fù)盤工作，梳理檢查應(yīng)對工作中的經(jīng)驗與不足，分析問題產(chǎn)生的深層原因，形成總結(jié)復(fù)盤報告。（二）根據(jù)總結(jié)復(fù)盤結(jié)果，針對檢查中發(fā)現(xiàn)的制度漏洞、流程缺陷等問題，督促相關(guān)部門修訂完善公司管理制度與業(yè)務(wù)流程，健全合規(guī)管理體系；同時，優(yōu)化檢查應(yīng)對工作機制，提升公司應(yīng)對監(jiān)管檢查的整體能力。（三）將監(jiān)管檢查應(yīng)對工作情況及總結(jié)復(fù)盤結(jié)果納入公司內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)容，組織全體員工學(xué)習(xí)，強化全員合規(guī)意識與責任意識，避免類似問題再次發(fā)生。第五章監(jiān)督管理與考核問責第十七條監(jiān)督管理機制：（一）領(lǐng)導(dǎo)小組負責對監(jiān)管檢查應(yīng)對工作的全過程進行監(jiān)督，檢查各部門職責履行情況、應(yīng)對方案落實情況、問題整改完成情況等；對發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促整改，確保各項工作按要求推進。（二）合規(guī)管理部門負責日常監(jiān)督工作，定期檢查各部門日常合規(guī)自查情況、資料歸檔情況等，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題；對監(jiān)管檢查應(yīng)對工作中的各項工作進行跟蹤記錄，形成監(jiān)督臺賬。（三）建立信息反饋機制，各部門在監(jiān)管檢查應(yīng)對工作中遇到的問題與困難，需及時向合規(guī)管理部門及領(lǐng)導(dǎo)小組反饋；鼓勵員工對檢查應(yīng)對工作中的違規(guī)行為、不作為現(xiàn)象進行舉報。第十八條考核評估標準：（一）監(jiān)管檢查應(yīng)對工作考核納入各部門及員工的績效考核體系，考核指標包括日常合規(guī)自查落實情況、資料歸檔規(guī)范性、檢查配合積極性與規(guī)范性、問題整改及時性與有效性、信息反饋準確性等。（二）考核方式采用日常檢查與專項考核相結(jié)合、定量指標與定性評估相結(jié)合的方式，確?？己私Y(jié)果客觀、公正；考核結(jié)果與部門績效、員工薪酬、評優(yōu)評先、崗位晉升等直接掛鉤。第十九條問責措施：（一）對在監(jiān)管檢查應(yīng)對工作中，未按制度要求開展工作、未履行崗位職責、配合不力的部門與個人，視情節(jié)輕重予以約談提醒、通報批評、扣減績效考核分數(shù)等處理。（二）因工作失誤、弄虛作假、隱瞞不報、拒絕配合等行為，導(dǎo)致檢查工作無法順利開展，或給公司造成不良影響、經(jīng)濟損失、行政處罰的，追究相關(guān)部門負責人及直接責任人的責任；情節(jié)嚴重的，按公司紀律處分規(guī)定處理；