會議紀(jì)要編寫及執(zhí)行跟進(jìn)工具模板適用工作場景部門例會（如周會、月度工作推進(jìn)會）項目專題會（如項目啟動會、階段復(fù)盤會、問題解決會）跨部門協(xié)調(diào)會（如資源對接、流程優(yōu)化研討會）臨時性工作會議（如緊急任務(wù)部署、突發(fā)問題處理會）通過規(guī)范記錄會議內(nèi)容并明確執(zhí)行責(zé)任，保證會議成果落地，提升團(tuán)隊協(xié)作效率。會議紀(jì)要與執(zhí)行跟進(jìn)全流程步驟一、會前準(zhǔn)備：明確會議目標(biāo)與框架確認(rèn)會議基本信息提前與主持人溝通，明確會議主題、目的（如“明確Q3項目分工”“解決XX流程卡點”）、預(yù)計時長及核心議題。確定參會人員范圍（決策人、執(zhí)行人、相關(guān)協(xié)作方），提前發(fā)送會議通知，附上議程（如有需提前準(zhǔn)備的資料，一并發(fā)送）。準(zhǔn)備記錄工具電子版：提前創(chuàng)建會議紀(jì)要文檔（可使用本模板），或準(zhǔn)備協(xié)作文檔（如騰訊文檔、飛書文檔）供實時編輯。紙質(zhì)版：準(zhǔn)備會議記錄本、筆，提前標(biāo)注議程要點，方便快速記錄。二、會中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與行動項記錄基礎(chǔ)信息會議開始后，第一時間記錄會議名稱、日期、時間、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人、參會人員（含部門/職務(wù)）、缺席人員及原因（如有）。逐項記錄議程內(nèi)容按議程順序記錄每個議題的討論要點，重點關(guān)注：問題背景：議題提出的緣由、當(dāng)前現(xiàn)狀（如“當(dāng)前項目進(jìn)度滯后30%，主要因XX環(huán)節(jié)資源不足”）。不同觀點：參會人員的主要意見分歧（如“部門A建議優(yōu)先開發(fā)功能X，部門B認(rèn)為應(yīng)先解決Y問題”）。最終決議：經(jīng)討論達(dá)成的共識或決策結(jié)果（需明確“由誰決策”，如“經(jīng)*總確認(rèn)，優(yōu)先推進(jìn)Y問題解決”）。梳理行動項（核心環(huán)節(jié)）對會議中明確的待辦任務(wù)，單獨記錄“行動項”，需包含：任務(wù)描述：具體要做什么（避免模糊表述，如“完成需求分析”改為“輸出《XX項目需求分析文檔（V1.0）》”）。負(fù)責(zé)人：明確到具體姓名（用“”代替，如“明”“*芳”），避免“相關(guān)部門”“負(fù)責(zé)人”等模糊表述。截止時間：精確到“年/月/日/時”（如“2023-10-1517:00”），若需階段性成果，需標(biāo)注里程碑節(jié)點。所需支持：如需他人或部門配合，需注明（如“需*部門提供XX數(shù)據(jù)支撐”）。三、會后整理：形成規(guī)范紀(jì)要與分發(fā)整理紀(jì)要初稿會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會中記錄整理紀(jì)要，保證：語言簡潔客觀，避免口語化表述（如“我覺得”改為“綜合討論認(rèn)為”）。決議與行動項分開展示，行動項按優(yōu)先級或時間順序排序。對未明確的后續(xù)事宜（如“需進(jìn)一步調(diào)研XX問題”），標(biāo)注“待跟進(jìn)”并明確負(fù)責(zé)人。審核與確認(rèn)將初稿提交主持人審核，重點核對決議準(zhǔn)確性、行動項完整性及責(zé)任人一致性。根據(jù)審核意見修改后，發(fā)送給參會人員確認(rèn)（可通過郵件或即時通訊工具），確認(rèn)后定稿。分發(fā)與歸檔定稿紀(jì)要在1個工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)協(xié)作方，抄送部門領(lǐng)導(dǎo)及項目組（如涉及）。按公司規(guī)定將紀(jì)要歸檔（如至共享文件夾、OA系統(tǒng)），注明“會議紀(jì)要+日期+主題”，方便后續(xù)查閱。四、執(zhí)行跟進(jìn)：保證任務(wù)落地閉環(huán)建立跟蹤機(jī)制行動項負(fù)責(zé)人需在截止日前1天，主動向記錄人或項目組反饋進(jìn)度（通過即時通訊工具或周報同步）。記錄人每周更新《行動項跟蹤表》（見模板表格），標(biāo)注狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期），對延期項注明原因及新計劃。定期復(fù)盤與催辦對跨周期任務(wù)（如持續(xù)1周以上的行動項），每周召開10-15分鐘“短會”或在線同步進(jìn)度，及時解決執(zhí)行中的卡點。對臨近截止日期未完成的任務(wù)，記錄人提前1天提醒負(fù)責(zé)人；若逾期未完成，需向主持人匯報原因及補(bǔ)救措施。閉環(huán)管理行動項完成后，負(fù)責(zé)人需提交成果物（如文檔、數(shù)據(jù)、方案）至記錄人，記錄人在《行動項跟蹤表》中標(biāo)注“已完成”及實際完成時間。對未按期完成的任務(wù)，需在下次會議中復(fù)盤原因，明確下一步計劃，避免“議而不決、決而不行”。會議紀(jì)要及執(zhí)行跟進(jìn)模板表單會議基本信息會議名稱例：2023年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會日期2023-09-25時間14:00-16:00地點/線上平臺3號會議室/騰訊會議（會議號：XXX）主持人*華記錄人*玲參會人員華（產(chǎn)品總監(jiān)）、明（研發(fā)經(jīng)理）、芳（設(shè)計主管）、剛（市場專員）缺席人員及原因*磊（客戶拜訪，提前報備）會議主題確定Q3核心功能開發(fā)優(yōu)先級及資源分配會議議程與討論記錄—————序號議題討論要點決議內(nèi)容1Q3功能優(yōu)先級排序明：建議優(yōu)先開發(fā)“用戶畫像模塊”，因可支撐后續(xù)精準(zhǔn)營銷；芳：需先優(yōu)化“UI交互”，當(dāng)前用戶反饋操作復(fù)雜。經(jīng)總確認(rèn)，優(yōu)先級為：①用戶畫像模塊（研發(fā)明負(fù)責(zé)，設(shè)計芳配合）②UI交互優(yōu)化（設(shè)計芳負(fù)責(zé)，研發(fā)*明配合）。2跨部門協(xié)作資源分配剛：市場部需研發(fā)部支持活動頁面開發(fā)，預(yù)計10月初啟動；明：當(dāng)前研發(fā)人力緊張，需協(xié)調(diào)2名前端工程師。由華協(xié)調(diào)，10月1日前增派1名前端工程師（強(qiáng)）加入活動頁面開發(fā)組，*明負(fù)責(zé)對接。行動項跟蹤表—————序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計劃完成時間實際完成時間狀態(tài)備注（所需支持/延期原因）1輸出《用戶畫像模塊需求文檔（V1.0）》*明2023-10-08-進(jìn)行中需*芳提供用戶調(diào)研數(shù)據(jù)支撐2完成Q3核心功能UI交互優(yōu)化方案（含高保真原型）*芳2023-10-10-未開始待*明確認(rèn)需求范圍后啟動3協(xié)調(diào)增派1名前端工程師（*強(qiáng)）加入活動頁面開發(fā)組*華2023-10-01-進(jìn)行中已與HR溝通，*強(qiáng)10月3日到崗4活動頁面開發(fā)需求評審會剛、明2023-10-05-未開始需提前3天發(fā)送需求文檔下次會議安排時間2023-10-1114:00議題①用戶畫像模塊開發(fā)進(jìn)度復(fù)盤②UI交互優(yōu)化方案評審主持人*華參會人員同本次會議（*磊需確認(rèn)參會）附件（如有）1.Q3功能需求清單（V1.0）.pdf2.市場部Q3活動策劃案（摘要）.docx使用過程中的關(guān)鍵要點記錄準(zhǔn)確性優(yōu)先避免主觀臆斷，決議內(nèi)容需經(jīng)主持人確認(rèn)，行動項負(fù)責(zé)人需當(dāng)面或線上核實，保證“誰負(fù)責(zé)、做什么、何時完成”無歧義。行動項“三明確”原則明確任務(wù)：描述具體可執(zhí)行（如“完成市場調(diào)研”改為“輸出《XX行業(yè)競品分析報告》，包含3個核心競品的功能對比”）。明確責(zé)任人：避免“團(tuán)隊”“部門”等集體表述，直接對接個人（如“*華負(fù)責(zé)審批”而非“領(lǐng)導(dǎo)審批”）。明確時間節(jié)點：避免“盡快”“本周內(nèi)”等模糊時間，需標(biāo)注具體日期和時刻（如“2023-10-2012:00前提交”）。跟進(jìn)及時性長期任務(wù)（超過1周）需設(shè)置進(jìn)度同步節(jié)點（如“每周五17:00前提交周報”），記錄人每周更新跟蹤表并同步給參會人員，保證信息透明。閉環(huán)管理意識所有行動項必須標(biāo)注“已完成”或“延期”，未完成的任務(wù)需在下次會議中說明原因，避免“爛尾”；對反復(fù)延期的任