會議記錄與決策跟蹤實施模板一、適用場景與價值本模板適用于各類企業(yè)內部會議的記錄與決策事項的全流程管理，包括但不限于：項目例會、跨部門協調會、專題決策會、月度/季度總結會、問題復盤會等。通過標準化記錄會議信息、明確決策內容與責任分工，可有效解決傳統會議中“議而不決、決而不行、行而不果”的問題，保證會議成果落地，提升團隊協作效率與執(zhí)行力。二、實施步驟詳解（一）會前準備：明確會議目標與框架確定會議核心目標會議發(fā)起人需提前明確會議需解決的核心問題（如“確定Q3產品上線方案”“解決跨部門資源沖突”），避免會議主題發(fā)散。制定會議議程議程需包含：會議主題、時間、地點、參會人、各議題討論時長、預期成果（如“形成3個備選方案”“明確5項行動項”）。議程需提前至少1天發(fā)送給參會人，便于提前準備。準備會議資料收集與會議議題相關的背景資料、數據報表、方案初稿等，提前分發(fā)至參會人，減少現場討論信息不對稱。明確會議角色主持人：把控會議節(jié)奏，引導討論聚焦目標；記錄人：負責實時記錄討論要點、決策事項、行動項（建議由非核心決策人員擔任，保證記錄客觀）；參會人：提前熟悉議程，準備相關意見與資料。（二）會中記錄：精準捕捉關鍵信息記錄會議基本信息按模板表格“會議基本信息”欄填寫會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人（含缺席人員及原因）、列席人員等。按議程記錄討論內容議題討論：記錄各議題的討論要點，包括不同觀點、爭議焦點、關鍵數據（如“建議采用方案A，預計成本降低15%，但提出需評估技術風險”）；結論與共識：提煉各議題的最終結論（需明確“一致同意”“多數同意”“暫緩討論”等狀態(tài)）；決策事項：對需形成決策的內容，記錄“決策編號、決策內容、決策依據、決策人”（如“決策D001：同意Q3產品上線時間為9月30日，依據為用戶調研數據顯示80%需求已滿足”）。明確行動項對需執(zhí)行的任務，逐項記錄“任務描述、負責人、協助人、完成時限、交付物”（如“行動項A003：完成技術風險評估報告，負責人，協助人，完成時限8月15日，交付物：風險評估報告（含風險應對預案）”）。確認會議成果會議結束前，主持人需帶領參會人回顧記錄內容，確認決策事項、行動項、完成時限等關鍵信息無遺漏、無歧義，參會人簽字確認。（三）會后整理：24小時內完成記錄分發(fā)與歸檔整理會議記錄記錄人需在會議結束后24小時內，根據會議筆記整理正式會議記錄，保證內容準確、語言簡潔、重點突出（避免口語化表述，如“我覺得”改為“*提出”）。審核與分發(fā)會議記錄需經主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人、相關協作部門及上級領導（抄送方式建議為郵件+企業(yè)協作平臺，保證可追溯）。歸檔管理會議記錄（含原始筆記、審核版、最終版）需按“年份-月份-會議類型”分類歸檔（如“2024-08-項目例會”），保存期限不少于2年，便于后續(xù)查閱與復盤。（四）跟蹤執(zhí)行：建立閉環(huán)管理機制建立決策跟蹤表以會議記錄中的“決策事項”和“行動項”為核心，單獨建立《決策跟蹤表》（見模板表格），明確“當前狀態(tài)”（如“未開始/進行中/已完成/已延期”）、“實際完成時間”“延期原因”“完成質量評價”。定期跟進與提醒責任人需在行動項到期前3天、1天分別收到記錄人或協作平臺的提醒；主持人/部門負責人需每周/每月召開簡短復盤會，重點關注逾期未完成的行動項，協調解決執(zhí)行中的障礙（如資源不足、跨部門協作問題）。閉環(huán)反饋行動項完成后，責任人需及時提交交付物至記錄人，記錄人在2個工作日內完成質量驗收，并在《決策跟蹤表》中更新狀態(tài)，形成“記錄-執(zhí)行-反饋-閉環(huán)”的完整管理鏈路。三、會議記錄與決策跟蹤表（模板）（一）會議基本信息項目內容會議名稱例：項目Q3進度協調會會議時間2024年8月10日14:00-16:00會議地點公司3號會議室/線上會議（騰訊會議ID：*）主持人*記錄人*參會人、、（共5人）缺席人員及原因（因出差請假）列席人員（技術部支持人員）會議目標1.同步Q3項目進度；2.解決跨部門資源沖突；3.明確下階段關鍵行動項（二）會議議程與討論記錄議題序號議題名稱討論要點結論/共識1Q3項目進度同步：目前開發(fā)完成60%，測試階段滯后3天；：測試資源不足，需增加1名測試工程師1.開發(fā)部在8月13日前完成剩余功能開發(fā)；2.人力資源部在8月12日前調配測試工程師到位2跨部門資源沖突：市場部提前宣傳的產品功能與開發(fā)部未完成的功能存在信息差；：需統一口徑成立專項小組（組長，組員、），8月14日前確定對外宣傳方案，經審核后執(zhí)行3下階段關鍵行動項-完成技術風險評估（負責人）-修訂用戶手冊（負責人）-籌備發(fā)布會（負責人*）詳見“行動項清單”（三）決策事項清單決策編號決策內容決策依據決策人完成時限當前狀態(tài)D001Q3產品上線時間確定為9月30日用戶調研需求滿足度達85%，競品已進入測試階段*9月30日已確認D002增撥10萬元測試資源預算當前測試資源缺口導致進度滯后3天，需外部采購測試服務*、8月15日已確認（四）行動項清單行動項編號任務描述負責人協助人完成時限交付物當前狀態(tài)實際完成時間備注A001完成剩余功能開發(fā)*8月13日功能模塊測試報告進行中-需聯調市場部接口A002調配1名測試工程師到位*-8月12日人員到崗通知已完成8月12日-A003確定對外宣傳方案并審核*、8月14日宣傳方案（V1.0）及審核意見進行中-待*反饋（五）下次會議安排項目內容下次會議名稱項目Q3進度復盤會計劃時間2024年8月17日10:00-11:30議題1.檢查本次行動項完成情況；2.評估測試資源調配效果；3.確認發(fā)布會籌備進度四、使用要點與注意事項（一）記錄準確性原則討論內容需客觀呈現，避免記錄人主觀臆斷（如“反對方案”需記錄為“提出方案存在風險，暫不建議采用”）；決策事項、行動項的“負責人”“完成時限”需經當事人確認，避免責任模糊。（二）行動項可量化原則任務描述需具體（如“完成用戶手冊修訂”改為“完成用戶手冊第3-5章的修訂，新增功能操作說明”）；完成時限需明確到“日”，避免“盡快”“本周內”等模糊表述。（三）跟蹤持續(xù)性原則決策跟蹤表需動態(tài)更新，建議由記錄人或指定專人每周更新狀態(tài)，逾期未完成的行動項需標注“延期原因”及“新完成時限”；對于跨周期決策（如項目上線），需在月度/季度總結會中單獨復盤決策執(zhí)行效果。（四）保密與權限管理涉及公司戰(zhàn)略、敏感信息的會議