合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具（合同履行保障版）一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)及組織在合同履行全流程中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，尤其適用于需高頻跟進(jìn)履約進(jìn)度、防控履約風(fēng)險(xiǎn)的場景，包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等，需監(jiān)控交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)；項(xiàng)目合作類合同：軟件開發(fā)、工程建設(shè)、聯(lián)合研發(fā)等，需跟蹤里程碑進(jìn)度、成果交付、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；銷售/服務(wù)類合同：產(chǎn)品銷售、長期服務(wù)（如運(yùn)維、咨詢）等，需保證服務(wù)響應(yīng)、售后支持、回款效率；跨境合作類合同：涉及不同法律體系、跨境支付的合同，需關(guān)注匯率變動(dòng)、合規(guī)性、履約主體資質(zhì)等特殊風(fēng)險(xiǎn)。涉及部門包括業(yè)務(wù)部門（對接履約需求）、法務(wù)部門（審核條款合規(guī)性）、財(cái)務(wù)部門（監(jiān)控付款/收款）、風(fēng)控部門（識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)）及檔案管理部門（全程存檔），通過跨部門協(xié)同保障合同順利履行。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同簽訂前：履約風(fēng)險(xiǎn)前置防控目標(biāo)：通過源頭審核，避免合同條款存在履約障礙，明確雙方權(quán)利義務(wù)。履約可行性評估業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合技術(shù)/生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)等部門，評估合同標(biāo)的（如產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)）的可實(shí)現(xiàn)性，包括產(chǎn)能、技術(shù)儲(chǔ)備、成本預(yù)算等；輸出《合同履約可行性評估表》，明確“可實(shí)現(xiàn)”“部分可實(shí)現(xiàn)（需附加條件）”“不可實(shí)現(xiàn)”結(jié)論，附風(fēng)險(xiǎn)評估說明（如技術(shù)瓶頸、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)）。合同條款合規(guī)性審核法務(wù)部門重點(diǎn)審核：履約期限、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)等核心條款是否清晰、可量化（如“驗(yàn)收合格后5個(gè)工作日內(nèi)付款”而非“盡快付款”）；違約責(zé)任是否對等（如雙方逾期履約的違約金比例是否合理）、爭議解決方式是否明確（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；特殊條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力）是否符合行業(yè)慣例及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。輸出《合同條款審核意見表》，對存在爭議的條款標(biāo)注“修改建議”“風(fēng)險(xiǎn)提示”，經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)后與對方協(xié)商調(diào)整。履約主體資格審查采購/業(yè)務(wù)部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等公開渠道（或第三方征信機(jī)構(gòu)）核查對方主體資格：企業(yè)是否存續(xù)、有無經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄；合同履行人是否為法定代表人或授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書，載明授權(quán)范圍、期限）；特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥、建筑）是否具備相關(guān)資質(zhì)許可證。核查結(jié)果記錄《履約主體資格審查表》，對高風(fēng)險(xiǎn)主體（如失信企業(yè)、無資質(zhì)企業(yè)）需上報(bào)風(fēng)控部門評估是否繼續(xù)合作。（二）合同履行中：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與節(jié)點(diǎn)管理目標(biāo)：實(shí)時(shí)跟蹤履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺偏差并糾偏，保證按約定完成履約義務(wù)。履約計(jì)劃拆解與責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款，將履約內(nèi)容拆解為可執(zhí)行的任務(wù)節(jié)點(diǎn)（如“合同簽訂后7日內(nèi)提供設(shè)計(jì)方案”“設(shè)計(jì)方案確認(rèn)后15日內(nèi)完成首批交付”）；明確各節(jié)點(diǎn)的責(zé)任部門/責(zé)任人（如設(shè)計(jì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)方案輸出，生產(chǎn)部主管負(fù)責(zé)交付）、完成時(shí)限及輸出成果（如《設(shè)計(jì)方案》《交付清單》）；制定《合同履排期計(jì)劃表》，同步抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)、風(fēng)控部門，作為后續(xù)進(jìn)度跟蹤依據(jù)。履約進(jìn)度跟蹤與信息同步責(zé)任部門按節(jié)點(diǎn)定期（如每周/每半月）填寫《合同履行進(jìn)度跟蹤表》，內(nèi)容包括：已完成節(jié)點(diǎn)（附證明材料，如驗(yàn)收報(bào)告、簽收單）；未完成節(jié)點(diǎn)（說明原因，如“原材料延遲到貨”“客戶需求變更”）；下一步計(jì)劃（明確新完成時(shí)限及需協(xié)調(diào)資源）。業(yè)務(wù)部門每周組織跨部門履約溝通會(huì)（法務(wù)、財(cái)務(wù)、風(fēng)控參與），同步進(jìn)度信息，對未完成節(jié)點(diǎn)分析原因并制定整改措施，形成《會(huì)議紀(jì)要》存檔。交付與驗(yàn)收管理交付前：責(zé)任部門提前3個(gè)工作日通知對方驗(yàn)收，準(zhǔn)備交付清單、質(zhì)量檢測報(bào)告、使用說明等材料；驗(yàn)收中：雙方按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“ISO9001質(zhì)量體系”“技術(shù)參數(shù)表”）現(xiàn)場驗(yàn)收，簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》，明確“驗(yàn)收合格”“有條件驗(yàn)收（需整改后復(fù)驗(yàn)）”“驗(yàn)收不合格”結(jié)論；驗(yàn)收后：對“有條件驗(yàn)收”項(xiàng)目，責(zé)任部門需在約定時(shí)限內(nèi)完成整改并復(fù)驗(yàn)，復(fù)驗(yàn)合格后重新簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》；財(cái)務(wù)部門憑《驗(yàn)收確認(rèn)單》啟動(dòng)付款流程（如適用）。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對目標(biāo)：識(shí)別履約過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，提前制定應(yīng)對措施，降低違約損失。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與等級劃分各部門在履約過程中實(shí)時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，填寫《履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警登記表》，風(fēng)險(xiǎn)類型包括：對方風(fēng)險(xiǎn)：逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款延遲、經(jīng)營異常；自身風(fēng)險(xiǎn)：產(chǎn)能不足、技術(shù)故障、資金短缺、人員變動(dòng)；外部風(fēng)險(xiǎn)：政策變化（如行業(yè)禁令）、自然災(zāi)害、匯率波動(dòng)（跨境合同）。風(fēng)險(xiǎn)等級按影響程度分為：高風(fēng)險(xiǎn)（可能導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)，如對方破產(chǎn)、核心產(chǎn)品重大缺陷）；中風(fēng)險(xiǎn)（可能影響履約進(jìn)度或成本，如延遲交付3日以上、付款逾期10日以上）；低風(fēng)險(xiǎn)（輕微影響，可自行協(xié)調(diào)解決，如文檔提交延遲1-2日）。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對與處置高風(fēng)險(xiǎn)：立即上報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如暫停履行合同、要求對方提供擔(dān)保、解除合同并索賠），24小時(shí)內(nèi)形成《風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案》；中風(fēng)險(xiǎn)：責(zé)任部門牽頭制定整改措施（如催促對方履約、調(diào)整內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃），3個(gè)工作日內(nèi)落實(shí)并跟蹤效果，填寫《風(fēng)險(xiǎn)處置記錄表》；低風(fēng)險(xiǎn)：責(zé)任部門自行協(xié)調(diào)解決，同步業(yè)務(wù)部門備案，每周匯總說明處理結(jié)果。（四）爭議解決與違約處理目標(biāo)：規(guī)范爭議處理流程，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁/訴訟等方式維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。爭議啟動(dòng)與協(xié)商一方違約或發(fā)生爭議時(shí)，守約方（業(yè)務(wù)部門）首先向違約方發(fā)送《履約催告函》，說明違約事實(shí)、依據(jù)合同條款要求的整改措施及期限（如“請于X年X月X日前完成交付，否則將依據(jù)合同第X條追究違約責(zé)任”）；雙方在收到催告函后5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行協(xié)商，協(xié)商一致后簽署《補(bǔ)充協(xié)議》或《和解協(xié)議》，明確新的履約方案或賠償標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)解與法律程序協(xié)商不成的，可邀請行業(yè)協(xié)會(huì)、第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，調(diào)解達(dá)成一致的，形成《調(diào)解書》；調(diào)解不成的，法務(wù)部門根據(jù)合同爭議解決條款，向約定的仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟，準(zhǔn)備材料包括：合同原件、履約證據(jù)（驗(yàn)收單、溝通記錄、催告函）、損失證明（維修費(fèi)、違約金計(jì)算依據(jù)）。違約責(zé)任執(zhí)行仲裁/訴訟生效后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合財(cái)務(wù)部門跟蹤執(zhí)行情況：對方應(yīng)支付違約金/賠償款的，按財(cái)務(wù)流程催收并記錄收款憑證；對方拒不履行的，向法院申請強(qiáng)制執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果記錄《違約執(zhí)行情況表》。（五）合同履行完畢：歸檔與復(fù)盤目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，總結(jié)履約經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化后續(xù)合同管理流程。資料歸檔檔案管理部門在合同履行完畢（含爭議解決終結(jié)）后10個(gè)工作日內(nèi)，收集整理以下資料并歸檔：合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更函）；簽訂前文件（評估表、審核意見表、資格審查表）；履行過程文件（排期計(jì)劃表、進(jìn)度跟蹤表、驗(yàn)收確認(rèn)單、會(huì)議紀(jì)要）；風(fēng)險(xiǎn)與爭議文件（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警登記表、催告函、調(diào)解書、判決書）；付款/收款憑證（發(fā)票、銀行流水）。歸檔資料按“合同編號(hào)+年份”分類編號(hào)，電子檔備份至企業(yè)檔案系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期滿后5年。履約復(fù)盤與流程優(yōu)化業(yè)務(wù)部門牽頭組織履約復(fù)盤會(huì)，參與部門包括法務(wù)、財(cái)務(wù)、風(fēng)控、檔案管理，重點(diǎn)分析：履約過程中的成功經(jīng)驗(yàn)（如高效節(jié)點(diǎn)管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及時(shí)）；存在的問題（如條款模糊導(dǎo)致爭議、跨部門溝通不暢）；改進(jìn)建議（如完善合同模板、優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制）。復(fù)盤結(jié)果形成《合同履約復(fù)盤報(bào)告》，報(bào)企業(yè)管理層審批，作為后續(xù)合同管理流程優(yōu)化的依據(jù)。三、實(shí)用工具模板模板1：合同履約可行性評估表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期對方主體評估項(xiàng)目評估內(nèi)容評估部門結(jié)論（可實(shí)現(xiàn)/部分可實(shí)現(xiàn)/不可實(shí)現(xiàn)）標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性產(chǎn)品/技術(shù)/服務(wù)的生產(chǎn)/提供能力，是否匹配企業(yè)現(xiàn)有資源技術(shù)/生產(chǎn)/業(yè)務(wù)成本預(yù)算合理性總成本、分項(xiàng)成本是否在企業(yè)預(yù)算范圍內(nèi)，有無超支風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)時(shí)間周期可行性履約期限是否滿足排產(chǎn)/研發(fā)/采購周期，有無緩沖時(shí)間業(yè)務(wù)/采購合規(guī)性標(biāo)的是否符合行業(yè)法規(guī)、政策要求（如環(huán)保、資質(zhì)）法務(wù)/合規(guī)綜合結(jié)論□可行□部分可行（需附加條件：__________________）□不可行評估人部門負(fù)責(zé)人模板2：合同履行進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期責(zé)任部門/責(zé)任人進(jìn)度狀態(tài)（正常/延遲/異常）延遲/異常原因整改措施及新完成時(shí)限證明材料（附件編號(hào)）設(shè)計(jì)方案確認(rèn)X年X月X日X年X月X日設(shè)計(jì)部/*經(jīng)理正常--《設(shè)計(jì)方案簽收單》首批產(chǎn)品交付X年X月X日X年X月X日生產(chǎn)部/*主管延遲原材料供應(yīng)商延遲到貨協(xié)調(diào)供應(yīng)商X月X日前到貨，X月X日前完成交付《采購訂單延遲說明》更新日期跟蹤人審核人（業(yè)務(wù)部門）抄送部門（法務(wù)/財(cái)務(wù)/風(fēng)控）模板3：履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警登記表合同編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)類型（對方/自身/外部）風(fēng)險(xiǎn)描述（具體事件）風(fēng)險(xiǎn)等級（高/中/低）發(fā)覺日期責(zé)任部門/責(zé)任人應(yīng)對措施預(yù)計(jì)解決日期處理結(jié)果（已解決/處理中/未解決）X-2023-對方風(fēng)險(xiǎn)逾期付款15日，未說明原因中X年X月X日財(cái)務(wù)部/*會(huì)計(jì)發(fā)送《付款催告函》，要求X月X日前付清X年X月X日處理中X-2023-自身風(fēng)險(xiǎn)核心技術(shù)人員離職，影響項(xiàng)目進(jìn)度高X年X月X日技術(shù)部/*總監(jiān)啟用備用技術(shù)人員，安排交接，調(diào)整排期X年X月X日已解決上報(bào)日期風(fēng)控部門審核人分管領(lǐng)導(dǎo)批示模板4：驗(yàn)收確認(rèn)單合同編號(hào)合同名稱驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收方式（現(xiàn)場/書面）X-2023-軟件開發(fā)合同V1.0版本系統(tǒng)功能合同附件3《功能需求清單》X年X月X日客戶辦公室現(xiàn)場驗(yàn)收結(jié)論□驗(yàn)收合格□有條件驗(yàn)收（整改事項(xiàng)：__________________）□驗(yàn)收不合格（主要問題：__________________）雙方簽字甲方（我方）：__________________（部門負(fù)責(zé)人）乙方（對方）：__________________（授權(quán)代表）日期：X年X月X日四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)條款明確化：簽訂合同時(shí)避免使用“盡快”“適當(dāng)”等模糊表述，核心條款（期限、標(biāo)準(zhǔn)、付款）需量化、可執(zhí)行，為后續(xù)履約跟蹤提供依據(jù)；責(zé)任到人：每個(gè)履約節(jié)點(diǎn)明確責(zé)任部門及具體責(zé)任人，避免“多頭管理”或“無人負(fù)責(zé)”，保證問題可追溯；證據(jù)留存：履約過程中的溝通記錄（郵件、）、交付憑證（簽收單）、驗(yàn)收文件等需及時(shí)書面化并歸檔，爭議發(fā)生時(shí)作為關(guān)鍵證據(jù)；跨部門協(xié)同：建立“業(yè)務(wù)主導(dǎo)、法務(wù)支持、財(cái)務(wù)監(jiān)控、風(fēng)控預(yù)警”的協(xié)同機(jī)制，定期召開溝通會(huì)，保證信息對稱。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避建議條款風(fēng)險(xiǎn)：因合同條款歧義導(dǎo)致履約爭議（如“驗(yàn)收合格”標(biāo)準(zhǔn)不明確）——規(guī)避建議：法務(wù)部門審核時(shí)要求條款引用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或附件明細(xì)，避免口頭約