會(huì)議紀(jì)要模板及關(guān)鍵信息提取指南一、適用會(huì)議類型與場(chǎng)景本工具適用于各類需記錄、同步信息并明確行動(dòng)項(xiàng)的會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議：同步項(xiàng)目進(jìn)度、解決跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題、明確下一階段目標(biāo)；部門(mén)例會(huì)：總結(jié)周期工作、分析問(wèn)題、分配任務(wù)；方案評(píng)審會(huì)議：對(duì)方案可行性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行討論并形成結(jié)論；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：明確多方職責(zé)分工、對(duì)接資源需求；客戶/合作伙伴溝通會(huì)：記錄需求反饋、承諾事項(xiàng)及后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要撰寫(xiě)與關(guān)鍵信息提取，保證會(huì)議成果有效落地，避免信息遺漏或責(zé)任模糊。二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作步驟1.會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與框架梳理會(huì)議目的：提前與主持人確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定項(xiàng)目Q3關(guān)鍵里程碑”“解決*模塊交付延遲問(wèn)題”），避免記錄偏離主題；收集基礎(chǔ)信息：獲取會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單（含主持人、記錄人）、議程表，提前熟悉議題背景；準(zhǔn)備記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、在線協(xié)作文檔）方便實(shí)時(shí)編輯，或準(zhǔn)備紙質(zhì)模板+筆（重點(diǎn)標(biāo)注決議、待辦事項(xiàng)）；預(yù)設(shè)記錄結(jié)構(gòu)：根據(jù)議程提前在模板中劃分“議題1討論要點(diǎn)”“議題2決議事項(xiàng)”等板塊，提升記錄效率。2.會(huì)中記錄：捕捉核心信息區(qū)分“討論”與“決議”：“討論”記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)（如“*提出：當(dāng)前測(cè)試資源不足，需增加2名測(cè)試工程師”），避免逐字轉(zhuǎn)錄；“決議”明確結(jié)論（如“決議：下周三前向部門(mén)申請(qǐng)測(cè)試資源，由對(duì)接”），需標(biāo)注“決議”字樣；標(biāo)記待辦任務(wù)“三要素”：對(duì)行動(dòng)項(xiàng)重點(diǎn)記錄“任務(wù)內(nèi)容+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)限”（如“任務(wù)：優(yōu)化用戶登錄流程，負(fù)責(zé)人：*，完成時(shí)限：2023-10-20”）；記錄爭(zhēng)議點(diǎn)與待確認(rèn)事項(xiàng)：對(duì)未達(dá)成一致的議題，標(biāo)注“需進(jìn)一步確認(rèn)”“需*補(bǔ)充數(shù)據(jù)”等信息，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)；實(shí)時(shí)標(biāo)注附件：提及的文檔（如“需求說(shuō)明書(shū)V2.1”“項(xiàng)目甘特圖”）在紀(jì)要中備注名稱及獲取方式（如“附件：需求說(shuō)明書(shū)V2.1，已發(fā)至群文件”）。3.會(huì)后整理：提煉與核對(duì)補(bǔ)充遺漏信息：會(huì)后1小時(shí)內(nèi)整理初稿，對(duì)照錄音（如需）或參會(huì)人筆記，補(bǔ)充未記錄的細(xì)節(jié)（如具體數(shù)據(jù)、未明確負(fù)責(zé)人的事項(xiàng)）；提煉關(guān)鍵信息：核心結(jié)論：用1-2句話總結(jié)各議題最終結(jié)果（如“議題1結(jié)論：項(xiàng)目Q3里程碑確定為‘需求完成（10/15）、開(kāi)發(fā)完成（10/30）、上線測(cè)試（11/10）’”）；風(fēng)險(xiǎn)提示：標(biāo)注潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“風(fēng)險(xiǎn)：*模塊開(kāi)發(fā)進(jìn)度延遲，可能影響整體上線時(shí)間”）；語(yǔ)言規(guī)范化：將口語(yǔ)化表述轉(zhuǎn)為簡(jiǎn)潔書(shū)面語(yǔ)（如“說(shuō)這個(gè)功能得趕緊做”改為“提出需優(yōu)先完成*功能開(kāi)發(fā)”），避免模糊詞匯（如“盡快”“可能”需替換為具體時(shí)間或條件）；分發(fā)前審核：初稿完成后發(fā)給主持人1-2名核心參會(huì)人確認(rèn)，保證信息準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。4.分發(fā)與歸檔明確分發(fā)范圍：發(fā)送給所有參會(huì)人及需知曉的部門(mén)/人員（如項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人），抄送記錄人存檔；標(biāo)注“審閱確認(rèn)”要求：郵件主題注明“【會(huì)議紀(jì)要】+會(huì)議名稱+需確認(rèn)”，提醒“請(qǐng)于X月X日前反饋修改意見(jiàn)”；歸檔管理：按“年份-月份-會(huì)議類型”命名文件（如“202310-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），存儲(chǔ)至共享文件夾或企業(yè)文檔系統(tǒng)，保存期限不少于1年。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板表格會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱項(xiàng)目Q3關(guān)鍵里程碑推進(jìn)會(huì)日期2023年10月10日時(shí)間14:00-16:00地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議號(hào)56）主持人*（項(xiàng)目經(jīng)理）記錄人*（項(xiàng)目助理）參會(huì)人員（開(kāi)發(fā)組長(zhǎng)）、（測(cè)試組長(zhǎng)）、（產(chǎn)品經(jīng)理）、（運(yùn)營(yíng)主管）缺席人員及原因*（技術(shù)總監(jiān)，因出差）會(huì)議議程討論要點(diǎn)與結(jié)論1.項(xiàng)目Q3里程碑確認(rèn)-討論點(diǎn)：原計(jì)劃“10月15日需求完成”因客戶臨時(shí)新增2個(gè)需求需調(diào)整；-*（產(chǎn)品經(jīng)理）：新增需求需評(píng)估開(kāi)發(fā)周期，建議延期3天；-決議：需求完成時(shí)間調(diào)整為10月18日，開(kāi)發(fā)、測(cè)試節(jié)點(diǎn)同步順延。2.測(cè)試資源協(xié)調(diào)問(wèn)題-討論點(diǎn)：當(dāng)前測(cè)試工程師僅2人，無(wú)法覆蓋3個(gè)模塊并行測(cè)試；-（開(kāi)發(fā)組長(zhǎng)）：可抽調(diào)1名開(kāi)發(fā)人員協(xié)助基礎(chǔ)功能測(cè)試；-決議：（測(cè)試組長(zhǎng)）10月12日前提交測(cè)試資源申請(qǐng)，（項(xiàng)目經(jīng)理）同步向部門(mén)協(xié)調(diào)。3.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警-（運(yùn)營(yíng)主管）：競(jìng)品同類功能預(yù)計(jì)11月5日上線，需加快我方項(xiàng)目進(jìn)度；-風(fēng)險(xiǎn)提示：若測(cè)試階段發(fā)覺(jué)問(wèn)題，可能無(wú)法按11月10日上線；-行動(dòng)：（開(kāi)發(fā)組長(zhǎng)）每日同步開(kāi)發(fā)進(jìn)度，*（測(cè)試組長(zhǎng)）提前介入需求評(píng)審。決議事項(xiàng)匯總決議內(nèi)容調(diào)整Q3里程碑時(shí)間節(jié)點(diǎn)需求完成：10月18日；開(kāi)發(fā)完成：10月30日；上線測(cè)試：11月10日申請(qǐng)測(cè)試資源（測(cè)試組長(zhǎng)）10月12日前提交申請(qǐng)，（項(xiàng)目經(jīng)理）同步協(xié)調(diào)待辦任務(wù)清單任務(wù)描述優(yōu)化需求說(shuō)明書(shū)（新增需求）*（產(chǎn)品經(jīng)理）與客戶確認(rèn)新增需求細(xì)節(jié)，同步開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)人員協(xié)助測(cè)試（開(kāi)發(fā)組長(zhǎng)）安排1名開(kāi)發(fā)人員負(fù)責(zé)模塊基礎(chǔ)功能測(cè)試用例編寫(xiě)每日進(jìn)度同步開(kāi)發(fā)、測(cè)試組長(zhǎng)每日17:00前在項(xiàng)目群同步當(dāng)日進(jìn)度及問(wèn)題附件清單1.需求說(shuō)明書(shū)V2.1（群文件）；2.項(xiàng)目甘特圖更新版（見(jiàn)附件1）其他說(shuō)明下次會(huì)議時(shí)間：10月17日14:00，地點(diǎn)：同上，議題：測(cè)試問(wèn)題復(fù)盤(pán)四、關(guān)鍵信息提取與紀(jì)要撰寫(xiě)注意事項(xiàng)聚焦“決策”與“行動(dòng)”，避免流水賬紀(jì)要核心是“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”，而非討論過(guò)程復(fù)述。例如無(wú)需記錄“*發(fā)言長(zhǎng)達(dá)10分鐘”，而需提煉其提出的“需增加測(cè)試資源”及對(duì)應(yīng)的決議、待辦。信息準(zhǔn)確性與一致性人名、部門(mén)、時(shí)間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息需核對(duì)無(wú)誤（如“10月12日”而非“下周二”）；同一議題的決議與待辦任務(wù)需邏輯一致（如決議“延期3天”，待辦時(shí)限需相應(yīng)調(diào)整）。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，避免主觀評(píng)價(jià)使用中性、客觀表述，不添加個(gè)人觀點(diǎn)（如“的方案不合理”改為“提出方案存在XX風(fēng)險(xiǎn)，需進(jìn)一步評(píng)估”）。責(zé)任到人，時(shí)限明確待辦任務(wù)必須明確“負(fù)責(zé)人”和“完成時(shí)限”，避免“相關(guān)部門(mén)盡快處理”等模糊表述，保證可追溯、可考核。及時(shí)性與