企業(yè)法務(wù)合同管理規(guī)范手冊第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，防范合同法律風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際經(jīng)營情況，制定本規(guī)范手冊。第二條適用范圍本手冊適用于企業(yè)及所屬各分支機構(gòu)、控股子公司在經(jīng)營活動中訂立的各類合同（含買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、知識產(chǎn)權(quán)許可合同等）。勞動合同管理另行參照勞動法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部人力資源制度執(zhí)行。第三條管理原則1.合法性原則：合同訂立、履行、變更及終止全過程嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保內(nèi)容與程序合法合規(guī)。2.審慎性原則：對合同相對方資質(zhì)、履約能力及條款進行審慎審查，重點防范重大法律與商業(yè)風(fēng)險。3.權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，實行“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)，誰審核、誰把關(guān)”的責(zé)任機制。4.效率與風(fēng)控平衡原則：在保障合規(guī)的前提下優(yōu)化流程，實現(xiàn)風(fēng)險防控與業(yè)務(wù)發(fā)展協(xié)同推進。第二章合同的訂立管理第四條合同相對方審查1.主體資格核查：業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會同法務(wù)人員，對法人/非法人組織核查營業(yè)執(zhí)照（或登記證書）有效性、經(jīng)營范圍及失信記錄；對自然人核驗身份證及相關(guān)資質(zhì)證書真實性。2.信用與履約評估：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等渠道查詢相對方涉訴、行政處罰記錄；必要時要求提供財務(wù)報表、資信證明或履約擔(dān)保。3.關(guān)聯(lián)方交易限制：與關(guān)聯(lián)方訂立合同需履行審批程序，確保交易公允、程序合規(guī)，留存書面記錄。第五條合同起草與條款設(shè)計1.模板優(yōu)先原則：法務(wù)部制定常用合同示范文本，業(yè)務(wù)部門優(yōu)先使用；確需另行起草的，經(jīng)法務(wù)部審核確認(rèn)。2.核心條款明確性：合同應(yīng)包含《民法典》必備條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決等），并細(xì)化關(guān)鍵條款：標(biāo)的條款：明確名稱、規(guī)格、型號等，避免模糊表述；質(zhì)量條款：約定標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/自定義）、驗收方式及異議期限；價款條款：明確金額、計價方式、支付節(jié)點及逾期責(zé)任；違約責(zé)任：針對遲延、瑕疵履行等約定違約金或賠償范圍；爭議解決：優(yōu)先選擇企業(yè)住所地法院訴訟，或約定明確仲裁機構(gòu)。3.風(fēng)險條款提示：對格式條款、免責(zé)條款等以加粗/下劃線提示，要求相對方簽字確認(rèn)已充分理解。第六條合同審核與會簽1.法務(wù)審核：合同簽署前須經(jīng)法務(wù)部合法性審核，要點包括：主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、文本完整性。法務(wù)部[X]個工作日內(nèi)出具意見，業(yè)務(wù)部門修改后重新提交。2.業(yè)務(wù)部門會簽：審核商業(yè)合理性、標(biāo)的真實性、履行可行性。3.財務(wù)部門會簽：審核付款方式、稅務(wù)處理、資金安排。4.分級審批：按合同金額/類型實行分級審批（具體權(quán)限由企業(yè)章程或董事會決議確定）。第七條合同簽署與用印管理1.簽署權(quán)限：合同由法定代表人或其書面授權(quán)的代理人簽署，《授權(quán)委托書》經(jīng)法務(wù)部審核備案。2.用印流程：審批通過后，業(yè)務(wù)部門填寫《用印申請單》，附合同及審批文件交行政部用??；用印前核對文本與審批版本一致性，嚴(yán)禁空白合同蓋章。3.簽署留存：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門留存原件，掃描件提交法務(wù)部、財務(wù)部備案。第三章合同的履行管理第八條履行跟蹤與記錄1.履約責(zé)任分工：業(yè)務(wù)部門指定專人跟蹤履約進度，填寫《合同履行跟蹤表》，記錄到貨驗收、付款憑證等關(guān)鍵節(jié)點。2.異常情況預(yù)警：發(fā)現(xiàn)對方遲延履行、經(jīng)營惡化等風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門立即報法務(wù)部，共同制定應(yīng)對措施（催告、暫停付款、要求擔(dān)保等）。第九條合同變更與解除1.變更程序：需變更條款的，雙方協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，審核、審批流程與原合同一致。2.解除處理：出現(xiàn)法定/約定解除事由時，業(yè)務(wù)部門會同法務(wù)部評估后果，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確價款結(jié)算、財產(chǎn)返還等事項，及時通知對方并留存送達憑證。第十條違約處理與索賠1.證據(jù)固定：發(fā)現(xiàn)違約后，業(yè)務(wù)部門收集合同、履約記錄、函件等證據(jù)，法務(wù)部審查并必要時公證保全。2.索賠與抗辯：法務(wù)部制定索賠方案（繼續(xù)履行、違約金、賠償損失等），或針對對方索賠提出抗辯，書面主張并留存送達記錄。第四章合同糾紛處理第十一條糾紛內(nèi)部報告業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)糾紛后[X]個工作日內(nèi)提交《合同糾紛報告》，法務(wù)部[X]個工作日內(nèi)出具法律分析意見。第十二條糾紛解決方式選擇1.協(xié)商與調(diào)解：優(yōu)先通過協(xié)商或第三方調(diào)解（行業(yè)協(xié)會、人民調(diào)解委員會）解決，保留書面記錄。2.仲裁或訴訟：協(xié)商無果的，依合同約定啟動仲裁/訴訟程序，法務(wù)部制定方案報總經(jīng)理/董事會審批。3.時效與證據(jù)管理：遵守訴訟時效（普通時效三年）及舉證期限，及時申請財產(chǎn)/行為保全。第五章合同檔案管理第十三條檔案歸檔范圍合同檔案包括：合同文本（含變更/解除協(xié)議）、審批文件、相對方資料、履行記錄、糾紛處理文件等。第十四條檔案保管要求1.分類與編號：按業(yè)務(wù)類型、年度分類，采用“年度-業(yè)務(wù)類型-合同編號”統(tǒng)一編號。2.存檔方式：電子檔案存儲于加密服務(wù)器/云平臺，紙質(zhì)檔案存放于專用柜，指定專人保管。3.借閱與保密：內(nèi)部借閱需審批，涉密檔案簽署保密協(xié)議；保管期限為履行完畢后[X]年，重大糾紛檔案延長至解決后[X]年。第六章責(zé)任追究第十五條違規(guī)行為界定有下列情形之一的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：未審查相對方資質(zhì)，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)；擅自修改合同或未經(jīng)審核簽署，造成重大損失；隱瞞糾紛或未及時報告，導(dǎo)致時效經(jīng)過/證據(jù)滅失；違規(guī)泄露檔案信息，造成商業(yè)秘密/信譽損失；越權(quán)簽署、擅自變更/解除合同，違反審批程序。第十六條責(zé)任追究方式行政處分：給予警告、記過、降職等處分；經(jīng)濟賠償：按損失比例承擔(dān)賠償責(zé)任；法律責(zé)