銷售合同審核及簽署流程工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)開展銷售業(yè)務(wù)過程中，與客戶簽訂銷售合同的全流程管理場景，具體包括但不限于：新客戶首次合作合同簽訂（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供類合同）；老客戶續(xù)簽合同（涉及條款調(diào)整或業(yè)務(wù)量變更）；合同履行過程中的補充協(xié)議簽署（如交付時間、付款方式等關(guān)鍵條款變更）；涉及大額訂單、特殊定制化產(chǎn)品或服務(wù)的復(fù)雜合同審核。適用崗位包括銷售專員、銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理*等，需多部門協(xié)作完成合同從發(fā)起、審核到簽署的全過程管理，保證合同內(nèi)容合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低履約風(fēng)險。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與資料準備責(zé)任主體：銷售專員*操作說明：收集客戶基礎(chǔ)信息：確認客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（如電話、聯(lián)系人）等，保證客戶主體資格合法有效（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核實，禁止使用非官方渠道獲取隱私信息）。明確業(yè)務(wù)核心條款：與客戶溝通并確定合同標的物（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）或服務(wù)內(nèi)容、交易金額（含大小寫）、付款方式（如預(yù)付款比例、尾款支付時間）、交付時間與地點、質(zhì)量標準、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素。擬定合同初稿：根據(jù)企業(yè)標準合同模板，結(jié)合客戶需求填寫具體內(nèi)容，附件（如技術(shù)參數(shù)表、交付清單）需與條款一致。提交審批資料：將合同初稿、客戶資質(zhì)材料（復(fù)印件）、業(yè)務(wù)溝通記錄（如郵件、會議紀要）等整理成冊，填寫《合同審批單》（見“配套工具表單”），提交至銷售經(jīng)理進行初步審核。輸出成果：合同初稿、客戶資質(zhì)材料、業(yè)務(wù)溝通記錄、《合同審批單》。（二）銷售部門內(nèi)部審核責(zé)任主體：銷售經(jīng)理*操作說明：審核業(yè)務(wù)條款準確性：核對合同中的標的物、數(shù)量、金額、交付時間等是否與業(yè)務(wù)溝通記錄一致，是否符合公司銷售政策（如價格折扣權(quán)限、區(qū)域銷售規(guī)定）。評估客戶履約能力：核查客戶歷史合作記錄（如有）、信用狀況（如過往付款及時性），判斷是否存在回款風(fēng)險。審核資料完整性：檢查合同初稿附件是否齊全，《合同審批單》信息是否填寫完整（如合同名稱、編號、客戶名稱、涉及金額等）。出具審核意見：若審核通過，在《合同審批單》“銷售部門審核”欄簽字確認；若存在問題，標注修改意見并退回銷售專員*調(diào)整，調(diào)整后重新提交。輸出成果：審核通過的合同初稿、《合同審批單》（銷售部門審核欄簽字）。（三）法務(wù)部門合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)專員*操作說明：審核合同主體資格：確認甲方（公司）、乙方（客戶）名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等是否與資質(zhì)材料一致，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約。審核條款合法性與合規(guī)性：重點檢查以下內(nèi)容——標的物描述是否清晰（如產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)標準是否明確，避免“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等模糊表述）；權(quán)利義務(wù)是否對等（如違約責(zé)任是否雙向約定，甲方違約責(zé)任與乙方違約責(zé)任是否匹配）；爭議解決方式是否明確（如約定訴訟管轄法院或仲裁機構(gòu)，需明確至具體城市/機構(gòu)名稱）；是否存在法律禁止性條款（如“格式條款”“霸王條款”）。審核風(fēng)險點：識別合同中可能存在的法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款約定等），提出修改建議。出具審核意見：審核通過后，在《合同審批單》“法務(wù)部門審核”欄簽字；若存在法律風(fēng)險，標注具體修改條款并說明理由，退回銷售部門協(xié)調(diào)客戶調(diào)整，調(diào)整后重新審核。輸出成果：法務(wù)審核意見、《合同審批單》（法務(wù)部門審核欄簽字）。（四）財務(wù)部門條款審核責(zé)任主體：財務(wù)經(jīng)理*操作說明：審核資金條款：核對交易金額是否與合同標的物、數(shù)量匹配，付款方式是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例不低于30%，尾款需在交付驗收后支付）。審核稅費承擔(dān)：明確稅費計算方式（如是否含稅，稅率是否符合國家規(guī)定），避免“稅費由乙方承擔(dān)”等模糊表述（需明確具體稅種及計算方式）。審核收款賬戶信息：確認合同中約定的公司收款賬戶信息（開戶行、賬號）是否準確，與公司財務(wù)備案賬戶一致，防止收款錯誤風(fēng)險。評估財務(wù)風(fēng)險：結(jié)合客戶信用狀況，評估回款周期是否合理，是否存在大額墊資風(fēng)險。出具審核意見：審核通過后，在《合同審批單》“財務(wù)部門審核”欄簽字；若存在財務(wù)風(fēng)險（如付款周期過長、賬戶信息錯誤），提出修改意見并退回調(diào)整。輸出成果：財務(wù)審核意見、《合同審批單》（財務(wù)部門審核欄簽字）。（五）跨部門會簽確認責(zé)任主體：銷售專員、銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理操作說明：匯總審核意見：銷售專員*收集法務(wù)、財務(wù)部門的修改意見，與客戶溝通并達成一致后，調(diào)整合同內(nèi)容。組織會簽：調(diào)整后的合同初稿需再次提交至銷售、法務(wù)、財務(wù)部門，由各部門負責(zé)人在《合同審批單》“跨部門會簽”欄共同簽字確認，保證所有部門無異議。確認最終版本：會簽通過后，形成合同終稿，打印一式三份（客戶聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、公司銷售聯(lián)），根據(jù)實際需求增加份數(shù)（如需法務(wù)存檔可增加一份）。輸出成果：合同終稿（簽字蓋章前）、《合同審批單》（跨部門會簽欄全部簽字）。（六）最終審批簽署責(zé)任主體：總經(jīng)理*（或授權(quán)審批人，根據(jù)公司《合同管理辦法》確定審批權(quán)限）操作說明：提交審批：銷售專員將合同終稿、會簽完成的《合同審批單》提交至總經(jīng)理進行最終審批。審批決策：總經(jīng)理*重點審核合同金額是否在授權(quán)范圍內(nèi)、核心條款是否符合公司戰(zhàn)略利益，審批通過后簽字確認。組織簽署：若為線下簽署：由銷售專員*攜帶合同終稿、客戶授權(quán)代表證件號碼明（如法定代表人證件號碼明書、授權(quán)委托書），與客戶方授權(quán)代表當(dāng)面簽署，雙方加蓋合同專用章或公章（公章需清晰、完整，騎縫章需加蓋）；若為線上簽署：通過公司指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）發(fā)起簽署流程，驗證雙方身份后完成電子簽名，保證電子合同法律效力。簽署后確認：簽署完成后，核對合同份數(shù)，保證每份合同內(nèi)容一致、印章清晰，客戶聯(lián)當(dāng)場交付客戶，公司聯(lián)及時歸檔。輸出成果：簽署完成的正式合同、《合同審批單》（最終審批欄簽字）。（七）合同歸檔管理責(zé)任主體：銷售專員、行政專員操作說明：資料整理：將簽署完成的合同、客戶資質(zhì)材料、《合同審批單》、業(yè)務(wù)溝通記錄等資料整理成冊，按合同編號順序歸檔。臺賬登記：在《合同管理臺賬》中登記合同信息（包括合同編號、客戶名稱、簽訂日期、合同金額、履行期限、負責(zé)人、歸檔編號等），保證可追溯。存檔保管：紙質(zhì)合同存放于公司檔案室（防火、防潮、防蟲），電子合同存儲于公司指定服務(wù)器（定期備份），保存期限不少于合同履行完畢后5年。輸出成果：完整合同檔案、《合同管理臺賬》更新記錄。三、配套工具表單（一）銷售合同審核流程表合同編號合同名稱客戶名稱發(fā)起部門發(fā)起人審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核時間是否通過X-2024-001產(chǎn)品銷售合同科技有限公司銷售部銷售*銷售部門審核銷售*業(yè)務(wù)條款準確2024-03-01是法務(wù)部門審核法務(wù)*違約責(zé)任需補充2024-03-02待整改財務(wù)部門審核財務(wù)*付款方式合規(guī)2024-03-03是跨部門會簽各部門無異議2024-03-04是最終審批總經(jīng)理*同意簽署2024-03-05是（二）合同關(guān)鍵條款核對清單條款類別核對內(nèi)容核對結(jié)果（符合/不符合/待整改）整改說明主體信息甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人是否與資質(zhì)材料一致符合—標的物描述產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)是否明確（無“優(yōu)質(zhì)”“大概”等模糊表述）不符合需補充“技術(shù)參數(shù)表”作為附件交易金額大小寫金額是否一致，是否含稅，稅費計算方式是否明確符合—付款方式預(yù)付款比例、尾款支付時間、收款賬戶信息是否準確（與財務(wù)備案賬戶一致）符合—交付條款交付時間、地點、方式是否明確，驗收標準是否具體符合—違約責(zé)任是否約定違約金計算方式、違約情形是否全覆蓋（如逾期付款、逾期交付等）不符合需補充“逾期交付按日萬分之三支付違約金”爭議解決是否約定訴訟管轄法院（如“由甲方所在地人民法院管轄”）或仲裁機構(gòu)符合—（三）合同簽署登記表合同編號簽署日期簽署地點甲方簽署人（姓名/職務(wù)/聯(lián)系方式*）乙方簽署人（姓名/職務(wù)/聯(lián)系方式*）簽署份數(shù)持有部門歸檔編號備注X-2024-0012024-03-06公司會議室/銷售經(jīng)理//采購總監(jiān)/13956783銷售/財務(wù)/法務(wù)DA2024001客戶聯(lián)已交付四、關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）合同信息不完整風(fēng)險風(fēng)險點：客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、標的物描述等關(guān)鍵信息缺失或錯誤，導(dǎo)致合同無效或履約爭議。應(yīng)對措施：銷售專員需嚴格核對客戶資質(zhì)材料，保證合同信息與材料一致；法務(wù)專員審核時重點檢查主體信息完整性。（二）條款表述歧義風(fēng)險風(fēng)險點：使用“大概”“盡快”等模糊表述，或權(quán)利義務(wù)不對等（如僅約定乙方違約責(zé)任，未約定甲方違約責(zé)任），引發(fā)履約糾紛。應(yīng)對措施：法務(wù)專員需審核條款表述是否清晰、具體，保證權(quán)利義務(wù)對等；銷售專員與客戶溝通時避免模糊約定，明確量化指標（如“交付時間為2024年4月30日前”“驗收標準按GB/T19001-2016執(zhí)行”）。（三）審核環(huán)節(jié)遺漏風(fēng)險風(fēng)險點：未經(jīng)過法務(wù)或財務(wù)審核直接簽署，導(dǎo)致合同存在法律漏洞或財務(wù)風(fēng)險（如收款賬戶錯誤、付款周期不合理）。應(yīng)對措施：嚴格執(zhí)行“先審核、后簽署”原則，所有合同需經(jīng)過銷售、法務(wù)、財務(wù)部門會簽及最終審批，未經(jīng)審核流程的合同禁止簽署。（四）簽署主體資格風(fēng)險風(fēng)險點：客戶簽署人非法定代表人且未提供授權(quán)委托書，或超越授權(quán)范圍簽署合同，導(dǎo)致合同效力待定。應(yīng)對措施：簽署前核查客戶簽署人證件號碼明（如證件號碼復(fù)印件）及授權(quán)