銷售訂單管理流程及跟進(jìn)計劃模板一、適用場景與價值定位二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：訂單接收與初步審核操作主體：銷售助理（或客戶經(jīng)理）操作說明：接收客戶訂單（郵件、系統(tǒng)提交或書面形式），初步核對訂單關(guān)鍵信息：客戶名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、產(chǎn)品/服務(wù)名稱及規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、付款方式、交付地址、交付日期、特殊需求（如包裝、定制化要求等）。確認(rèn)客戶資質(zhì)（如新客戶需補(bǔ)充營業(yè)執(zhí)照、信用記錄等），避免無資質(zhì)訂單進(jìn)入后續(xù)流程。若訂單信息不完整或存在歧義（如交付日期模糊、規(guī)格描述不清），需在2小時內(nèi)聯(lián)系客戶（或?qū)尤耍┭a(bǔ)充確認(rèn)，并同步記錄溝通結(jié)果。輸出成果：《訂單初步審核表》（含審核結(jié)論：通過/需補(bǔ)充/駁回）。步驟2：訂單正式錄入與內(nèi)部確認(rèn)操作主體：銷售助理（錄入）、銷售經(jīng)理（審核）、倉儲/生產(chǎn)部門*（確認(rèn)）操作說明：審核通過后，銷售助理在CRM系統(tǒng)（或訂單管理臺賬）中錄入完整訂單信息，唯一訂單編號（規(guī)則：年份+月份+流水號，如202405-001），并將《訂單確認(rèn)單》同步至銷售經(jīng)理。銷售經(jīng)理復(fù)核訂單信息（金額、交付條款、利潤率等），確認(rèn)無誤后簽字審批；若涉及大額訂單（如超過萬元）或特殊條款，需上報銷售總監(jiān)最終審批。審批通過后，將訂單信息同步至倉儲/生產(chǎn)部門*，確認(rèn)庫存狀態(tài)（現(xiàn)貨/缺貨/需生產(chǎn)）或生產(chǎn)周期，反饋實(shí)際可交付日期（若與客戶要求日期沖突，需提前與客戶協(xié)商調(diào)整）。輸出成果：CRM系統(tǒng)訂單狀態(tài)更新為“已確認(rèn)”，《訂單內(nèi)部流轉(zhuǎn)單》存檔。步驟3：生產(chǎn)備貨與進(jìn)度跟蹤操作主體：倉儲/生產(chǎn)部門（執(zhí)行）、銷售助理（跟蹤）操作說明：倉儲/生產(chǎn)部門根據(jù)確認(rèn)訂單安排備貨或生產(chǎn)，明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人（如倉庫備貨員、生產(chǎn)計劃員*）及時間節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)周期X天、包裝X天）。銷售助理通過系統(tǒng)或定期對接（每日/隔日）跟蹤備貨/生產(chǎn)進(jìn)度，若出現(xiàn)延期風(fēng)險（如原材料短缺、生產(chǎn)設(shè)備故障），需在風(fēng)險發(fā)生時立即同步銷售經(jīng)理，并協(xié)同制定解決方案（如協(xié)調(diào)優(yōu)先生產(chǎn)、與客戶協(xié)商延期）。備貨完成后，倉儲部門核對產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量，填寫《發(fā)貨準(zhǔn)備單》（含貨物清單、質(zhì)檢報告），通知銷售助理及物流部門*。輸出成果：《生產(chǎn)備貨進(jìn)度表》（實(shí)時更新）、《發(fā)貨準(zhǔn)備單》。步驟4：訂單交付與客戶驗(yàn)收操作主體：物流部門（交付）、客戶經(jīng)理（現(xiàn)場協(xié)調(diào)）、客戶*（驗(yàn)收）操作說明：物流部門根據(jù)《發(fā)貨準(zhǔn)備單》安排發(fā)貨，確認(rèn)物流方式（如快遞、整車運(yùn)輸）、物流單號及預(yù)計送達(dá)時間，提前1天將物流信息同步給客戶經(jīng)理及客戶*。貨物送達(dá)后，客戶經(jīng)理（或物流人員）協(xié)助客戶進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收：核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量，確認(rèn)是否與訂單一致；若客戶提出異議（如破損、型號不符），需當(dāng)場記錄《驗(yàn)收問題記錄單》，并拍照留存，同步反饋至售后部門及銷售經(jīng)理*?？蛻趄?yàn)收無誤后，獲取客戶簽字的《簽收單》（或系統(tǒng)回執(zhí)），將簽收信息錄入CRM系統(tǒng)，更新訂單狀態(tài)為“已交付”。輸出成果：《物流跟蹤表》、《客戶簽收單》、《驗(yàn)收問題記錄表》（若有）。步驟5：售后跟進(jìn)與訂單復(fù)盤操作主體：客戶經(jīng)理（跟進(jìn)）、售后部門（處理）、銷售經(jīng)理*（復(fù)盤）操作說明：交付后3個工作日內(nèi)，客戶經(jīng)理通過電話或郵件回訪客戶，確認(rèn)產(chǎn)品使用情況、滿意度及是否有售后需求（如安裝指導(dǎo)、質(zhì)量問題反饋），并填寫《客戶滿意度回訪表》。若客戶提出售后問題，售后部門需在24小時內(nèi)響應(yīng)，制定解決方案（如維修、換貨、退款），并在承諾時間內(nèi)完成處理，處理結(jié)果同步至客戶經(jīng)理及客戶*。每月底，銷售經(jīng)理*組織訂單復(fù)盤會議，匯總當(dāng)月訂單數(shù)據(jù)（如交付準(zhǔn)時率、客戶滿意度、售后問題類型），分析流程中的瓶頸（如庫存不足、物流延遲），提出優(yōu)化措施并更新模板。輸出成果：《客戶滿意度回訪表》、《售后問題處理記錄表》、《訂單復(fù)盤報告》。三、核心工具表格清單表1：銷售訂單基本信息表訂單編號客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式下單日期產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總金額（元）付款方式交付地址交付日期銷售負(fù)責(zé)人備注202405-001科技有限公司李*2024-05-10服務(wù)器A型S-0011050005000030%預(yù)付，余款到付北京市海淀區(qū)路1號2024-05-25張*需定制logo表2：訂單跟進(jìn)進(jìn)度表訂單編號當(dāng)前階段負(fù)責(zé)人計劃完成時間實(shí)際完成時間跟進(jìn)記錄存在問題解決措施下一步計劃202405-001生產(chǎn)備貨生產(chǎn)計劃員*2024-05-202024-05-20已完成生產(chǎn)，質(zhì)檢合格無無5月21日安排發(fā)貨202405-002客戶驗(yàn)收客戶經(jīng)理*2024-05-26-已聯(lián)系客戶確認(rèn)明日送達(dá)客戶臨時要求增加1臺協(xié)調(diào)倉庫緊急備貨，同步更新訂單數(shù)量5月26日現(xiàn)場交付并驗(yàn)收表3：客戶反饋與售后記錄表訂單編號客戶名稱反饋類型反饋內(nèi)容反饋時間處理負(fù)責(zé)人處理措施處理結(jié)果客戶滿意度評分（1-5分）跟進(jìn)日期202405-001科技交付時效希望提前至5月23日2024-05-18客戶經(jīng)理*協(xié)調(diào)物流加急，承擔(dān)額外運(yùn)費(fèi)客戶同意提前交付52024-05-19202405-003貿(mào)易公司產(chǎn)品質(zhì)量服務(wù)器運(yùn)行時有異響2024-05-22售后工程師*24小時內(nèi)上門檢測，更換風(fēng)扇部件問題已解決，客戶正常使用42024-05-23四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)提醒信息準(zhǔn)確性優(yōu)先：訂單錄入前需反復(fù)核對客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，避免因信息錯誤導(dǎo)致交付糾紛或財務(wù)風(fēng)險?？绮块T協(xié)同時效：銷售、倉儲、生產(chǎn)、物流部門需建立每日溝通機(jī)制（如晨會、線上群同步），保證訂單進(jìn)度實(shí)時透明，問題不過夜。客戶需求閉環(huán)管理：客戶反饋（包括售前疑問、售后問題）需100%記錄并跟進(jìn)處理，處理結(jié)果需及時回訪客戶，避免“石沉大?！庇绊懣蛻魸M意度。數(shù)據(jù)保密與存檔：客戶信息、訂單數(shù)