行政日常任務(wù)執(zhí)行標準模板一、適用工作范疇二、執(zhí)行流程指引（一）部門例會籌備與執(zhí)行流驟說明會議需求明確行政負責(zé)人提前2個工作日與會議發(fā)起人（如部門經(jīng)理）確認會議主題、目標、時間（建議避開工作日首尾時段）、預(yù)計參會人數(shù)、所需議程及特殊需求（如是否需投影設(shè)備、會議記錄人等）。明確會議形式（線上/線下）：線上會議需提前測試會議軟件穩(wěn)定性，確認參會人網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；線下會議需預(yù)訂會議室（優(yōu)先選擇配備基礎(chǔ)設(shè)備的場地）。會議物料與通知準備根據(jù)議程準備物料：如紙質(zhì)議程表（一式參會人份）、簽到表、投影儀、激光筆、會議記錄本、茶水（按參會人數(shù)準備瓶裝水/一次性水杯，提前30分鐘擺放至?xí)h室）。提前1個工作日發(fā)送會議通知：通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件同步，內(nèi)容需包含會議主題、時間、地點（線上會議附會議及密碼）、議程、參會人名單及著裝要求（如有）。通知需全體參會人，并要求收到后回復(fù)“確認參會”。會議現(xiàn)場執(zhí)行提前20分鐘到場：檢查會議室設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、空調(diào)）是否正常運行，物料是否齊全，桌椅按參會人數(shù)擺放整齊。簽到引導(dǎo)：參會人到場時，引導(dǎo)其在簽到表上簽字（線上會議通過會議軟件“簽到”功能統(tǒng)計），記錄遲到/請假人員信息（會后同步給會議發(fā)起人）。會議記錄：指定記錄人全程記錄會議要點（含決議事項、責(zé)任部門、完成時限、待辦事項），重點標注需跟進的內(nèi)容。會議后續(xù)跟進會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)：整理會議紀要，經(jīng)會議發(fā)起人*審核無誤后，發(fā)送至全體參會人及相關(guān)部門抄送，并同步至企業(yè)知識庫（如有）。跟進待辦事項：對會議中明確的待辦事項，每周五通過行政臺賬更新進度，提醒責(zé)任部門按時完成，月底匯總形成《月度會議決議落實表》提交上級領(lǐng)導(dǎo)*。物料回收：關(guān)閉會議室設(shè)備，整理剩余物料（如未開封的瓶裝水、文件），按類別歸至行政庫房。標準化表格模板部門例會籌備與執(zhí)行表會議主題會議時間年月日時分會議地點□線上（：__________）□線下（會議室：__________）參會人數(shù)共人會議發(fā)起人*記錄人*議程安排1._________________________2._________________________3._________________________特殊需求□投影□麥克風(fēng)□其他：__________物料準備清單□簽到表□議程表□瓶裝水（瓶）□一次性水杯（個）□投影儀□激光筆□其他：__________設(shè)備檢查情況□正常□異常（異常說明：__________）會議紀要提交時間年月日前待辦事項跟進人*備注（二）辦公用品采購與分發(fā)管理流驟說明需求收集與匯總每月25日前：行政部通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布《辦公用品申領(lǐng)通知》，要求各部門在2個工作日內(nèi)提交《辦公用品月度需求表》（需注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及緊急程度）。行政專員*匯總各部門需求，核對庫存（通過行政管理系統(tǒng)或紙質(zhì)臺賬），避免重復(fù)采購或積壓，形成《辦公用品采購清單》。采購執(zhí)行與驗收采購清單經(jīng)行政負責(zé)人*審批后，優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商（至少2家比價，保證性價比），簽訂采購訂單（注明交付時間、質(zhì)量標準）。貨物送達后：行政專員*與送貨人共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，檢查質(zhì)量（如文具是否完好、耗材是否在有效期內(nèi)），確認無誤后在《送貨單》上簽字；若存在質(zhì)量問題，需當(dāng)場拍照留存并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。入庫登記與分發(fā)驗收合格的物品入庫：行政專員*在《辦公用品庫存臺賬》中登記物品名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商信息，更新庫存數(shù)據(jù)。物品分發(fā)：各部門申領(lǐng)人憑簽字確認的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)用，行政專員*核對申領(lǐng)信息與庫存，按“先進先出”原則發(fā)放，領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字（電子臺賬需同步更新）。緊急需求處理：若遇突發(fā)緊急領(lǐng)用（如會議臨時需打印紙），可先通過電話向行政負責(zé)人*申請，領(lǐng)用后1個工作日內(nèi)補辦手續(xù)。標準化表格模板辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放登記表申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期年月日物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量實發(fā)數(shù)量用途說明申領(lǐng)人*部門負責(zé)人簽字*發(fā)放人*庫存余量備注□常規(guī)□緊急□其他：__________（三）文件歸檔管理流驟說明文件分類與整理行政部收到的各類文件（含紙質(zhì)版、電子版）按“年度-部門-類型”三級分類：年度為文件形成年份，部門為文件所屬或流轉(zhuǎn)部門，類型分為“制度類”“合同類”“會議類”“證照類”“其他”（具體分類標準需結(jié)合企業(yè)實際情況制定）。紙質(zhì)文件：去除夾帶的回形針、大頭針等金屬物，對折角、破損文件進行平整處理，按分類順序排序；電子文件統(tǒng)一命名格式為“YYYY-MM-DD_部門_文件名_版本號”（如“2024-05-20_行政部_辦公用品管理制度_V1.0”），存儲至指定服務(wù)器文件夾。歸檔與編碼紙質(zhì)文件：每份文件首頁粘貼《文件歸檔標簽》（含分類編碼、歸檔日期、頁數(shù)、保管期限），使用無酸紙檔案盒存放，盒面標注“年度-部門-類型-起止文號”（如“2024-行政部-制度類-行制001-005”），檔案盒內(nèi)附《文件歸檔目錄》。電子文件：至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，填寫文件元數(shù)據(jù)（如形成部門、關(guān)鍵詞、保管期限），系統(tǒng)自動唯一編碼，與紙質(zhì)文件編碼保持一致（如紙質(zhì)編碼“行制001”，電子編碼“XZ2024001”）。查閱與保管內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱文件，需填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由行政專員陪同查閱（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。查閱人不得涂改、抽取、撤換文件，確需摘抄需經(jīng)行政專員核對并簽字。保管期限：根據(jù)文件類型確定保管期限（如制度類長期保存，會議紀要保存5年，證照類到期前3個月提醒續(xù)期），到期需銷毀的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》，經(jīng)審批后由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)。標準化表格模板文件歸檔登記表文件名稱形成部門文件類型歸檔日期分類編碼保管期限頁數(shù)存放位置查閱登記查閱人查閱日期查閱用途審批人經(jīng)辦人三、關(guān)鍵要點提醒提前規(guī)劃，預(yù)留緩沖時間：會議籌備、辦公用品采購等任務(wù)需提前3-5個工作日啟動，避免因臨時變動導(dǎo)致執(zhí)行延誤；文件歸檔需在文件形成后3個工作日內(nèi)完成，避免堆積。信息核對，保證準確無誤：會議通知、采購清單、文件編碼等關(guān)鍵信息需二次核對，尤其涉及時間、數(shù)量、人員等要素時，可通過電話或當(dāng)面確認。留存記錄，形成閉環(huán)管理：所有行政任務(wù)需留存書面或電子記錄（如簽到表、領(lǐng)用登記表、會議紀要），保證流程可追溯，便于后續(xù)復(fù)盤或?qū)徲?。及時溝通，主動反饋問題：遇設(shè)備故障、