企業(yè)合同審查與管理流程工具集一、適用場景與價值本工具集適用于各類企業(yè)日常合同管理全流程，覆蓋新業(yè)務(wù)合作、采購與銷售、服務(wù)外包、勞動合同、保密協(xié)議等多類合同場景。通過標(biāo)準化審查流程與管理工具，可幫助企業(yè)實現(xiàn)合同風(fēng)險前置防控、審批效率提升、履約過程跟蹤及檔案規(guī)范管理，降低合同糾紛風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時推動合同管理從“被動應(yīng)對”向“主動管控”轉(zhuǎn)型。二、合同審查與管理全流程操作指南（一）合同接收與初步登記發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，準備合同初稿及附件（如對方資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)、報價單等），提交至企業(yè)合同管理部門（如法務(wù)部或行政部）。登記操作：合同管理部門收到材料后，1個工作日內(nèi)完成合同登記，唯一“合同編號”（規(guī)則：年份+部門縮寫+流水號，如“2024-FC-001”），在《合同臺賬》中記錄合同名稱、對方主體、合同類型、金額、簽訂日期、預(yù)計履行期限等基礎(chǔ)信息，同步掃描電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。材料補正：若材料不完整（如缺少對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等），合同管理部門需當(dāng)日反饋業(yè)務(wù)部門，要求2個工作日內(nèi)補充完畢。（二）多維度專項審查合同登記完成后，根據(jù)合同類型及金額，啟動“業(yè)務(wù)+法務(wù)+財務(wù)”多維度聯(lián)合審查：1.業(yè)務(wù)部門初審（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)負責(zé)人）審查重點：合同背景真實性、合作必要性、商業(yè)條款一致性（如標(biāo)的物描述、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準、交付期限是否與業(yè)務(wù)需求匹配）、對方履約能力（通過信用報告、過往合作記錄核實）。輸出成果：填寫《合同審查清單-業(yè)務(wù)模塊》，明確“通過”“需修改”“不通過”意見，對需修改條款標(biāo)注具體調(diào)整建議，同步提交法務(wù)部門。2.法務(wù)部門專項審查（責(zé)任主體：法務(wù)專員*）審查重點：主體資格：對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人），保證簽約主體合法有效；法律條款：合同條款是否完整（當(dāng)事人、標(biāo)的、價款、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決等），是否存在歧義或法律風(fēng)險（如“霸王條款”“責(zé)任不對等”）；合規(guī)性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全合同需符合《數(shù)據(jù)安全法》）。輸出成果：填寫《合同審查清單-法務(wù)模塊》，列出風(fēng)險點及修改意見，對高風(fēng)險條款（如無限責(zé)任、管轄約定不明）需重點標(biāo)注，必要時出具《法律風(fēng)險評估報告》。3.財務(wù)部門復(fù)審（責(zé)任主體：財務(wù)經(jīng)理*）審查重點：價款支付方式（是否與財務(wù)流程匹配）、稅費承擔(dān)（是否明確增值稅發(fā)票類型及開具要求）、履約保證金條款（比例是否合理、退還條件是否清晰）、關(guān)聯(lián)交易定價公允性（若適用）。輸出成果：填寫《合同審查清單-財務(wù)模塊》，確認付款節(jié)點、資金安排是否合規(guī)，避免財務(wù)風(fēng)險。（三）風(fēng)險評估與修改確認風(fēng)險匯總：合同管理部門匯總業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)審查意見，形成《合同風(fēng)險匯總表》，按“高、中、低”分級標(biāo)注風(fēng)險點（如“高風(fēng)險：違約責(zé)任不明確”“中風(fēng)險：付款周期過長”）。溝通修改：業(yè)務(wù)部門根據(jù)風(fēng)險匯總表，與對方協(xié)商修改條款，對無法達成一致的爭議點，由合同管理部門組織跨部門會議（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)）評估替代方案，必要時上報分管領(lǐng)導(dǎo)決策。最終確認：修改后的合同文本需再次提交法務(wù)部門復(fù)核，保證風(fēng)險點消除，形成《合同審查最終版》并簽字確認。（四）分級審批與用印管理審批層級劃分：根據(jù)合同金額及類型確定審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)；10萬元＜金額≤50萬元：部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理；金額＞50萬元或重大業(yè)務(wù)合同：部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→董事會。審批流程：審批人通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批表》簽署意見，明確“同意”“修改后同意”“不同意”及理由，審批全程留痕，禁止“先簽后批”。用印管理：審批通過后，合同管理部門填寫《合同用印申請單》，附最終版合同文本及審批文件，經(jīng)行政負責(zé)人審核后，到指定印章管理部門用印。用印時需核對合同文本與審批件一致性，禁止在空白合同或未生效文本上用印。（五）簽訂、履約與歸檔合同簽訂：用印后，由業(yè)務(wù)部門安排與對方正式簽訂合同，保證雙方簽字蓋章齊全（如為多頁合同，需加蓋騎縫章），簽訂完成后3個工作日內(nèi)將原件交合同管理部門歸檔。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履約第一責(zé)任人，建立《合同履約跟蹤表》，定期記錄履約進度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點），對逾期履約或違約情況，需2個工作日內(nèi)上報合同管理部門并啟動應(yīng)對措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更）。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，合同管理部門整理合同文本、審批文件、履約記錄、往來函件等資料，編制《合同歸檔清單》，電子版存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版按“一合同一檔”原則編號存放，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、常用管理模板與工具（一）合同審查清單（模板）審查模塊審查項目審查標(biāo)準審查結(jié)果（合格/不合格/需修改）備注（修改建議）審查人日期業(yè)務(wù)模塊合同背景真實性與業(yè)務(wù)需求一致，合作必要性充分合格——張*2024-03-01業(yè)務(wù)模塊對方履約能力信用良好，過往無重大違約記錄需修改需補充對方近3年財務(wù)報表李*2024-03-01法務(wù)模塊主體資格營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書手續(xù)完備合格——王*2024-03-02法務(wù)模塊違約責(zé)任條款明確違約金計算方式及責(zé)任承擔(dān)范圍不合格需增加“不可抗力”免責(zé)條款王*2024-03-02財務(wù)模塊付款方式分期付款節(jié)點與項目進度匹配，發(fā)票類型明確合格——趙*2024-03-03（二）合同審批流程表（模板）合同編號合同名稱申請人申請部門合同類型合同金額（萬元）審批節(jié)點審批意見審批日期審批狀態(tài)2024-FC-001設(shè)備采購合同劉*采購部買賣合同25部門負責(zé)人（張*）同意2024-03-04已通過分管領(lǐng)導(dǎo)（李*）同意2024-03-05已通過總經(jīng)理（陳*）修改后同意2024-03-06已通過（三）合同臺賬（模板）合同編號合同名稱簽訂日期對方主體合同類型合同金額（萬元）履行期限責(zé)任部門履約狀態(tài)歸檔日期歸檔人2024-FC-001設(shè)備采購合同2024-03-10科技有限公司買賣合同252024-03-10至2024-09-10采購部履行中2024-03-12王*2024-FC-002服務(wù)外包合同2024-02-20YY信息技術(shù)有限公司服務(wù)合同182024-02-20至2024-08-20技術(shù)部已完成2024-02-25趙*（四）合同風(fēng)險預(yù)警表（模板）合同編號風(fēng)險點描述風(fēng)險等級涉及條款應(yīng)對措施責(zé)任部門預(yù)警日期處理狀態(tài)2024-FC-001付款周期過長（60天）中第四條與對方協(xié)商縮短至45天，增加逾期違約金采購部2024-03-15待處理2024-FC-003保密范圍約定不明確高第八條補充“保密信息包括技術(shù)資料、客戶名單等具體內(nèi)容”法務(wù)部2024-03-18已處理四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范（一）主體審查風(fēng)險禁止性要求：不得與無獨立法人資格、營業(yè)執(zhí)照過期或超越經(jīng)營范圍的主體簽約；操作規(guī)范：簽約前務(wù)必核實對方營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人證件號碼明，若由授權(quán)人簽約，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》及授權(quán)人證件號碼復(fù)印件，留存原件備查。（二）條款完整性風(fēng)險禁止性要求：避免合同條款缺失（如未約定違約責(zé)任、爭議解決方式）；操作規(guī)范：使用企業(yè)制式合同模板，對非標(biāo)條款需逐條核對“當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點方式、違約責(zé)任、爭議解決”九大核心要素，保證表述清晰、無歧義。（三）法律合規(guī)性風(fēng)險禁止性要求：合同內(nèi)容不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如約定“造成人身傷害免責(zé)”條款無效）；操作規(guī)范：涉及特種設(shè)備、食品、醫(yī)藥等特殊行業(yè)，需同時審查行業(yè)監(jiān)管法規(guī)；涉外合同需注意法律適用及管轄權(quán)約定（優(yōu)先選擇中國法院管轄）。（四）履約跟蹤風(fēng)險禁止性要求：禁止“重簽訂、輕履約”，對履約異常情況拖延處理；操作規(guī)范：重大合同