會議紀要與會議跟進模板工具包一、適用場景與價值二、全流程操作指引（一）會前準備：奠定高效會議基礎明確會議目標與議程會議組織者需提前1-2天明確會議核心目標（如“確定Q3項目排期”“解決部門協(xié)作瓶頸”），并制定詳細議程，包括議題順序、每項議題的討論時長、負責人等，隨會議通知同步發(fā)送給參會人員。示例議程：14:00-14:10會議開場與目標說明（主持人：*經理）14:10-14:40議題1：項目A進度匯報與風險討論（匯報人：*主管）14:40-15:10議題2：跨部門需求對接方案評審（負責人：*專員）15:10-15:30議題3：下一步行動計劃確認（全體）確認參會人員與分工根據議程內容確定核心參會人（決策者、執(zhí)行人、相關方），并提前溝通是否需攜帶材料（如項目進度表、需求文檔）。指定會議記錄人（建議由非核心發(fā)言人員擔任），明確記錄重點：關鍵討論觀點、決議結論、行動項（含負責人、時限）。準備會議工具與材料線上會議需提前測試平臺穩(wěn)定性（如會議軟件、共享屏幕）；線下會議準備會議室、投影設備、紙質議程等。記錄人提前準備會議紀要模板（可參考本工具包表格），保證記錄時可直接填寫關鍵信息。（二）會中記錄：精準捕捉核心信息記錄會議基本信息會議開始后，第一時間記錄會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）、會議主題，保證基礎信息完整。逐項記錄議題討論要點按議程順序，記錄每個議題的討論過程：重點標注不同參會人的核心觀點（尤其是分歧點與共識點），避免逐字記錄，提煉關鍵詞句。示例：議題1討論要點：主管提出“項目A當前進度滯后15%，主要因供應鏈交付延遲”；工程師補充“供應商反饋原材料短缺，預計需3天緩解”；經理建議“同步啟動備用供應商對接，由專員負責”。標記決議與行動項對會議達成的明確決議（如“同意采用方案”“預算審批通過”）單獨標注，保證無歧義。行動項需包含“任務描述、負責人、完成時限”三要素，當場與負責人確認準確性，避免后續(xù)推諉。示例行動項：行動項1：專員聯(lián)系2家備用供應商，獲取報價與交期周期→負責人：專員→完成時限：3個工作日內記錄待辦事項與后續(xù)安排對會議中未明確、需進一步討論的問題，記錄為“待辦事項”，明確下次溝通時間或負責人。（三）會后整理：形成規(guī)范紀要與任務清單整理紀要初稿會議結束后2個工作日內，記錄人根據會中記錄整理紀要初稿，結構建議為：會議基本信息→議題討論與決議→行動項清單→待辦事項。語言需簡潔客觀，避免主觀評價（如“經理的方案不合理”改為“經理提出不同意見，認為方案需優(yōu)化成本控制”）。核對與補充信息初稿完成后，發(fā)送至主持人及關鍵參會人核對，重點確認決議準確性、行動項負責人與時限無誤，根據反饋補充遺漏信息。審核與定稿分發(fā)由主持人審核最終版紀要，確認無誤后，在1個工作日內分發(fā)給所有參會人員及相關方（含需知曉行動項的非參會人員），并通過郵件或企業(yè)協(xié)作工具發(fā)送，注明“請查收并執(zhí)行相關行動項”。歸檔留存定稿紀要需按“會議名稱-日期”格式命名（如“20231027項目A推進會紀要”），存儲至共享文件夾或企業(yè)文檔系統(tǒng)，方便后續(xù)查閱。（四）跟進執(zhí)行：保證任務閉環(huán)落地建立行動項跟蹤表以會議紀要中的行動項為基礎，創(chuàng)建動態(tài)跟蹤表（可參考本工具包“行動項跟蹤表”），每日更新任務進度，標注“進行中”“已完成”“逾期”“需協(xié)助”等狀態(tài)。定期跟蹤進度行動項負責人需在截止日前1天反饋進度；對于跨部門或周期較長的任務，建議設置周跟蹤機制（如每周五同步進度）。若任務逾期，負責人需說明原因并提出解決方案，由會議主持人或上級協(xié)調資源支持。反饋與閉環(huán)任務完成后，負責人需提交完成情況說明（如“已與2家供應商簽訂協(xié)議，附件為合同文件”），并附相關佐證材料（郵件、截圖、文檔等），由記錄人在跟蹤表中更新“完成狀態(tài)”為“已閉環(huán)”。復盤優(yōu)化對反復出現(xiàn)逾期或未解決的問題，可在下次會議中作為議題復盤，分析根本原因（如流程漏洞、資源不足），優(yōu)化協(xié)作機制。三、核心模板工具包表1：會議基本信息表會議名稱會議時間年月日時分至時分會議地點（線下會議室/線上會議）主持人*經理記錄人*專員參會人員主管、工程師、*專員（共X人）缺席人員及原因*主管（因出差，已提前同步意見）會議主題解決項目A進度滯后問題并明確下一步計劃會議議程詳見“會前準備-示例議程”表2：議題討論記錄表議題編號議題名稱討論要點決議/結論1項目A進度匯報與風險討論主管：進度滯后15%，因供應鏈延遲；工程師：原材料短缺需3天緩解；*經理：需啟動備用供應商1.立即聯(lián)系備用供應商；2.供應鏈部門每日同步原材料庫存情況2跨部門需求對接方案評審專員：方案需增加成本控制條款；主管：法務部需審核條款合規(guī)性；*經理：優(yōu)先保障交付時效同意方案修改，增加“成本上限不超過預算10%”條款，法務部2日內反饋審核意見表3：行動項跟蹤表行動項編號任務描述負責人完成時限當前狀態(tài)備注/進展說明完成情況反饋（附件/說明）20231027-01聯(lián)系2家備用供應商獲取報價與交期*專員2023-10-30進行中已聯(lián)系1家，待回復；今日內完成第2家聯(lián)系——20231027-02修改需求對接方案并增加成本控制條款*專員2023-10-31進行中已完成初稿，待法務部審核——20231027-03供應鏈部門每日同步原材料庫存*主管每日17:00前進行中已建立同步群，今日首次數據已發(fā)送2023-10-27庫存：（詳見附件1）四、關鍵注意事項客觀記錄，避免主觀臆斷紀要需忠實還原會議內容，不添加個人觀點或情緒化描述，對分歧點需同時記錄多方意見，如“工程師認為需延期，主管建議優(yōu)先調整內部資源”。行動項“三要素”不可缺每個行動項必須明確“做什么（任務描述）、誰來做（負責人）、何時完成（時限）”，避免模糊表述（如“盡快完成”“相關部門配合”）。跟進及時，避免拖延行動項跟蹤需動態(tài)更新，逾期任務24小時內啟動原因分析，形成“任務-責任-時限”閉環(huán)，防止問題積壓。簡潔明了，突出重點紀要避免冗長，優(yōu)先呈現(xiàn)“決議+行動項”，背景信息可精簡；對于復雜議題，可附“討論過程摘要”作為補充。保密與合規(guī)涉及敏感信息（