會(huì)議計(jì)劃與執(zhí)行指南模板一、適用會(huì)議類(lèi)型與場(chǎng)景項(xiàng)目類(lèi)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段進(jìn)展會(huì)、問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)、結(jié)項(xiàng)總結(jié)會(huì)；管理類(lèi)會(huì)議：部門(mén)周/月例會(huì)、高層戰(zhàn)略研討會(huì)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)；專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)會(huì)議：活動(dòng)策劃會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)、客戶需求對(duì)接會(huì)；決策類(lèi)會(huì)議：方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審批會(huì)、資源調(diào)配會(huì)。無(wú)論是常規(guī)例會(huì)還是臨時(shí)性專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，均可通過(guò)本模板規(guī)范流程、提升效率，保證會(huì)議目標(biāo)明確、結(jié)果可落地。二、會(huì)議籌備與執(zhí)行全流程（一）會(huì)議籌備階段（會(huì)前1-3天）目標(biāo)：明確會(huì)議核心要素，提前溝通信息，保證參會(huì)人員充分準(zhǔn)備。1.確定會(huì)議核心要素會(huì)議主題：用一句話概括會(huì)議核心目標(biāo)（例：“Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審”“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案討論”）；會(huì)議目的：說(shuō)明需達(dá)成的具體結(jié)果（例：“明確需求優(yōu)先級(jí)，確定開(kāi)發(fā)排期”“識(shí)別3項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，制定應(yīng)對(duì)措施”）；時(shí)間與時(shí)長(zhǎng)：根據(jù)議程復(fù)雜度設(shè)定，常規(guī)會(huì)議建議控制在60-90分鐘，避免超時(shí)；地點(diǎn)與形式：線下會(huì)議需明確會(huì)議室（含設(shè)備支持），線上會(huì)議需提前測(cè)試平臺(tái)（如騰訊會(huì)議/Zoom）并分享；參會(huì)人員：區(qū)分“必須參會(huì)”（決策者/執(zhí)行人）、“可選參會(huì)”（支持部門(mén)/顧問(wèn)），避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)。2.制定會(huì)議議程議程需邏輯清晰、時(shí)間分配合理，模板序號(hào)議題內(nèi)容負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)輸出物1開(kāi)場(chǎng)與會(huì)議目標(biāo)說(shuō)明主持人5分鐘會(huì)議目標(biāo)清單2上次會(huì)議決議事項(xiàng)跟進(jìn)跟進(jìn)人10分鐘進(jìn)展情況表3議題A：需求評(píng)審產(chǎn)品經(jīng)理25分鐘需求文檔（標(biāo)注優(yōu)先級(jí)）4議題B：技術(shù)方案討論技術(shù)負(fù)責(zé)人30分鐘技術(shù)方案對(duì)比表5議題C：資源協(xié)調(diào)需求項(xiàng)目經(jīng)理15分鐘資源申請(qǐng)清單6總結(jié)與任務(wù)分配主持人5分鐘會(huì)議決議及任務(wù)清單3.準(zhǔn)備會(huì)議材料必傳材料：提前24小時(shí)發(fā)送至參會(huì)人員，包括會(huì)議議程、背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、待討論文檔等；輔助材料：根據(jù)議題準(zhǔn)備演示文稿（PPT）、原型圖、流程圖等，保證內(nèi)容簡(jiǎn)潔、重點(diǎn)突出（每頁(yè)P(yáng)PT聚焦1個(gè)核心觀點(diǎn)，避免文字堆砌）；共享權(quán)限：線上會(huì)議需提前設(shè)置材料共享權(quán)限，保證參會(huì)人員可實(shí)時(shí)查看或編輯。4.發(fā)送會(huì)議通知通知需包含核心要素，模板參考：主題：【會(huì)議通知】關(guān)于項(xiàng)目的Q3需求評(píng)審會(huì)時(shí)間：2023年月日（周三）14:00-15:30地點(diǎn)：公司3樓會(huì)議室A（線上參會(huì)人員：騰訊會(huì)議號(hào)X-X-X）參會(huì)人：（產(chǎn)品）、（技術(shù)）、**（項(xiàng)目）、趙六（測(cè)試）議程：詳見(jiàn)附件《項(xiàng)目Q3需求評(píng)審會(huì)議程》準(zhǔn)備事項(xiàng)：請(qǐng)?zhí)崆皩忛啞俄?xiàng)目Q3需求文檔（V1.2）》，準(zhǔn)備需討論的疑問(wèn)點(diǎn)。（二）會(huì)議執(zhí)行階段（會(huì)中）目標(biāo)：控制會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)高效討論，保證每個(gè)議題達(dá)成明確結(jié)論。1.會(huì)議開(kāi)場(chǎng)（5分鐘內(nèi)）主持人開(kāi)場(chǎng)：確認(rèn)參會(huì)人員到齊情況，重申會(huì)議主題、目的及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)；規(guī)則說(shuō)明：明確發(fā)言規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過(guò)3分鐘”“聚焦議題，避免跑題”）、決策方式（如“共識(shí)決策”“少數(shù)服從多數(shù)”）；材料確認(rèn)：提醒參會(huì)人員查閱已共享材料，確認(rèn)無(wú)遺漏信息。2.議題討論（核心環(huán)節(jié)）負(fù)責(zé)人主導(dǎo)：每個(gè)議題由指定負(fù)責(zé)人先簡(jiǎn)要介紹背景（控制在5分鐘內(nèi)），再引導(dǎo)參會(huì)人員討論；聚焦問(wèn)題：討論中若出現(xiàn)跑題，主持人需及時(shí)拉回（例：“這個(gè)話題與當(dāng)前議題關(guān)聯(lián)度不高，可會(huì)后單獨(dú)溝通，我們繼續(xù)討論問(wèn)題”）；記錄關(guān)鍵信息：安排專(zhuān)人記錄討論要點(diǎn)、不同意見(jiàn)及爭(zhēng)議點(diǎn)，避免遺漏；控制時(shí)間：嚴(yán)格按議程分配時(shí)長(zhǎng)，若某議題討論超時(shí)，需評(píng)估是否延后或轉(zhuǎn)入下一階段（例：“該議題還需深入討論，建議會(huì)后由小組整理方案，下次會(huì)議再?zèng)Q策”）。3.總結(jié)與收尾（5-10分鐘）結(jié)論確認(rèn)：主持人總結(jié)每個(gè)議題的討論結(jié)果，明確“決議事項(xiàng)”（必須執(zhí)行的內(nèi)容）和“待定事項(xiàng)”（需進(jìn)一步調(diào)研的內(nèi)容）；任務(wù)分配：對(duì)決議事項(xiàng)拆解為具體任務(wù)，明確“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”，模板見(jiàn)“核心模板工具清單”；后續(xù)安排：說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送時(shí)間（會(huì)后24小時(shí)內(nèi)）、任務(wù)跟進(jìn)方式（如每日站會(huì)同步進(jìn)度）；結(jié)束致謝：感謝參會(huì)人員投入，提醒線上參會(huì)人員退出會(huì)議。（三）會(huì)議后續(xù)階段（會(huì)后1-3天）目標(biāo)：固化會(huì)議成果，推動(dòng)任務(wù)落地，保證會(huì)議效果持續(xù)跟蹤。1.整理會(huì)議紀(jì)要紀(jì)要需客觀、簡(jiǎn)潔，包含以下內(nèi)容：基本信息：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)/形式、參會(huì)人、缺席人（注明原因）、主持人；核心內(nèi)容：按議程順序記錄“討論要點(diǎn)”“不同意見(jiàn)”“最終決議”；任務(wù)清單：明確每項(xiàng)任務(wù)的“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”，示例：任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)備注完成技術(shù)方案V2.0版**2023–包含3套方案對(duì)比及推薦方案郵件同步評(píng)審意見(jiàn)協(xié)調(diào)測(cè)試資源支持需求上線**2023–確認(rèn)2名測(cè)試人員參與抄送趙六2.發(fā)送會(huì)議紀(jì)要與任務(wù)清單紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)方，并附上“任務(wù)清單”；發(fā)送時(shí)注明“請(qǐng)各位確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容，如有異議請(qǐng)?jiān)?小時(shí)內(nèi)反饋，逾期視為無(wú)異議”。3.跟進(jìn)任務(wù)執(zhí)行日常跟蹤：負(fù)責(zé)人需按任務(wù)清單推進(jìn)工作，每日在項(xiàng)目群同步進(jìn)展；定期復(fù)盤(pán)：對(duì)于跨部門(mén)任務(wù)，每周召開(kāi)短會(huì)（15-20分鐘）跟進(jìn)進(jìn)度，解決卡點(diǎn)；驗(yàn)收閉環(huán)：任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人需提交成果物（如文檔、報(bào)告），由驗(yàn)收人確認(rèn)簽字，保證任務(wù)閉環(huán)。三、核心模板工具清單（一）會(huì)議計(jì)劃表（會(huì)前填寫(xiě)）會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)/形式參會(huì)人員會(huì)議主題會(huì)議目的議程（簡(jiǎn)要）準(zhǔn)備材料發(fā)送時(shí)間項(xiàng)目周例會(huì)2023–10:00線上（騰訊會(huì)議X）、、**同步項(xiàng)目進(jìn)展，解決本周問(wèn)題確認(rèn)本周任務(wù)完成情況，明確下周計(jì)劃1.上周進(jìn)展回顧（）2.問(wèn)題討論（）3.下周計(jì)劃（**）項(xiàng)目進(jìn)度表、問(wèn)題清單2023–（二）會(huì)議紀(jì)要模板（會(huì)后填寫(xiě)）會(huì)議基本信息會(huì)議名稱(chēng)：____________________時(shí)間：____年_月_日____:____至____:____地點(diǎn)/形式：____________________主持人：____________________參會(huì)人：____________________缺席人：____________________（原因：____________________）會(huì)議內(nèi)容議題一：【議題名稱(chēng)】討論要點(diǎn)：____________________不同意見(jiàn)：____________________最終決議：____________________議題二：【議題名稱(chēng)】討論要點(diǎn)：____________________不同意見(jiàn)：____________________最終決議：____________________任務(wù)清單（詳見(jiàn)“會(huì)議后續(xù)階段-任務(wù)分配”表格模板）其他說(shuō)明：____________________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）會(huì)議籌備階段避免目標(biāo)模糊：會(huì)議主題需具體，避免“討論項(xiàng)目進(jìn)展”等寬泛表述，應(yīng)明確“討論Q3延期風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施”；控制參會(huì)規(guī)模：參會(huì)人數(shù)建議不超過(guò)8人，避免因人員過(guò)多導(dǎo)致討論效率低下；材料提前審核：保證會(huì)議材料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免會(huì)上因材料問(wèn)題反復(fù)修改浪費(fèi)時(shí)間。（二）會(huì)議執(zhí)行階段主持人角色把控：主持人需強(qiáng)勢(shì)控場(chǎng)，避免討論陷入“無(wú)結(jié)論”狀態(tài)，對(duì)爭(zhēng)議問(wèn)題可引導(dǎo)投票或明確“由負(fù)責(zé)人在時(shí)間前提出方案”；避免“一言堂”：主動(dòng)邀請(qǐng)沉默人員發(fā)言（例：“**，你對(duì)此有什么看法？”），保證多方意見(jiàn)被聽(tīng)?。挥涗泴?shí)時(shí)同步：線上會(huì)議可共享實(shí)時(shí)文檔，讓參會(huì)人員看到討