員工入職管理流程標準模板適用情境操作流程步驟第一步：入職前準備（HR主導）確認入職信息：HR根據(jù)錄用通知，核對員工姓名（號代替，如小剛）、崗位、入職日期、薪資標準等關鍵信息，與用人部門確認崗位職責、匯報關系及導師安排。準備入職材料：提前準備《員工基本信息登記表》《勞動合同》《保密協(xié)議》《員工手冊》等文件，加蓋企業(yè)公章；為新員工工牌、門禁卡、辦公用品（如筆記本、筆）等做好物料準備。通知相關部門：通過內(nèi)部系統(tǒng)或郵件通知行政部（安排工位、設備配置）、財務部（辦理工資卡關聯(lián)）、IT部（開通系統(tǒng)賬號、郵箱）及用人部門（確認入職引導人、歡迎準備）。第二步：入職當天辦理（HR+行政+用人部門協(xié)同）接待與引導：HR或行政人員在企業(yè)前臺迎接新員工，引導至會議室或休息區(qū)，遞上飲用水，介紹入職流程及預計時長。材料提交與核驗：新員工提交以下材料原件及復印件，HR逐項核驗：證件號碼（復印件注明“僅供入職使用”）；學歷/學位證書、職業(yè)資格證書（復印件）；近期體檢報告（半年內(nèi)有效，需包含常規(guī)項目及傳染病篩查）；一寸免冠照片2張（底色按企業(yè)要求）；原單位離職證明（如有）。核驗無誤后，原件當場歸還，復印件按人歸檔。信息登記與合同簽訂：指導新員工填寫《員工基本信息登記表》（內(nèi)容見模板表格），保證信息真實完整；雙方協(xié)商一致后，簽訂《勞動合同》及《保密協(xié)議》，一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份。物品發(fā)放與權限開通：行政部發(fā)放工牌、門禁卡、辦公用品；IT部現(xiàn)場指導新員工登錄企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、內(nèi)部溝通工具等，演示基礎操作；如有需要，協(xié)助設置工資卡關聯(lián)信息。部門對接與入職引導：HR帶領新員工至用人部門，介紹部門同事、直屬領導及入職導師；部門負責人簡要說明崗位職責、近期工作目標及團隊規(guī)范；導師協(xié)助熟悉辦公環(huán)境、日常流程（如打卡、報銷、請假制度）。第三步：入職后跟進（HR主導，用人部門配合）試用期關懷：入職首周內(nèi)，HR與新員工進行1對1溝通，知曉適應情況，解答疑問；入職1個月時，結(jié)合部門反饋，評估工作進展，協(xié)助解決困難。材料歸檔：HR將入職材料（登記表、合同復印件、證件復印件等）按員工編號分類存入電子檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)材料存入員工檔案袋，標注“入職材料”字樣及歸檔日期。流程復盤：每月末，HR匯總?cè)肼殧?shù)據(jù)（如平均辦理時長、材料補交率），與用人部門溝通流程優(yōu)化點，如簡化表格字段、增加線上提交渠道等。員工基本信息登記表示例序號項目填寫內(nèi)容（示例）備注1員工姓名（*號代替）*小剛需與證件號碼一致2性別男3出生年月1995年6月4證件號碼號110*（示例）復件加蓋“僅供入職使用”章5學歷大學本科需附畢業(yè)證復印件6職位市場專員以錄用通知為準7所屬部門市場部8入職日期2023年10月9日9勞動合同期限3年（含試用期2個月）10緊急聯(lián)系人姓名*建國建議填寫直系親屬11緊急聯(lián)系人關系父親12緊急聯(lián)系人電話1395678（示例）保證聯(lián)系方式暢通13現(xiàn)居住地址市區(qū)街道小區(qū)棟室用于郵寄重要文件14備注無其他需說明事項使用要點提示信息保密性：員工個人信息（如證件號碼號、電話、住址）僅限HR、行政部及部門負責人因工作需要查閱，嚴禁外泄；電子檔案需加密存儲，紙質(zhì)檔案存放于帶鎖文件柜。材料完整性：若新員工暫缺某項材料（如體檢報告），需明確補交期限（一般不超過入職后15個工作日），逾期未交者暫緩辦理后續(xù)手續(xù)。流程時效性：入職材料需在員工入職后3個工作日內(nèi)完成歸檔；系統(tǒng)賬號、門禁權限等應在入職當天開通，保證次日正常使用。部門協(xié)同：HR需提前1個工作日與用人部門確認入職引導人安排，避免新員工到崗后無人對接；行政部應在入職前1天完成工位