辦公室自動化系統(tǒng)使用手冊一、系統(tǒng)概述辦公室自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）是為提升團(tuán)隊協(xié)作效率、規(guī)范辦公流程而設(shè)計的一體化管理平臺。系統(tǒng)整合流程審批（請假、報銷、公文流轉(zhuǎn)等）、文檔管理（文件存儲、共享、版本控制）、日程協(xié)作（個人日程、團(tuán)隊日程、會議安排）及通訊簿（組織架構(gòu)、同事信息查詢）等核心功能，支持多終端訪問（PC端、移動端），幫助員工減少重復(fù)性事務(wù)耗時，聚焦核心工作任務(wù)。二、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置1.登錄入口移動端：在手機端打開企業(yè)微信/釘釘APP，進(jìn)入工作臺找到“OA系統(tǒng)”應(yīng)用，點擊即可登錄（首次登錄需在PC端完成賬號激活）。2.賬號與密碼管理賬號為員工工號（或企業(yè)郵箱前綴），初始密碼由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一配置（首次登錄后需修改密碼，密碼要求包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符，長度≥8位）。若忘記密碼，可點擊登錄頁“忘記密碼”，通過綁定的手機號/郵箱接收驗證碼重置；若未綁定，聯(lián)系行政部或系統(tǒng)管理員重置。3.首次登錄設(shè)置首次登錄后，系統(tǒng)將引導(dǎo)完成個人信息完善（頭像、崗位、聯(lián)系方式等）、角色權(quán)限確認(rèn)（根據(jù)崗位自動分配，如需調(diào)整可聯(lián)系管理員）、個性化設(shè)置（如日程提醒方式、文檔默認(rèn)存儲路徑）。建議優(yōu)先完善信息，確保后續(xù)流程審批、協(xié)作溝通的準(zhǔn)確性。三、核心功能模塊操作指南（一）流程審批模塊流程審批是OA系統(tǒng)的核心功能，覆蓋請假、報銷、采購、公文簽批等場景，全流程線上化留痕，提升審批效率。1.發(fā)起新流程進(jìn)入系統(tǒng)后，點擊左側(cè)導(dǎo)航欄【流程審批】→【新建流程】，在模板列表中選擇對應(yīng)類型（如“員工請假申請”“費用報銷單”）。進(jìn)入表單頁面后，逐項填寫帶“*”的必填項（如請假類型、時長、事由；報銷金額、發(fā)票附件等），附件可點擊【上傳文件】從本地/云盤選取。確認(rèn)信息無誤后，點擊頁面底部【提交】，流程將自動流轉(zhuǎn)至直屬上級節(jié)點（可在“流程跟蹤”中查看當(dāng)前審批人）。2.審批待辦事項登錄后，系統(tǒng)首頁“待辦事項”會展示需處理的審批任務(wù)，點擊【立即處理】進(jìn)入審批界面?？刹榭瓷暾埲颂峤坏谋韱巍⒏郊?，在頁面底部選擇【同意】【駁回】【轉(zhuǎn)辦】（轉(zhuǎn)辦需填寫轉(zhuǎn)辦理由及接收人）。若需補充信息，點擊【退回修改】并填寫退回原因，申請人將收到通知并可重新提交。3.查看流程進(jìn)度與歷史點擊左側(cè)導(dǎo)航欄【流程審批】→【我的流程】，可按“進(jìn)行中”“已完成”“已駁回”篩選流程。點擊流程標(biāo)題，可查看完整流轉(zhuǎn)記錄（包括各節(jié)點審批意見、處理時間），如需打印流程單，點擊右上角【打印】按鈕生成PDF。（二）文檔管理模塊文檔管理模塊支持文件的上傳、分類、共享與版本控制，確保團(tuán)隊資料安全且可高效協(xié)作。1.文檔上傳與分類進(jìn)入【文檔管理】→【我的文檔】，點擊【新建文件夾】按項目/部門/類型創(chuàng)建分類（如“2024年市場部方案”）。點擊文件夾內(nèi)【上傳文件】，可批量上傳Word、Excel、PDF等格式文件，系統(tǒng)自動生成縮略圖與預(yù)覽。若需創(chuàng)建在線文檔（如協(xié)作表格、腦圖），點擊【新建】→選擇“在線文檔”類型，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至在線編輯界面（支持多人實時協(xié)作）。2.權(quán)限設(shè)置與共享在【文檔管理】首頁搜索框輸入關(guān)鍵詞（文件名、內(nèi)容關(guān)鍵詞），系統(tǒng)將模糊匹配相關(guān)文檔。若文檔有多個版本，點擊【版本管理】可查看歷史版本并恢復(fù)至指定版本。（三）日程管理模塊日程管理幫助個人與團(tuán)隊高效規(guī)劃時間，避免日程沖突，提升協(xié)作效率。1.創(chuàng)建個人日程若需重復(fù)日程（如每周例會），在“重復(fù)設(shè)置”中選擇周期（日/周/月），系統(tǒng)將自動生成系列日程。2.共享日程與協(xié)作點擊【團(tuán)隊日程】→【新建團(tuán)隊日程】，選擇關(guān)聯(lián)的項目/部門，填寫日程信息后，參與人將收到邀請（可在“我的日程”中查看團(tuán)隊日程）。若需發(fā)起會議，在日程中勾選“會議”類型，系統(tǒng)將自動生成會議紀(jì)要模板，會議結(jié)束后可上傳紀(jì)要并共享給參與人。3.日程提醒與調(diào)整日程開始前，系統(tǒng)將通過APP推送、短信（需開啟）或郵件提醒；若日程變更，點擊日程標(biāo)題→【編輯】修改時間/參與人，系統(tǒng)自動通知相關(guān)人員。若需取消日程，點擊【刪除】并選擇“僅自己刪除”或“取消并通知參與人”，避免他人日程沖突。（四）通訊簿與協(xié)作模塊通訊簿整合組織架構(gòu)與同事信息，支持快速溝通與協(xié)作。1.同事信息查詢進(jìn)入【通訊簿】，可按“部門”“崗位”“姓名”篩選同事，點擊姓名查看詳細(xì)信息（電話、郵箱、辦公地點等）。支持模糊搜索（如輸入“張”，系統(tǒng)將列出姓名含“張”的同事），點擊【撥號】【發(fā)郵件】可直接發(fā)起溝通（需綁定通訊工具）。2.個人信息維護(hù)點擊【我的信息】，可修改個人頭像、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等信息，提交后由管理員審核（確保信息準(zhǔn)確，便于他人協(xié)作）。若崗位變動，需在【我的信息】→【崗位信息】中更新，系統(tǒng)將自動調(diào)整流程審批的默認(rèn)節(jié)點。3.團(tuán)隊協(xié)作溝通點擊同事信息頁的【發(fā)起協(xié)作】，可選擇“新建任務(wù)”“發(fā)起流程”“共享文檔”等協(xié)作方式，系統(tǒng)將自動關(guān)聯(lián)對方賬號，提升溝通效率。四、常見問題排查與解決1.登錄類問題現(xiàn)象：提示“賬號或密碼錯誤”排查：確認(rèn)賬號為工號/郵箱前綴，密碼區(qū)分大小寫；若忘記密碼，通過“忘記密碼”重置?，F(xiàn)象：提示“賬號未激活”排查：首次登錄需在PC端完成激活，或聯(lián)系管理員確認(rèn)賬號狀態(tài)。2.流程提交/審批異常現(xiàn)象：提交流程時提示“表單驗證失敗”排查：檢查必填項是否填寫（帶“*”項），附件格式/大小是否符合要求（單個文件≤50M，支持PDF/Office/圖片）?，F(xiàn)象：審批時無法查看附件排查：確認(rèn)瀏覽器為最新版（推薦Chrome、Edge），清除緩存后重試；若仍異常，聯(lián)系管理員檢查文件存儲服務(wù)器。3.文檔操作故障現(xiàn)象：上傳文檔時提示“空間不足”排查：個人文檔空間為50G，若已滿可清理舊文件，或聯(lián)系管理員申請擴(kuò)容。現(xiàn)象：在線文檔無法保存排查：檢查網(wǎng)絡(luò)連接（建議使用公司內(nèi)網(wǎng)），或切換至PC端編輯（移動端僅支持輕量編輯）。4.系統(tǒng)兼容性問題現(xiàn)象：PC端頁面顯示異常（如按鈕錯位、無響應(yīng)）排查：升級瀏覽器至最新版，關(guān)閉廣告攔截插件，或使用系統(tǒng)推薦的瀏覽器（Chrome90+、Edge90+）?，F(xiàn)象：移動端無法登錄排查：確認(rèn)企業(yè)微信/釘釘為最新版，檢查手機系統(tǒng)版本（iOS13+、Android8+），重啟APP后重試。五、系統(tǒng)使用注意事項1.數(shù)據(jù)安全規(guī)范賬號僅限本人使用，禁止共享密碼；離開工位時需退出系統(tǒng)（PC端點擊右上角【退出】，移動端退出企業(yè)微信/釘釘）。敏感文檔（如財務(wù)報表、合同）需設(shè)置“僅自己可見”或“指定人員可見”，禁止通過外部工具（如微信、QQ）傳輸公司文檔。2.流程合規(guī)要求發(fā)起流程時需如實填寫信息，附件需為真實有效的證明材料（如請假需附醫(yī)院證明，報銷需附發(fā)票原件掃描件）。審批人需在24小時內(nèi)處理待辦事項（緊急流程≤4小時），避免影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。3.系統(tǒng)更新與反饋系統(tǒng)每月進(jìn)行功能迭代，更新前將通過郵件/APP推送通知，更新后