2026年口碑服務公司印章使用與保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司印章的刻制、備案、使用、保管、交接、注銷等全流程管理，保障公司合法權益，維護公司經營管理秩序，防范印章使用風險，依據《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章管理辦法》《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合公司口碑服務業(yè)務經營實際（如客戶合同簽訂、業(yè)務文件審批、財務結算等），制定本制度。第二條本制度所稱印章，是指公司在經營管理過程中使用的，具有法律效力或管理效力的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、人事專用章、業(yè)務專用章等。第三條本制度適用于公司各類印章的刻制、備案、使用、保管、交接、注銷及監(jiān)督考核等全流程管理工作，覆蓋公司各部門及全體員工。公司行政部是印章管理的歸口管理部門，統(tǒng)籌負責印章的全流程管理工作，各業(yè)務部門配合做好本部門相關印章的使用申請與規(guī)范管理。第四條印章管理遵循以下核心原則：合法合規(guī)：嚴格遵守相關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，確保印章管理各環(huán)節(jié)符合法律要求；權責明晰：明確各部門及人員在印章管理中的職責，做到誰使用、誰負責，誰保管、誰負責；規(guī)范嚴謹：建立標準化的印章管理流程，確保印章刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)規(guī)范有序、可追溯；安全保密：強化印章安全保管措施，嚴防印章丟失、被盜、偽造或濫用，保障印章使用安全；高效便捷：在規(guī)范管理的前提下，優(yōu)化印章使用審批流程，提升業(yè)務辦理效率，滿足公司經營發(fā)展需求。第五條公司成立印章管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管行政負責人擔任副組長，行政部、法務部、財務部、各業(yè)務部門負責人為成員。印章管理領導小組是印章管理工作的最高決策機構，負責審定印章管理制度、審批重大印章管理事項（如印章刻制、注銷、重大違規(guī)事項處理等）。第二章印章的種類與管理職責第六條公司印章主要分為以下類別及使用范圍：公章：用于公司對外發(fā)布的正式文件、重要公告、規(guī)章制度、對外簽訂的各類重要合同協(xié)議（無對應專用章時）、工商登記、稅務申報、銀行開戶等需代表公司整體權益的事項；合同專用章：用于公司與客戶、合作方簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議、補充協(xié)議等與經營業(yè)務相關的合同類文件；財務專用章：用于公司財務結算、銀行轉賬、票據開具、財務報表審核等財務相關業(yè)務；人事專用章：用于公司員工勞動合同簽訂、薪酬福利發(fā)放、人事任免通知、考勤記錄審核、離職證明開具等人事管理相關業(yè)務；業(yè)務專用章：用于公司特定業(yè)務環(huán)節(jié)的文件確認，如客戶服務確認單、業(yè)務流程審批單、項目驗收單等，具體使用范圍由相關業(yè)務部門明確并報行政部備案；其他印章：包括法定代表人印章、部門印章等，按對應權限及使用范圍規(guī)范使用。第七條行政部印章管理職責：牽頭制定、修訂印章管理制度及相關操作細則，經印章管理領導小組審批后執(zhí)行；負責印章的刻制、備案、注銷申請工作，確保印章刻制符合規(guī)范、備案手續(xù)齊全；負責印章的統(tǒng)一保管（財務專用章、法定代表人印章等特殊印章除外），建立印章管理臺賬，詳細記錄印章的刻制、備案、使用、交接、注銷等信息；負責審核印章使用申請，監(jiān)督印章使用流程的合規(guī)性，對不符合規(guī)定的使用申請有權拒絕；定期對公司各類印章的使用、保管情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改管理過程中的問題；負責處理印章管理過程中的違規(guī)事項，配合相關部門開展調查工作。第八條各業(yè)務部門印章管理職責：負責本部門業(yè)務相關的印章使用申請，確保申請材料真實、完整、合規(guī)，明確印章使用的業(yè)務背景及用途；配合行政部做好本部門相關印章的使用監(jiān)督工作，規(guī)范本部門員工的印章使用行為；及時向行政部反饋本部門在印章使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出印章管理優(yōu)化建議。第九條財務部印章管理職責：負責財務專用章、法定代表人印章的保管與使用審批，建立財務印章使用臺賬；嚴格按照財務管理制度及本制度要求，審核財務印章的使用申請，確保印章使用符合財務規(guī)范；配合行政部做好財務印章的備案、檢查等相關工作。第十條法務部印章管理職責：為印章管理工作提供法律支持，審核印章管理制度、印章使用相關文件的合法性；對涉及重大合同、法律文書的印章使用申請進行法律審核，防范法律風險；協(xié)助處理印章管理過程中引發(fā)的法律糾紛及違規(guī)事項的調查處理。第十一條印章保管人職責：妥善保管所負責的印章，確保印章安全，防止印章丟失、被盜、損壞或被濫用；嚴格按照印章使用審批流程，核對審批手續(xù)齊全后，方可加蓋印章，嚴禁無審批或審批手續(xù)不全時使用印章；建立印章使用登記臺賬，詳細記錄每次印章使用的日期、使用人、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，確保使用過程可追溯；定期對所保管的印章進行檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向行政部及相關負責人匯報；印章保管人離職、調崗時，需按規(guī)定辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接規(guī)范、安全。第十二條印章使用人職責：按規(guī)定提交印章使用申請，確保申請材料真實、準確、完整，明確印章使用用途；嚴格按照審批的用途使用印章，不得擅自更改印章使用范圍或用途，不得轉借他人使用印章；對使用印章后的文件材料妥善保管，防止文件丟失或泄露，承擔因文件管理不當引發(fā)的相關責任；發(fā)現(xiàn)印章使用過程中存在異常情況時，及時向行政部或相關負責人匯報。第三章印章的刻制、備案與注銷第十三條印章刻制：公司各類印章的刻制必須經印章管理領導小組審批同意，由行政部統(tǒng)一在具備合法資質的印章刻制機構辦理，嚴禁任何部門或個人擅自刻制公司印章；印章刻制申請流程：相關部門因業(yè)務需求需刻制印章的，填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、使用范圍、申請理由等信息，經部門負責人簽字確認后，報行政部審核；行政部審核通過后，提交印章管理領導小組審批；審批同意后，由行政部負責辦理刻制手續(xù)；印章刻制完成后，行政部需對印章的樣式、規(guī)格進行核對，確保符合審批要求。第十四條印章備案：公章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章刻制完成后，行政部需在規(guī)定時間內到當?shù)毓矙C關、市場監(jiān)管部門等相關機構辦理備案手續(xù)，獲取備案證明文件；行政部將印章備案證明文件及印章印模歸檔保管，建立印章備案管理臺賬，詳細記錄備案信息；其他印章刻制完成后，需在行政部進行內部備案，留存印章印模，明確使用范圍及保管責任人。第十五條印章注銷：出現(xiàn)以下情況時，相關部門需及時向行政部申請注銷印章：印章使用范圍消失、印章樣式更新、印章?lián)p壞無法使用、公司部門撤銷等；印章注銷申請流程：相關部門填寫《印章注銷申請表》，注明印章名稱、編號、注銷原因、處置意見等信息，經部門負責人簽字確認后，報行政部審核；行政部審核通過后，提交印章管理領導小組審批；審批同意后，由行政部負責辦理注銷手續(xù)；需向相關監(jiān)管部門備案注銷的印章，行政部需及時辦理備案注銷手續(xù)；內部備案的印章，由行政部收回印章并進行銷毀；印章注銷后，行政部需更新印章管理臺賬，將注銷證明文件、印章銷毀記錄等相關材料歸檔保管。第十六條嚴禁任何部門或個人擅自留存、使用已注銷的印章；注銷印章的銷毀需由行政部組織實施，安排2名以上監(jiān)銷人全程監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，監(jiān)銷人需在銷毀記錄上簽字確認。第四章印章的使用與審批第十七條印章使用實行“申請-審核-審批-用印”的標準化流程，所有印章使用必須履行審批手續(xù)，嚴禁無審批用印、越權用印。第十八條公章使用審批流程：使用人填寫《印章使用申請表》，注明使用用途、文件名稱、份數(shù)、使用部門等信息，附相關文件材料，經部門負責人簽字確認；行政部對申請材料進行審核，核實申請材料的真實性、完整性及合規(guī)性；涉及重大事項、法律文書的，需經法務部審核；審核通過后，按以下權限審批：一般事項報分管行政負責人審批；重大事項（如對外投資、重大合同、公司重大決策相關文件等）報公司主要負責人審批；審批通過后，使用人將《印章使用申請表》及相關文件提交印章保管人，印章保管人核對審批手續(xù)齊全后，加蓋公章，并在《印章使用登記臺賬》中詳細記錄；公章使用后，使用人需將加蓋公章的文件復印件提交行政部歸檔備查。第十九條合同專用章使用審批流程：使用人填寫《印章使用申請表》，附相關合同文本、業(yè)務對接材料等，經部門負責人簽字確認；法務部對合同文本進行法律審核，核實合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性；行政部對申請材料及法務審核意見進行復核；審核通過后，按以下權限審批：一般業(yè)務合同報分管業(yè)務負責人審批；重大業(yè)務合同（如金額較大、合作期限較長、風險較高的合同）報公司主要負責人審批；審批通過后，印章保管人核對審批手續(xù)齊全，加蓋合同專用章，并做好使用登記；合同專用章使用后，相關合同文本及審批材料由業(yè)務部門及行政部分別歸檔保管。第二十條財務專用章使用審批流程：使用人填寫《財務印章使用申請表》，注明使用用途、金額、相關業(yè)務憑證編號等信息，附財務憑證、合同等相關材料，經財務部門負責人簽字確認；分管財務負責人對申請材料進行審核審批；重大財務事項（如大額資金轉賬、融資相關文件等）需報公司主要負責人審批；審批通過后，財務印章保管人核對審批手續(xù)齊全，加蓋財務專用章，并在財務印章使用臺賬中記錄；財務專用章使用后，相關財務憑證及審批材料按財務檔案管理規(guī)定歸檔保管。第二十一條人事專用章、業(yè)務專用章等其他印章使用審批流程：使用人填寫《印章使用申請表》，附相關業(yè)務文件，經部門負責人簽字確認；行政部或相關分管負責人對申請材料進行審核審批；審批通過后，印章保管人核對審批手續(xù)齊全，加蓋相應印章，并做好使用登記。第二十二條印章使用特殊規(guī)定：嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋印章；因特殊業(yè)務確需加蓋的，需經公司主要負責人審批，明確使用范圍、有效期，并由使用部門負責跟蹤管理，確?？瞻孜募匆?guī)定使用，剩余空白文件及時回收銷毀；印章使用必須由印章保管人親自加蓋，嚴禁委托他人代蓋；特殊情況需委托的，需經行政部負責人批準，明確委托權限及責任，并做好委托記錄；對外使用印章的文件，需確保文件內容完整、字跡清晰，加蓋的印章清晰、端正，位置準確（一般加蓋在文件標題下方或正文末尾落款處）；同一文件需加蓋多個印章的，需分別履行各印章的使用審批手續(xù)，按規(guī)定順序加蓋。第五章印章的保管與交接第二十三條印章保管規(guī)范：公司各類印章需存放在專用保險柜中，保管場所需具備防火、防潮、防盜、防磁等安全防護條件，嚴禁隨意放置在辦公桌、抽屜等易被接觸的位置；公章、合同專用章、人事專用章等由行政部指定專人保管；財務專用章、法定代表人印章由財務部指定專人保管，實行“專人保管、分工負責”，嚴禁一人同時保管涉及財務支付的全部印章（如財務專用章與法定代表人印章）；印章保管人需妥善保管保險柜鑰匙及密碼，不得隨意告知他人；鑰匙丟失或密碼泄露時，需立即向行政部負責人匯報，并及時更換保險柜密碼或鎖具；印章保管人每日下班前需檢查印章是否妥善存放，保險柜是否鎖好；節(jié)假日期間，需將印章移交行政部指定人員集中保管，做好交接記錄；印章保管人需定期對所保管的印章進行檢查，核對印章的完整性、清晰度，發(fā)現(xiàn)異常情況（如印章?lián)p壞、被盜）時，立即采取應急措施，并向行政部及公司主要負責人匯報。第二十四條印章交接流程：印章保管人因離職、調崗、休假等原因無法繼續(xù)履行保管職責時，需辦理印章交接手續(xù)；交接前，移交人需整理印章使用臺賬、相關審批文件、印章印模等資料，確保資料完整；交接時，由行政部負責人或指定監(jiān)交人在場監(jiān)督，移交人與接收人共同核對印章的數(shù)量、完整性，核對印章使用臺賬與實際使用情況是否一致；核對無誤后，填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、編號、交接日期、移交人、接收人、監(jiān)交人等信息，三方簽字確認；交接完成后，接收人正式履行印章保管職責，移交人不再承擔印章保管責任；行政部更新印章管理臺賬，記錄交接信息。第二十五條印章臨時交接：印章保管人因臨時外出、休假等原因需臨時移交印章的，需經行政部負責人批準，填寫《印章臨時交接清單》，明確交接期限及責任，由監(jiān)交人監(jiān)督完成交接；交接期限屆滿后，及時辦理回交手續(xù)。第六章監(jiān)督考核與獎懲第二十六條監(jiān)督機制：印章管理領導小組定期或不定期對公司印章管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括印章使用審批流程合規(guī)性、印章保管安全性、臺賬記錄完整性、印章備案注銷手續(xù)齊全性等；行政部負責日常印章管理監(jiān)督工作，每月對印章使用臺賬、保管情況進行核查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理過程中的問題；各部門負責人對本部門印章使用申請的真實性、合規(guī)性進行監(jiān)督，配合行政部做好印章管理檢查工作；鼓勵員工對印章管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，行政部對舉報信息及時核查處理，并為舉報人保密。第二十七條考核機制：公司將印章管理工作質量納入相關部門及人員的績效考核體系，考核指標包括印章使用審批合規(guī)率、臺賬記錄完整性、印章保管安全情況、違規(guī)行為發(fā)生次數(shù)等；考核周期與公司績效考核周期一致（月度、季度、年度），考核結果作為薪酬調整、評優(yōu)評先的重要依據。第二十八條獎勵措施：年度內嚴格遵守本制度規(guī)定，印章管理工作規(guī)范有序，無違規(guī)行為的部門及印章保管人、使用人，給予通報表彰及經濟獎勵；及時發(fā)現(xiàn)印章管理風險隱患并有效處置，避免公司經濟損失或聲譽損害的人員，給予績效加分或物質獎勵；提出印章管理合理化建議并被采納，顯著提升印章管理效率或風險防控水平的團隊或個人，給予專項獎勵。第二十九條處罰措施：員工違反本制度規(guī)定的，公司將根據違規(guī)情節(jié)輕重，采取以下處罰措施：情節(jié)較輕的（如印章使用申請材料不完整、臺賬記錄不規(guī)范、未按規(guī)定存放印章等），給予批評教育、績效扣分；情節(jié)較重的（如無審批用印、越權用印、擅自委托他人代蓋印章、在空白文件上加蓋印章未按規(guī)定管理等），給予罰款、降薪、待崗培訓；給公司造成經濟損失的，依法追究其賠償責任；情節(jié)嚴重的（如擅自刻制、偽造、盜用公司印章，故意泄露印章保管密碼導致印章丟失、被盜，利用印章從事違法違規(guī)活動等），解除勞動合同；給公司造成重大經濟損失或嚴重聲譽損害的，依法追究其