PAGE切實(shí)規(guī)范實(shí)名制管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，保障各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司/組織及員工的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本實(shí)名制管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、崗位及全體員工，以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保實(shí)名制管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：要求所有參與實(shí)名制管理的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)實(shí)名制信息的安全管理，防止信息泄露、篡改或丟失，確保信息安全。4.便捷高效原則：在保證管理效果的前提下，優(yōu)化實(shí)名制管理流程，提高工作效率，減少不必要的繁瑣手續(xù)。二、實(shí)名制信息采集（一）員工信息采集1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.教育背景：學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。3.工作經(jīng)歷：以往工作單位、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等。4.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式等。5.其他信息：根據(jù)公司/組織實(shí)際需要，可采集如健康狀況、職業(yè)資格證書等相關(guān)信息。員工應(yīng)在入職時(shí)如實(shí)填寫《員工信息登記表》，并提交相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等。人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)員工提交的信息進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。（二）外部人員信息采集1.合作伙伴信息：公司名稱、法定代表人、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、合作項(xiàng)目等。2.供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)類別等。3.客戶信息：客戶姓名/公司名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、購買產(chǎn)品或服務(wù)情況等。對(duì)于外部人員信息的采集，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合作開始前，要求對(duì)方提供必要的信息，并填寫相應(yīng)的信息登記表。信息登記表應(yīng)包括但不限于上述內(nèi)容，同時(shí)可根據(jù)具體合作情況增加其他相關(guān)信息。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)外部人員信息進(jìn)行初步審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，審核通過后提交至公司/組織的信息管理部門進(jìn)行統(tǒng)一備案。三、實(shí)名制信息管理（一）信息錄入與存儲(chǔ)1.人力資源部門及各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將采集到的實(shí)名制信息錄入公司/組織的信息管理系統(tǒng)。錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行錄入，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的存儲(chǔ)功能，對(duì)實(shí)名制信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保信息的安全性和可查詢性。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息更新與維護(hù)1.員工信息發(fā)生變更時(shí)（如姓名、聯(lián)系方式、工作崗位等），應(yīng)在變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《員工信息變更申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門。人力資源部門負(fù)責(zé)審核并及時(shí)更新信息管理系統(tǒng)中的員工信息。2.對(duì)于外部人員信息，如合作項(xiàng)目結(jié)束、供應(yīng)商更換、客戶信息變動(dòng)等情況，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門，信息管理部門負(fù)責(zé)對(duì)外部人員信息進(jìn)行更新或刪除。（三）信息查詢與使用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢實(shí)名制信息的，應(yīng)填寫《信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至信息管理部門進(jìn)行查詢。信息管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容提供信息，并做好查詢記錄。2.不同崗位人員對(duì)實(shí)名制信息的使用權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行設(shè)定。例如，人力資源部門有權(quán)查詢和使用員工的基本信息、薪資信息、考勤信息等；財(cái)務(wù)部門有權(quán)查詢員工的薪資發(fā)放信息等；業(yè)務(wù)部門有權(quán)查詢與其業(yè)務(wù)相關(guān)的外部人員信息等。嚴(yán)禁非授權(quán)人員查詢和使用實(shí)名制信息。（四）信息安全與保密1.公司/組織應(yīng)建立健全信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障實(shí)名制信息的安全。如安裝防火墻、防病毒軟件，對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和漏洞修復(fù)等。2.接觸實(shí)名制信息的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。嚴(yán)禁工作人員泄露、出售或非法使用實(shí)名制信息，如有違反，將依法追究其法律責(zé)任。3.在信息傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息傳輸?shù)陌踩?。如通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)名制信息時(shí)，應(yīng)使用安全的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。四,實(shí)名制管理流程（一）入職流程中的實(shí)名制管理1.應(yīng)聘者通過公司/組織的招聘渠道提交個(gè)人簡(jiǎn)歷及相關(guān)應(yīng)聘材料。2.人力資源部門對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行初步篩選，確定符合條件的候選人，并通知其參加面試。3.面試過程中，人力資源部門對(duì)應(yīng)聘者的身份信息進(jìn)行核實(shí)，可要求應(yīng)聘者提供身份證原件進(jìn)行查驗(yàn)，并留存身份證復(fù)印件。4.應(yīng)聘者通過面試后，人力資源部門向其發(fā)放《錄用通知書》，明確入職時(shí)間、崗位、薪資待遇等信息。5.入職前，應(yīng)聘者需填寫《員工信息登記表》，提交相關(guān)證明材料，人力資源部門進(jìn)行審核。6.審核通過后，人力資源部門為新員工辦理入職手續(xù)，錄入實(shí)名制信息至公司/組織的信息管理系統(tǒng)。（二）在職員工實(shí)名制管理1.每月[具體日期]前，員工應(yīng)將個(gè)人考勤情況提交至所在部門考勤負(fù)責(zé)人?？记谪?fù)責(zé)人對(duì)員工考勤信息進(jìn)行審核，確?？记谟涗浾鎸?shí)準(zhǔn)確。2.人力資源部門根據(jù)各部門提交的考勤信息，進(jìn)行薪資核算和發(fā)放。在薪資核算過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的薪酬制度和實(shí)名制信息進(jìn)行操作，確保薪資發(fā)放的準(zhǔn)確性。3.員工如有請(qǐng)假、調(diào)休、加班等情況，應(yīng)按照公司/組織的請(qǐng)假流程填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，經(jīng)審批后提交至人力資源部門備案。人力資源部門及時(shí)更新員工的考勤信息和相關(guān)工作記錄。4.定期（每季度/半年）對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果與員工的績(jī)效考核、晉升、調(diào)薪等掛鉤。評(píng)估過程中，應(yīng)依據(jù)員工的實(shí)名制信息及工作實(shí)際情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。（三）離職員工實(shí)名制管理1.員工提出離職申請(qǐng)后，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門。人力資源部門與離職員工進(jìn)行離職面談，確認(rèn)離職原因、離職時(shí)間等信息。2.離職員工應(yīng)在離職前辦理完工作交接手續(xù)，將相關(guān)工作資料、物品等交接給指定的人員。所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)工作交接情況進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.人力資源部門在離職員工辦理完所有離職手續(xù)后，對(duì)其實(shí)名制信息進(jìn)行封存，并在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。同時(shí)，按照公司/組織的規(guī)定，對(duì)離職員工的薪資、福利等進(jìn)行結(jié)算。4.離職員工的相關(guān)證明材料（如離職證明、工作交接清單等）應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和使用。（四）外部人員實(shí)名制管理流程1.業(yè)務(wù)部門在與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶開展合作前，應(yīng)按照本制度要求，收集對(duì)方的實(shí)名制信息，并填寫相應(yīng)的信息登記表。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)收集到的外部人員信息進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無誤后提交至信息管理部門。3.信息管理部門對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的外部人員信息進(jìn)行統(tǒng)一備案，并錄入公司/組織的信息管理系統(tǒng)。4.在合作過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)外部人員信息進(jìn)行更新和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)信息變更，應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門進(jìn)行處理。5.合作結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合作情況及外部人員信息變動(dòng)情況反饋給信息管理部門，信息管理部門對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行歸檔或刪除處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督小組，成員包括人力資源部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)實(shí)名制管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工實(shí)名制信息的采集、錄入、更新等情況進(jìn)行自查，確保信息的真實(shí)性和完整性。同時(shí)，對(duì)各部門在實(shí)名制管理工作中的職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司/組織的實(shí)名制信息管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，檢查信息存儲(chǔ)的安全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及信息查詢和使用權(quán)限的合規(guī)性等。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)名制管理制度的合法性進(jìn)行審查，確保制度符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。同時(shí)，對(duì)涉及實(shí)名制信息的法律糾紛進(jìn)行處理和防范。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反實(shí)名制管理制度的行為，如虛報(bào)信息、泄露信息、非授權(quán)查詢使用信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于員工違反實(shí)名制管理制度的行為，初次違規(guī)的，給予警告處分；再次違規(guī)的，給予記過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)于外部人員違反實(shí)名制管理制度的行為，如提供虛