PAGE公司跟單流程及制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司跟單流程，確保訂單從接收至交付的全過程得到有效管理與監(jiān)控，提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，滿足客戶需求，增強(qiáng)公司市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及跟單工作的部門及人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：跟單過程中涉及的各類信息必須準(zhǔn)確無誤，包括訂單信息、產(chǎn)品規(guī)格、交貨日期等，以避免因信息錯誤導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤、客戶投訴等問題。及時性原則：各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)及時處理跟單事務(wù)，確保訂單按時推進(jìn)，避免因拖延導(dǎo)致的客戶滿意度下降及公司損失。協(xié)作性原則：跟單工作需要銷售、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等多個部門緊密協(xié)作，各部門應(yīng)樹立全局觀念，積極配合，共同完成訂單任務(wù)?？蛻魧?dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點，將客戶的要求貫穿于跟單工作的始終，確保交付的產(chǎn)品和服務(wù)符合客戶期望。二、跟單流程訂單接收與初步審核1.訂單接收銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，訂單形式可以為書面合同、電子訂單或口頭訂單（需及時轉(zhuǎn)化為書面記錄）。接收訂單時，銷售人員應(yīng)仔細(xì)核對訂單中的各項信息，包括客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點等，確保信息完整、清晰。2.初步審核銷售人員在收到訂單后，應(yīng)立即對訂單進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括客戶信用狀況、訂單價格合理性、交貨日期可行性等。若發(fā)現(xiàn)訂單存在問題，如客戶信用不良、價格過低可能導(dǎo)致虧損、交貨日期無法滿足等，銷售人員應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，解決問題后再將訂單提交至下一環(huán)節(jié)。訂單分配與內(nèi)部溝通1.訂單分配經(jīng)初步審核無誤的訂單，銷售部門應(yīng)及時將訂單分配至相關(guān)部門，并填寫《訂單分配表》，明確訂單涉及的產(chǎn)品、數(shù)量、交貨日期等關(guān)鍵信息，以及各部門的職責(zé)和工作要求。訂單分配遵循以下原則：產(chǎn)品歸屬于哪個產(chǎn)品線，就分配至對應(yīng)的生產(chǎn)部門。根據(jù)訂單所需采購的原材料及零部件，分配至采購部門。質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對整個訂單生產(chǎn)過程及最終產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。2.內(nèi)部溝通銷售部門在訂單分配后，應(yīng)組織召開訂單協(xié)調(diào)會議，由銷售、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等部門相關(guān)人員參加。在會議上，各部門應(yīng)就訂單的具體要求、工作安排、時間節(jié)點等進(jìn)行溝通交流，明確各自的工作任務(wù)和責(zé)任，確保各部門對訂單情況有清晰的了解，避免因信息不暢導(dǎo)致工作失誤。采購跟單1.采購計劃制定采購部門根據(jù)訂單要求及生產(chǎn)部門提供的生產(chǎn)計劃，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確所需采購的原材料、零部件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。在制定采購計劃時，采購人員應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、交貨期、價格等因素，選擇合適的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購合同或訂單。2.采購訂單跟蹤采購人員負(fù)責(zé)對采購訂單進(jìn)行跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。定期與供應(yīng)商溝通，確保原材料及零部件能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。在采購過程中，如遇原材料價格波動較大、供應(yīng)商無法按時交貨等異常情況，采購人員應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。生產(chǎn)跟單1.生產(chǎn)計劃安排生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求及采購部門提供的原材料供應(yīng)情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)時間節(jié)點、各工序的生產(chǎn)任務(wù)等信息。將生產(chǎn)計劃分解至各個生產(chǎn)班組或車間，并下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單，確保每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都清楚自己的工作任務(wù)和要求。2.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)跟單人員負(fù)責(zé)對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時了解各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的實際生產(chǎn)情況。定期到生產(chǎn)現(xiàn)場檢查生產(chǎn)進(jìn)度，查看設(shè)備運(yùn)行狀況、人員工作情況等，確保生產(chǎn)按計劃進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)設(shè)備故障、人員短缺、工藝問題等影響生產(chǎn)進(jìn)度的情況，生產(chǎn)跟單人員應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度情況，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，確保訂單能夠按時完成。質(zhì)量跟單1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量控制部門根據(jù)訂單要求及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程。質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的各項質(zhì)量指標(biāo)、檢驗方法、檢驗頻次等信息。將質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)至生產(chǎn)部門及相關(guān)人員，確保生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制有章可循。2.質(zhì)量檢驗與監(jiān)控質(zhì)量檢驗人員按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，對原材料、零部件、半成品及成品進(jìn)行檢驗。在生產(chǎn)過程中，加強(qiáng)對各工序的質(zhì)量監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并采取糾正措施。對檢驗合格的產(chǎn)品出具質(zhì)量檢驗報告，對不合格產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識、隔離，并及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。定期對質(zhì)量檢驗數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)質(zhì)量問題的規(guī)律和趨勢，提出改進(jìn)措施，防止質(zhì)量問題再次發(fā)生。成品交付與售后跟單1.成品交付生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品生產(chǎn)并經(jīng)質(zhì)量檢驗合格后，應(yīng)及時組織成品交付。根據(jù)訂單要求的交貨日期、交貨地點等信息，安排合適的運(yùn)輸方式將成品送達(dá)客戶手中。在交付過程中，確保產(chǎn)品包裝完好、標(biāo)識清晰，附帶必要的產(chǎn)品說明書、質(zhì)量合格證等文件。交付完成后，及時將交付情況反饋給銷售部門。2.售后跟單售后部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶在產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)的問題。接到客戶反饋后，及時與客戶溝通，了解問題詳情，并安排技術(shù)人員進(jìn)行維修或處理。對客戶反饋的問題進(jìn)行記錄和分析，總結(jié)產(chǎn)品可能存在的質(zhì)量隱患或不足之處，及時反饋給相關(guān)部門，以便采取改進(jìn)措施。定期回訪客戶，了解產(chǎn)品使用情況及客戶滿意度，收集客戶的意見和建議，為公司產(chǎn)品改進(jìn)和服務(wù)提升提供依據(jù)。三、制度規(guī)范信息管理規(guī)范1.訂單信息記錄各部門在跟單過程中，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地記錄與訂單相關(guān)的各類信息，包括訂單接收時間、訂單內(nèi)容、溝通記錄、采購進(jìn)度、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗結(jié)果、交付情況等。訂單信息記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和模板，確保信息的規(guī)范性和一致性。記錄方式可以為紙質(zhì)文檔、電子表格或?qū)I(yè)的訂單管理系統(tǒng)。2.信息共享與傳遞建立訂單信息共享平臺，各部門可以通過該平臺實時查看訂單進(jìn)展情況、獲取相關(guān)信息。對于重要的訂單信息，應(yīng)及時通過郵件、工作群等方式進(jìn)行傳遞，確保相關(guān)人員能夠及時了解訂單動態(tài)。在信息共享與傳遞過程中，應(yīng)注意信息的保密性，防止訂單信息泄露給無關(guān)人員。溝通協(xié)調(diào)規(guī)范1.內(nèi)部溝通各部門之間應(yīng)保持密切的溝通與協(xié)作，建立定期的溝通會議制度，及時解決跟單過程中出現(xiàn)的問題。在溝通時，應(yīng)使用規(guī)范、禮貌的語言，表達(dá)清晰、準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義。對于重要事項的溝通，應(yīng)形成書面記錄，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，以備查閱。2.與客戶溝通銷售人員及售后人員在與客戶溝通時，應(yīng)熱情、耐心、專業(yè)，及時回復(fù)客戶的咨詢和反饋。對于客戶提出的問題和要求，應(yīng)認(rèn)真傾聽，記錄清楚，并及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。在回復(fù)客戶時，應(yīng)明確告知客戶問題的解決方案和預(yù)計完成時間，確保客戶滿意度。與客戶溝通的郵件、電話記錄等應(yīng)妥善保存，以便后續(xù)查詢和跟進(jìn)。文檔管理規(guī)范1.訂單文檔分類訂單文檔主要包括訂單合同、采購合同、生產(chǎn)任務(wù)單、質(zhì)量檢驗報告、交付清單、售后記錄等。對各類訂單文檔進(jìn)行分類整理，建立清晰的文檔目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.文檔歸檔與保存各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)訂單文檔的歸檔與保存工作。訂單文檔應(yīng)按照時間順序或項目進(jìn)行歸檔，確保文檔的完整性和連續(xù)性。文檔保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般重要訂單文檔應(yīng)保存[X]年以上。采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，電子文檔應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。風(fēng)險管理規(guī)范1.風(fēng)險識別各部門在跟單過程中，應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險，如客戶信用風(fēng)險、原材料供應(yīng)風(fēng)險、生產(chǎn)進(jìn)度風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交付風(fēng)險等。定期對訂單進(jìn)行風(fēng)險評估，識別潛在風(fēng)險點，并分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于客戶信用風(fēng)險，可以加強(qiáng)客戶信用調(diào)查和評估，要求客戶提供擔(dān)?；蝾A(yù)付款等；對于原材料供應(yīng)風(fēng)險，可以與多個供應(yīng)商建立合作關(guān)系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理；對于生產(chǎn)進(jìn)度風(fēng)險，可以優(yōu)化生產(chǎn)計劃，加強(qiáng)生產(chǎn)調(diào)度和監(jiān)控；對于質(zhì)量風(fēng)險，可以加強(qiáng)質(zhì)量控制，提高檢驗頻次和標(biāo)準(zhǔn)；對于交付風(fēng)險，可以提前與物流部門溝通協(xié)調(diào)，確保運(yùn)輸安全準(zhǔn)時。在風(fēng)險發(fā)生時，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險損失，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。四、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專門的跟單流程監(jiān)督小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人組成。監(jiān)督小組定期對跟單流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保制度規(guī)范得到有效落實。監(jiān)督小組可以通過查閱訂單文檔、現(xiàn)場檢查、聽取匯報等方式，了解跟單工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改效果。2.考核制度建立跟單工作考核制度，對各部門及跟單人員的工作績效進(jìn)行考核評價。考核內(nèi)容包括訂單完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、溝通協(xié)作能力等方面?？己酥芷跒樵露然蚣径龋己私Y(jié)果與績