PAGE堤防所檔案收集制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)堤防所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在堤防建設(shè)、管理、維護(hù)及相關(guān)工作中的作用，特制定本檔案收集制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于堤防所各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則堤防所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門和工作人員應(yīng)及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集工作中形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，如實(shí)反映堤防所各項(xiàng)工作的歷史全貌。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案收集范圍（一）工程建設(shè)檔案1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件材料。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件及審批資料。3.工程招投標(biāo)文件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。4.施工合同文件工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。5.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表等。6.工程竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量鑒定書、竣工圖等。（二）運(yùn)行管理檔案1.日常巡查記錄堤防巡查日志、水情觀測(cè)記錄、險(xiǎn)情報(bào)告及處理情況等。2.維修養(yǎng)護(hù)記錄維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、維修養(yǎng)護(hù)合同、維修養(yǎng)護(hù)工作記錄、材料設(shè)備采購(gòu)及使用記錄等。3.安全管理檔案安全生產(chǎn)制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理情況、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。4.水質(zhì)監(jiān)測(cè)檔案水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、相關(guān)分析資料等。（三）行政管理檔案1.機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制文件單位設(shè)立、變更、撤銷文件，人員編制方案、崗位設(shè)置文件等。2.人事檔案干部職工的履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、任免文件等。3.會(huì)議文件各類會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、工作報(bào)告等。4.公文處理檔案收文登記、發(fā)文底稿、文件傳閱記錄、公文歸檔清單等。5.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告等。6.物資設(shè)備檔案物資設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置文件等。（四）其他檔案1.科研項(xiàng)目檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、成果鑒定文件、獲獎(jiǎng)證書等。2.對(duì)外交流與合作檔案合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、往來(lái)信函等。3.聲像檔案堤防工程建設(shè)、運(yùn)行管理過(guò)程中的照片、錄像、錄音等資料。4.電子檔案以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。三、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門和工作人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。一般應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門。（二）完整性收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件材料的正件、附件、底稿、定稿等，確保能夠全面反映工作活動(dòng)的全過(guò)程。（三）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備，語(yǔ)言表述清晰規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯(cuò)誤的信息。（四）規(guī)范性文件材料應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及堤防所的文件格式要求，使用統(tǒng)一的紙張、字體、字號(hào)、排版等，確保檔案的規(guī)范性和一致性。四、檔案收集程序（一）部門收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，定期對(duì)本部門工作中形成的文件材料進(jìn)行清理、分類、整理。2.收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充或修正。3.將整理好的檔案材料按照一定順序排列，并填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、日期等詳細(xì)信息。（二）檔案管理部門接收1.檔案管理部門設(shè)立專門的接收崗位，負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案。2.接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案清單與實(shí)物是否一致，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通協(xié)商解決，確保檔案順利接收。4.接收完成后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案移交清單存檔一份，同時(shí)將檔案存入專門的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備中妥善保管。五、檔案整理與分類（一）整理原則遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.工程建設(shè)檔案按照項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。2.運(yùn)行管理檔案按照日常巡查、維修養(yǎng)護(hù)、安全管理、水質(zhì)監(jiān)測(cè)等類別進(jìn)行分類。3.行政管理檔案按照機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事、會(huì)議、公文處理、財(cái)務(wù)、物資設(shè)備等方面進(jìn)行分類。4.其他檔案按照科研項(xiàng)目、對(duì)外交流合作、聲像、電子等類別進(jìn)行分類。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。六、檔案保管期限（一）永久保管1.堤防所重大決策、重要會(huì)議文件、重要人事任免、機(jī)構(gòu)演變等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的永久性基礎(chǔ)資料，如竣工圖、工程決算等。3.涉及堤防安全、公共利益等重要事項(xiàng)的檔案，以及具有法律憑證作用的檔案。（二）定期保管1.[X]年保管期限工程建設(shè)項(xiàng)目中一般性的施工文件、運(yùn)行管理中的日常巡查記錄等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值，但不需要永久保存的檔案。2.[X]年保管期限行政管理中的一般性公文、物資設(shè)備采購(gòu)合同等在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定及堤防所實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.隨著時(shí)間的推移和工作的發(fā)展，對(duì)已確定保管期限檔案的保管價(jià)值進(jìn)行重新評(píng)估，如需調(diào)整保管期限，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和安全。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱外單位因特殊情況需要借閱堤防所檔案的，須經(jīng)堤防所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制檔案。2.外單位借閱的檔案，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與查閱人員核實(shí)處理。八、檔案安全與保密（一）安全防護(hù)1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采取備份、加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。（二）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確定密級(jí)，采取相應(yīng)的保密措施。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.檔案查閱和借閱過(guò)程中，涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所查閱和使用，嚴(yán)禁將保密檔案帶出規(guī)定場(chǎng)所。（三）安全檢查與隱患處理1.定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備、檔案實(shí)體、電子檔案等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，重大安全隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告堤防所領(lǐng)導(dǎo)，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否良好。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)