PAGE檔案材料規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案材料管理，確保檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案材料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案材料應如實反映公司各項工作活動的真實情況。3.完整性原則。全面收集、整理公司工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全。4.規(guī)范性原則。檔案材料的形成、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)應符合國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關規(guī)定。二、檔案材料管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案材料管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案材料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.指導和監(jiān)督各部門檔案材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案材料的質(zhì)量。4.負責檔案材料的鑒定、銷毀工作，確保檔案材料的安全。5.提供檔案查閱、借閱服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供支持。6.負責檔案管理設施設備的配置、維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的及時、準確和完整。2.按照公司檔案材料管理制度的要求，定期將本部門的檔案材料移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案材料的鑒定、銷毀等工作。4.在工作中積極利用檔案信息資源，為部門工作決策提供參考依據(jù)。（三）員工職責1.員工應妥善保管在工作中形成的各類檔案材料，按照公司檔案管理要求及時整理并移交至本部門檔案管理人員。2.嚴格遵守公司檔案材料管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料。3.在工作中需要查閱檔案材料時，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的個人人事檔案材料，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料、獎懲材料等。4.公司財務活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等材料。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的技術文件、工藝文件、市場調(diào)研報告、客戶資料等材料。6.公司舉辦的各類會議、活動形成的文件、記錄、照片、視頻等材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案材料收集責任人，按照檔案材料收集范圍及時收集本部門工作活動中形成的檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整。2.對于重要的檔案材料，應實行“一事一檔”，確保檔案材料的關聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、剪裁。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序裝訂成冊，編制頁碼。填寫卷內(nèi)備考表，整理好案卷封面，進行案卷裝訂。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)、階段進行分類。對項目文件材料進行編號、編目，填寫項目文件目錄。將項目文件材料按照分類順序整理歸檔，編制項目檔案清單。3.財務檔案整理按照會計年度、類別進行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目，填寫財務檔案目錄。將財務檔案按照分類順序裝訂成冊，編制頁碼。填寫財務檔案備考表，整理好案卷封面，進行案卷裝訂。4.人事檔案整理按照檔案內(nèi)容分類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等。對每份檔案材料進行編號、編目，填寫人事檔案目錄。將人事檔案材料按照分類順序整理歸檔，編制人事檔案清單。5.業(yè)務檔案整理按照業(yè)務類型、項目、時間等進行分類。對業(yè)務活動中形成的文件材料進行編號、編目，填寫業(yè)務檔案目錄。將業(yè)務檔案材料按照分類順序整理歸檔，編制業(yè)務檔案清單。四、檔案材料的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應在項目結束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門歸檔。4.人事檔案應在員工離職后一個月內(nèi)完成歸檔或轉遞。5.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務活動的實際情況，在業(yè)務結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求對本部門檔案材料進行整理、編目，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案材料連同檔案移交清單一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案材料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進行整改。4.經(jīng)核對無誤后辦理檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認。五、檔案材料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時調(diào)整庫房環(huán)境。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。5.嚴格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案主要包括：公司設立、合并、分立、終止等重大事項的文件材料。公司年度財務決算報告。公司重要的合同、協(xié)議、意向書等文件。公司員工的重要人事檔案材料。公司具有重要歷史價值和文化價值的文件材料。2.定期保管的檔案主要包括：公司一般性的文件材料，保管期限為10年。公司業(yè)務活動中形成的一般性文件材料，保管期限為30年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報公司領導審批。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀清單應永久保存。六、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案材料時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案材料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。復印的檔案材料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案材料時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門應根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應出具借閱人有效身份證件，檔案管理部門應將檔案材料與借閱人當面清點核對，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱情況。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案材料，不得轉借他人，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案材料。5.如發(fā)現(xiàn)借閱的檔案材料有損壞、丟失等情況，借閱人員應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案材料時，應提前向公司提出申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.公司應根據(jù)外部單位的申請，進行審核，經(jīng)公司領導批準后方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部單位查閱或借閱檔案材料時，應按照公司的規(guī)定辦理相關手續(xù)，檔案管理部門應安排專人陪同查閱或借閱，并對查閱或借閱情況進行記錄。4.外部單位查閱或借閱檔案材料的范圍、方式、期限等應嚴格按照公司的審批意見執(zhí)行，不得擅自擴大或變更。5.外部單位如需復印或摘錄檔案材料，應經(jīng)公司同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。復印或摘錄的檔案材料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案材料的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案材料的快速檢索、查閱、利用和共享，為公司各項工作提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入將公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料進行數(shù)字化掃描，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案材料形成過程中，同步將電子文件按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集、整理，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案信息維護定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。對檔案信息的修改、刪除等操作進行嚴格的權限控制和記錄，確保檔案信息的安全。3.檔案信息檢索與利用在檔案信息管理系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，方便用戶快速查找所需的檔案材料。提供檔案信息在線查閱、借閱、下載等服務，滿足用戶的不同需求。利用信息化手段對檔案信息進行分析和挖掘，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全管理制度，加強對系統(tǒng)的