PAGE規(guī)范辦公家具購置管理制度一、總則（一）目的為了加強公司辦公家具購置管理，規(guī)范購置流程，提高資金使用效益，確保辦公家具的質(zhì)量和適用性，滿足公司正常辦公需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公家具的購置活動，包括但不限于辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等各類辦公家具的采購、驗收、使用、維護及處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：辦公家具購置活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.預算控制原則：依據(jù)公司年度預算安排，合理控制辦公家具購置費用，避免超預算支出。3.適用性原則：充分考慮公司實際辦公需求和員工工作特點，購置符合辦公環(huán)境和工作要求的家具，提高工作效率和舒適度。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商提供的產(chǎn)品，確保辦公家具的品質(zhì)和使用壽命。5.效益最大化原則：在保證辦公家具質(zhì)量和適用性的前提下，通過優(yōu)化采購流程、比較不同供應商價格等方式，實現(xiàn)資金使用效益的最大化。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公家具購置計劃，根據(jù)公司各部門需求及辦公環(huán)境實際情況，綜合考慮預算、質(zhì)量、適用性等因素，提出年度辦公家具購置預算建議，并報公司領導審批。2.依據(jù)審批后的預算和購置計劃，負責辦公家具采購項目的組織實施，包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購進度跟蹤等工作。3.負責辦公家具到貨后的驗收工作，組織相關部門和人員對家具的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢查，確保符合采購合同要求。4.負責辦公家具的日常管理，包括資產(chǎn)登記、調(diào)配、維護、盤點等工作，建立健全辦公家具管理檔案。5.定期對辦公家具的使用情況進行檢查和評估，根據(jù)實際需求提出辦公家具更新、改造或報廢的建議。（二）財務部門1.負責審核辦公家具購置預算，根據(jù)公司財務狀況和資金安排，提出預算調(diào)整意見，并報公司領導審批。2.負責辦公家具購置費用的核算和支付管理，按照財務制度和采購合同規(guī)定，及時、準確地辦理款項支付手續(xù)。3.定期對辦公家具購置費用進行統(tǒng)計分析，為公司成本控制和決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）使用部門1.根據(jù)本部門實際辦公需求，向行政部門提出辦公家具購置申請，詳細說明購置家具的種類、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。2.參與辦公家具的驗收工作，對所購家具的適用性、質(zhì)量等進行評價，提出意見和建議。3.負責本部門辦公家具的日常使用和保管，按照規(guī)定進行正確操作和維護，確保家具的正常使用和安全。三、購置流程（一）需求申請各部門根據(jù)工作需要和辦公家具實際狀況，填寫《辦公家具購置申請表》，詳細注明所需辦公家具的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計購置時間等信息，并由部門負責人簽字確認后提交至行政部門。（二）預算審核行政部門收到各部門的購置申請后，結合公司年度預算安排和實際庫存情況，對申請進行初步審核。對于超出預算范圍或不合理的購置申請，行政部門應與申請部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。審核通過后的購置申請?zhí)峤恢霖攧詹块T進行預算審核。財務部門根據(jù)公司財務狀況和資金安排，對購置申請的預算進行審核，并報公司領導審批。（三）采購實施1.供應商選擇：行政部門根據(jù)審批后的購置申請，通過多種渠道選擇供應商。優(yōu)先考慮公司已建立長期合作關系且信譽良好的供應商，同時也可通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、實地考察等方式尋找新的優(yōu)質(zhì)供應商。對擬選擇的供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績信譽等方面，確保其具備合法經(jīng)營資格和良好的供應能力。2.采購談判：與選定的供應商進行采購談判，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。談判過程中，應要求供應商提供詳細的產(chǎn)品資料和報價清單，進行比較分析，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條件。談判結果形成采購合同草案，經(jīng)行政部門負責人審核后提交至公司領導審批。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)公司領導審批通過后，由行政部門與供應商正式簽訂。合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。合同簽訂后，行政部門應將合同副本分送財務部門、使用部門等相關部門備案。（四）到貨驗收1.到貨通知：行政部門在預計交貨日期前，提前通知供應商準備發(fā)貨，并要求其提供發(fā)貨清單和運輸方式等信息。同時，告知使用部門做好接收準備工作。2.驗收準備：行政部門組織相關部門和人員成立驗收小組，明確驗收標準和職責分工。驗收小組應熟悉采購合同要求和相關產(chǎn)品標準，準備好驗收所需的工具和文件。3.實物驗收：辦公家具到貨后，驗收小組按照合同要求和驗收標準，對家具的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行逐一檢查。檢查內(nèi)容包括但不限于家具的材質(zhì)、尺寸、顏色、工藝、結構穩(wěn)定性、表面平整度等方面。對于有質(zhì)量問題或不符合合同要求的家具，驗收小組應及時記錄并要求供應商進行整改或更換。4.驗收報告：驗收工作完成后，驗收小組應填寫《辦公家具驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收合格的家具數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，以及存在問題的家具情況和處理意見。驗收報告經(jīng)驗收小組成員簽字確認后，提交至行政部門存檔。對于驗收合格的辦公家具，行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，并通知使用部門領??；對于驗收不合格的辦公家具，行政部門應與供應商協(xié)商解決，直至達到驗收標準。（五）入庫與領用1.入庫管理：行政部門對驗收合格的辦公家具進行入庫管理，按照家具的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細記錄家具的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。庫存臺賬應定期與財務部門的資產(chǎn)賬目進行核對，確保賬實相符。2.領用登記：使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公家具領用申請表》，注明領用家具的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由部門負責人簽字確認后提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進行審核，如庫存有相應家具，則辦理領用手續(xù)，并在庫存臺賬上進行記錄；如庫存無相應家具，則按照購置流程重新進行采購。辦公家具領用后，使用部門應負責家具的保管和使用，確保其正常使用和安全。四、使用與維護（一）使用規(guī)范1.各部門應教育員工正確使用辦公家具，按照家具的使用說明和操作規(guī)程進行操作，避免因不當使用造成家具損壞。2.嚴禁在辦公家具上亂刻、亂畫、張貼，保持家具表面清潔衛(wèi)生。3.不得隨意拆卸、改裝辦公家具，如需對家具進行必要的調(diào)整或維修，應及時通知行政部門安排專業(yè)人員進行處理。4.辦公家具應按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。如因工作需要臨時調(diào)整家具用途，應經(jīng)行政部門同意后方可進行。（二）維護保養(yǎng)1.行政部門負責制定辦公家具維護保養(yǎng)計劃，定期組織對辦公家具進行檢查和維護。維護保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤滑、緊固、防腐、防銹等方面，確保家具的正常使用和外觀整潔。2.對于易損部件或需要定期更換的部件，行政部門應建立相應的配件庫存管理制度，及時儲備必要的配件，以便在家具出現(xiàn)故障時能夠及時進行更換。3.鼓勵員工積極參與辦公家具的維護保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)家具存在問題或損壞時，應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行處理，并做好維修記錄。（三）維修管理1.辦公家具出現(xiàn)故障或損壞時，使用部門應填寫《辦公家具維修申請表》，詳細說明家具故障或損壞情況及維修要求，并提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)維修申請表，安排專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應在接到維修任務后及時到達現(xiàn)場進行維修，確保維修工作的及時性和有效性。維修過程中，維修人員應做好維修記錄，記錄維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。3.對于維修費用較高或涉及較大維修工作量的辦公家具，行政部門應組織相關人員進行評估，根據(jù)評估結果確定維修方案或是否進行更換。維修費用經(jīng)行政部門負責人審核后，按照公司財務制度進行報銷。五、資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)登記行政部門負責建立辦公家具資產(chǎn)登記檔案，對每一件辦公家具進行詳細登記，包括家具名稱、規(guī)格、型號、購置時間、購置價格、使用部門、存放位置等信息。資產(chǎn)登記檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）資產(chǎn)盤點1.行政部門應定期組織辦公家具資產(chǎn)盤點工作，每年至少進行一次全面盤點。盤點工作由行政部門牽頭，會同財務部門、使用部門等相關人員共同進行。2.盤點過程中，應按照資產(chǎn)登記檔案逐一核對辦公家具的數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的辦公家具，應查明原因，并及時進行賬務處理。3.資產(chǎn)盤點結束后，應編寫資產(chǎn)盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、范圍、方法、結果等信息，并提出改進措施和建議。資產(chǎn)盤點報告經(jīng)相關部門負責人簽字確認后，提交至公司領導審閱。（三）資產(chǎn)處置1.辦公家具因損壞、報廢、閑置等原因需要進行處置時，使用部門應填寫《辦公家具處置申請表》，詳細說明處置原因、處置方式（報廢、變賣、捐贈等）及處置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交至行政部門。2.行政部門收到處置申請后，應組織相關人員對處置資產(chǎn)進行評估，根據(jù)評估結果提出處置意見。對于擬報廢的辦公家具，應按照公司固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定進行審批；對于擬變賣或捐贈的辦公家具，應在確保資產(chǎn)價值合理利用的前提下，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。3.辦公家具處置后，行政部門應及時更新資產(chǎn)登記檔案，并通知財務部門進行賬務處理。處置收入應按照公司財務制度進行管理，納入公司統(tǒng)一核算。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負責對辦公家具購置管理制度的執(zhí)行情況進行定期審計監(jiān)督，檢查購置流程是否合規(guī)、預算控制是否有效、資產(chǎn)使用和管理是否規(guī)范等方面。2.行政部門應定期對辦公家具的使用情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不當使用行為，確保家具的正常使用和安全。同時，應加強對辦公家具采購、驗收、維護、處置等環(huán)節(jié)的管理，建立健全相關記錄和檔案，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。3.財務部門應加強對辦公家具購置費用的核算和監(jiān)督，嚴格按照財務制度和采購合同規(guī)定辦理款項支付手續(xù)，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。同時，應定期對辦公家具購置費