PAGE學(xué)生檔案管理制度及規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生檔案的管理工作，包括學(xué)生入學(xué)檔案、在校期間檔案、畢業(yè)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生檔案管理制度。2.統(tǒng)籌管理全校學(xué)生檔案，指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行審核、保管和提供利用服務(wù)。4.定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）學(xué)院（系）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的收集、整理和初步審核工作。2.建立學(xué)生檔案分室，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受學(xué)校檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.及時(shí)將學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，并協(xié)助做好檔案的查詢(xún)、借閱等工作。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）入學(xué)檔案1.錄取通知書(shū)。2.高考報(bào)名登記表。3.體檢表。4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料。5.個(gè)人簡(jiǎn)歷。6.其他相關(guān)材料。（二）在校期間檔案1.學(xué)習(xí)成績(jī)表。2.獎(jiǎng)懲材料，包括獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、違紀(jì)處分等。3.社會(huì)實(shí)踐、實(shí)習(xí)材料。4.科研成果材料。5.黨團(tuán)組織活動(dòng)記錄。6.學(xué)生干部任職材料。7.其他反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料。（三）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生登記表。2.就業(yè)協(xié)議書(shū)。3.派遣證。4.學(xué)位證書(shū)、畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件。5.其他與畢業(yè)相關(guān)的材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.學(xué)校檔案管理部門(mén)和學(xué)院（系）應(yīng)定期組織檔案收集工作，明確收集范圍和時(shí)間要求。2.各部門(mén)和教師應(yīng)及時(shí)將學(xué)生的相關(guān)材料移交至檔案管理部門(mén)或?qū)W院（系）。3.學(xué)生本人應(yīng)主動(dòng)配合檔案收集工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)材料。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，確保材料的有序存放。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的材料，保證檔案的精煉性。4.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的學(xué)生檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，建立檔案目錄和索引。2.按照檔案保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說(shuō)明借閱目的和范圍，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生檔案應(yīng)在畢業(yè)前整理完畢，并按照就業(yè)方案及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與接收單位核對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況，并做好記錄。（二）其他情況檔案轉(zhuǎn)遞1.學(xué)生因轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并加蓋密封章。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）電子檔案管理1.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)。2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專(zhuān)家組成，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷(xiāo)毀的徹底性和安全性。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各學(xué)院（系）的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核內(nèi)容。（二）外部監(jiān)督1.接受教育