PAGE檔案管理10項制度規(guī)范一、總則1.目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案管理10項制度規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責分工1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司/組織檔案管理制度和流程。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。監(jiān)督、指導各部門的檔案管理工作。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關檔案資料。三、檔案收集制度1.收集范圍公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本公司/組織的工作計劃、總結、報表、統(tǒng)計資料等。本公司/組織的會議記錄、紀要、決議等。本公司/組織的工程圖紙、技術文件、科研成果等。本公司/組織的人事檔案、工資檔案、財務檔案等。本公司/組織的照片、音像資料、榮譽證書等。2.收集要求各部門兼職檔案員應及時收集本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。收集的檔案應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。對收集的檔案應進行初步整理，按照檔案管理部門的要求進行分類、編號。3.收集時間各部門應在每月底前將本月形成的檔案移交至檔案管理部門。對于重大活動、重要項目形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時移交。四、檔案整理制度1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。符合檔案管理的要求，做到規(guī)范化、標準化。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等進行分類。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內目錄等。3.整理要求整理后的檔案應分類清楚、編號準確、裝訂整齊、編目規(guī)范。對于破損、褪色的檔案應進行修復或復制。電子檔案應按照規(guī)定進行整理，建立相應的目錄結構。五、檔案保管制度1.保管場所設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜。檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。2.保管方式紙質檔案應分類存放在檔案架上，按照編號順序排列。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，進行備份，并建立相應的存儲目錄。照片、音像資料等應分類整理，妥善保管。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期。永久保管的檔案是指具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案是指在較長時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。4.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時處理，確保檔案的安全。六、檔案鑒定制度1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素進行鑒定。對保管期限已滿的檔案，應進行重新鑒定，確定是否繼續(xù)保存。3.鑒定程序檔案管理部門提出檔案鑒定意見，提交檔案鑒定小組審議。檔案鑒定小組對檔案進行逐一審查，提出鑒定結論。根據(jù)鑒定結論，對需要銷毀的檔案進行登記造冊，報公司/組織領導審批。七、檔案銷毀制度1.銷毀范圍經(jīng)鑒定確定已無保存價值的檔案。重復、多余、不完整的檔案。保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的檔案。2.銷毀程序編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。報公司/組織領導審批。由檔案管理部門會同相關部門人員共同進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字。3.特殊情況處理對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案，應按照國家有關規(guī)定進行銷毀。銷毀后的檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案利用制度1.利用范圍公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案。公司/組織外部單位因合法事由查閱檔案。2.利用程序內部查閱：填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到檔案管理部門查閱。外部查閱：填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織領導審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應指定專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。3.利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、利用目的等。對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。九、檔案保密制度1.保密范圍涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等的檔案。涉及國家機密的檔案。2.保密措施檔案管理部門應建立檔案保密制度，明確保密責任。對檔案管理人員進行保密培訓，提高保密意識。對保密檔案應采取加密存儲、專人保管等措施。嚴格控制檔案的查閱范圍，對涉及保密內容的檔案應進行脫密處理后再提供