PAGE宣傳品相關(guān)制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳品的管理，規(guī)范宣傳品的制作、使用、發(fā)放等流程，確保宣傳品能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司形象和信息，提升公司品牌影響力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及涉及公司宣傳品制作、使用、管理的所有相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳品的制作、使用等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得含有違法違規(guī)、虛假誤導(dǎo)或侵犯他人權(quán)益的內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：宣傳品所傳達(dá)的公司信息、產(chǎn)品信息、服務(wù)信息等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與公司實(shí)際情況相符，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。3.規(guī)范性原則：宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、排版、印刷等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保宣傳品的質(zhì)量和形象一致性。4.節(jié)約性原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制宣傳品的制作成本，避免資源浪費(fèi)，提高宣傳品的使用效率。二、宣傳品的定義與分類（一）定義本制度所稱宣傳品，是指公司為了宣傳企業(yè)形象、推廣產(chǎn)品或服務(wù)、傳達(dá)企業(yè)文化等目的而制作的各類物品，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁(yè)、宣傳冊(cè)、禮品、紀(jì)念品、展示道具、視聽(tīng)資料等。（二）分類1.品牌形象類：如公司標(biāo)志、品牌口號(hào)、企業(yè)形象宣傳片、品牌故事集等，用于塑造和傳播公司整體品牌形象。2.產(chǎn)品推廣類：包括產(chǎn)品手冊(cè)、產(chǎn)品海報(bào)、產(chǎn)品宣傳單頁(yè)、產(chǎn)品視頻等，旨在介紹公司產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、功能等信息，促進(jìn)產(chǎn)品銷售。3.活動(dòng)宣傳類：如活動(dòng)海報(bào)、活動(dòng)宣傳單頁(yè)、活動(dòng)邀請(qǐng)函、活動(dòng)紀(jì)念冊(cè)等，用于宣傳公司舉辦的各類活動(dòng)，吸引目標(biāo)受眾參與。4.企業(yè)文化類：例如企業(yè)文化手冊(cè)、員工手冊(cè)、企業(yè)內(nèi)部刊物、文化墻展示內(nèi)容等，傳播公司的價(jià)值觀、使命、愿景等企業(yè)文化理念。5.禮品紀(jì)念品類：像帶有公司標(biāo)志的禮品、紀(jì)念品、贈(zèng)品等，用于商務(wù)往來(lái)、客戶回饋、員工福利等場(chǎng)合，增強(qiáng)公司與各方的聯(lián)系和情感溝通。三、宣傳品的制作管理（一）制作需求申請(qǐng)1.各部門因工作需要制作宣傳品時(shí)，應(yīng)提前填寫《宣傳品制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明宣傳品的名稱、類型、用途、內(nèi)容要求、制作數(shù)量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司市場(chǎng)部或負(fù)責(zé)宣傳品管理的相關(guān)部門。（二）制作方案審核1.市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門收到制作申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步評(píng)估，根據(jù)公司宣傳策略和資源情況，確定是否予以批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及重要品牌形象、重大活動(dòng)或較大制作成本的宣傳品制作申請(qǐng)，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，包括但不限于市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)部門、法務(wù)部門等，確保制作方案符合公司整體利益和要求。3.審核通過(guò)后的制作申請(qǐng)，由市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門與制作方溝通，明確制作要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)，并簽訂制作合同（如有需要）。（三）設(shè)計(jì)與制作過(guò)程監(jiān)控1.制作方應(yīng)根據(jù)審核確定的制作方案進(jìn)行設(shè)計(jì)和制作。設(shè)計(jì)初稿完成后，需提交給申請(qǐng)部門和市場(chǎng)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，確保宣傳品的設(shè)計(jì)風(fēng)格、內(nèi)容呈現(xiàn)等符合公司要求。2.在制作過(guò)程中，市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門應(yīng)定期與制作方溝通進(jìn)度，檢查制作質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求制作方整改。3.對(duì)于宣傳品上涉及的公司標(biāo)志、商標(biāo)、版權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容，制作方應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的規(guī)范和要求使用，不得擅自更改或侵權(quán)使用。（四）制作驗(yàn)收1.宣傳品制作完成后，制作方應(yīng)提交成品及相關(guān)資料（如設(shè)計(jì)稿、印刷樣稿、電子文件等）。申請(qǐng)部門和市場(chǎng)部等相關(guān)部門按照制作合同或約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括宣傳品的外觀質(zhì)量（如印刷清晰度、色彩準(zhǔn)確性、裝訂牢固度等）、內(nèi)容準(zhǔn)確性、尺寸規(guī)格、數(shù)量等方面。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求制作方限期整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收合格的宣傳品，由申請(qǐng)部門或使用部門辦理簽收手續(xù)，并將相關(guān)資料存檔備案。四、宣傳品的使用管理（一）使用范圍1.宣傳品主要用于公司內(nèi)部宣傳、市場(chǎng)推廣、客戶接待、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等方面。2.未經(jīng)公司書(shū)面批準(zhǔn)，任何部門或個(gè)人不得擅自將公司宣傳品用于其他非公司業(yè)務(wù)相關(guān)的用途。（二）使用申請(qǐng)與審批1.各部門或個(gè)人需要使用宣傳品時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳品使用申請(qǐng)表》，注明使用宣傳品的名稱、類型、數(shù)量、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司市場(chǎng)部或負(fù)責(zé)宣傳品管理的相關(guān)部門審批。3.對(duì)于涉及重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目或大量使用宣傳品的申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可使用。（三）使用過(guò)程管理1.使用部門或個(gè)人應(yīng)按照審批后的申請(qǐng)內(nèi)容使用宣傳品，確保宣傳品的使用符合公司規(guī)定和宣傳目的。2.在宣傳品使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)宣傳品有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因。3.對(duì)于在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、展會(huì)等場(chǎng)所發(fā)放宣傳品的情況，使用部門或個(gè)人應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保宣傳品發(fā)放有序，避免浪費(fèi)和隨意丟棄。（四）使用記錄與統(tǒng)計(jì)1.市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門應(yīng)建立宣傳品使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳品的使用部門、使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用活動(dòng)等信息。2.定期對(duì)宣傳品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估宣傳品的使用效果，為后續(xù)宣傳品的制作和管理提供參考依據(jù)。五、宣傳品的發(fā)放管理（一）發(fā)放對(duì)象確定1.根據(jù)宣傳品的使用目的和目標(biāo)受眾，明確宣傳品的發(fā)放對(duì)象，包括但不限于客戶、合作伙伴、潛在客戶、員工、社區(qū)居民等。2.在確定發(fā)放對(duì)象時(shí)，應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，確保宣傳品能夠精準(zhǔn)地傳達(dá)給有需求和潛在價(jià)值的群體。（二）發(fā)放方式與流程1.現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放：在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、展會(huì)、會(huì)議等場(chǎng)合，由專人負(fù)責(zé)宣傳品的發(fā)放工作。發(fā)放人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好宣傳品，并按照預(yù)定的發(fā)放規(guī)則和流程進(jìn)行發(fā)放，如簽到時(shí)發(fā)放、活動(dòng)過(guò)程中發(fā)放等。發(fā)放過(guò)程中要注意禮貌、有序，確保宣傳品發(fā)放給正確的對(duì)象。2.郵寄發(fā)放：對(duì)于需要郵寄給客戶或合作伙伴的宣傳品，應(yīng)提前整理好收件信息，確保收件地址準(zhǔn)確無(wú)誤。選擇可靠的快遞公司進(jìn)行郵寄，并妥善保存郵寄憑證，以便查詢和跟蹤宣傳品的送達(dá)情況。3.內(nèi)部發(fā)放：向公司員工發(fā)放宣傳品時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況采用集中發(fā)放或部門領(lǐng)取等方式。發(fā)放部門應(yīng)提前通知員工領(lǐng)取時(shí)間和地點(diǎn)，并做好發(fā)放記錄。（三）發(fā)放數(shù)量控制1.根據(jù)宣傳品的制作數(shù)量和使用計(jì)劃，合理確定發(fā)放數(shù)量，避免過(guò)度發(fā)放造成浪費(fèi)。2.在發(fā)放過(guò)程中，發(fā)放人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的發(fā)放數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，不得擅自增減發(fā)放數(shù)量。如因特殊情況需要調(diào)整發(fā)放數(shù)量，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。（四）發(fā)放效果跟蹤1.對(duì)于通過(guò)宣傳品發(fā)放開(kāi)展的市場(chǎng)推廣活動(dòng)，應(yīng)跟蹤宣傳品的發(fā)放效果，如收集客戶反饋、統(tǒng)計(jì)潛在客戶的后續(xù)跟進(jìn)情況等。2.根據(jù)發(fā)放效果跟蹤結(jié)果，評(píng)估宣傳品的吸引力和影響力，為后續(xù)宣傳品的制作和發(fā)放策略調(diào)整提供依據(jù)。六、宣傳品的庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對(duì)宣傳品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息，并與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）庫(kù)存保管1.設(shè)立專門的宣傳品存放倉(cāng)庫(kù)或區(qū)域，確保庫(kù)存宣傳品存放環(huán)境適宜，避免受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。2.對(duì)庫(kù)存宣傳品進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，要建立庫(kù)存宣傳品的出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄宣傳品的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、用途等信息。（三）庫(kù)存預(yù)警1.根據(jù)宣傳品的使用頻率、制作周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或低于預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門及時(shí)申請(qǐng)制作或補(bǔ)充庫(kù)存。2.市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門應(yīng)根據(jù)庫(kù)存預(yù)警情況，合理安排宣傳品的制作計(jì)劃，確保公司宣傳工作的順利開(kāi)展，同時(shí)避免庫(kù)存積壓。七、宣傳品的報(bào)廢與銷毀管理（一）報(bào)廢條件1.宣傳品因使用年限過(guò)長(zhǎng)、損壞嚴(yán)重、內(nèi)容過(guò)時(shí)等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、宣傳策略變化等原因，不再需要使用的宣傳品，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.使用部門或保管部門發(fā)現(xiàn)宣傳品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢宣傳品的名稱、類型、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司市場(chǎng)部或負(fù)責(zé)宣傳品管理的相關(guān)部門審批。對(duì)于涉及重要品牌形象或較大數(shù)量的宣傳品報(bào)廢申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（三）報(bào)廢處理方式1.銷毀：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息、敏感內(nèi)容或存在安全隱患的宣傳品，應(yīng)采用銷毀的方式進(jìn)行處理。銷毀方式可包括粉碎、焚燒、化學(xué)處理等，確保宣傳品上的信息無(wú)法恢復(fù)。2.回收利用：對(duì)于部分可回收利用的宣傳品，如紙張、塑料等，可聯(lián)系專業(yè)的回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行回收處理，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。（四）報(bào)廢記錄與監(jiān)督1.市場(chǎng)部或相關(guān)管理部門應(yīng)對(duì)宣傳品的報(bào)廢情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢宣傳品名稱、數(shù)量、處理方式等信息，并存檔備案。2.在宣傳品報(bào)廢處理過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保報(bào)廢處理工作按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行，防止出現(xiàn)信息泄露或其他違規(guī)行為。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門職責(zé)公司市場(chǎng)部或負(fù)責(zé)宣傳品管理的相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)宣傳品的制作、使用、發(fā)放、庫(kù)存、報(bào)廢等全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度規(guī)范得到有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.定期檢查宣傳品的制作質(zhì)量、內(nèi)容準(zhǔn)確性、使用合規(guī)性、發(fā)放記錄、庫(kù)存管理等情況，可通過(guò)查閱相關(guān)資料、實(shí)地查看、現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)等方式進(jìn)行。2.不定期對(duì)重點(diǎn)宣傳活動(dòng)、項(xiàng)目中宣傳品的使用情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決