PAGE子公司檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)子公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指子公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理等工作中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則子公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映子公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理子公司在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定子公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)子公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理子公司各類檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的整理歸檔工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等處理，建立健全檔案檢索工具。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。7.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，確保檔案的合理利用和安全。8.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。9.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。10.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交綜合管理部門歸檔。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和保密，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。5.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，配合綜合管理部門做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練使用檔案管理軟件，提高檔案管理工作效率。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存放有序。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書(shū)檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與子公司有關(guān)的文件、指示、通知等。子公司制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。子公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。子公司內(nèi)部的來(lái)往信函、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。2.科技檔案產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)等過(guò)程中形成的文件資料。CAD圖紙、電子文檔等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)管理文件。稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)辦理過(guò)程中形成的文件材料。員工工資、福利、獎(jiǎng)懲等人事管理文件。員工培訓(xùn)、考核、晉升等相關(guān)資料。5.業(yè)務(wù)檔案市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等。生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。物資采購(gòu)與管理過(guò)程中形成的采購(gòu)合同、物資清單、出入庫(kù)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定整理歸檔，移交綜合管理部門保管。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，及時(shí)整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（四）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人將初步整理好的文件材料移交綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件材料退回原部門補(bǔ)充完善。3.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)符合要求的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并編制檔案目錄。4.將編目后的文件材料進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，建立檔案檢索工具，完成歸檔工作。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.文件材料應(yīng)保持歷史聯(lián)系，按照文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理。2.遵循文件材料的自然形成順序，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.分類科學(xué)合理，便于管理和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（二）分類方法1.文書(shū)檔案按年度分類，將每年形成的文書(shū)檔案分為不同的年度類別。在年度內(nèi)按保管期限分類，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。在保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類，根據(jù)子公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類別。2.科技檔案按項(xiàng)目分類，將每個(gè)科技項(xiàng)目形成的檔案作為一個(gè)獨(dú)立的類別進(jìn)行整理。在項(xiàng)目?jī)?nèi)按階段分類，分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等不同階段。在階段內(nèi)按文件材料的性質(zhì)分類，如技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)檔案按會(huì)計(jì)年度分類，將每年的財(cái)務(wù)檔案作為一個(gè)獨(dú)立的類別進(jìn)行整理。在會(huì)計(jì)年度內(nèi)按類別分類，分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等不同類別。4.人事檔案按員工個(gè)人分類，以每個(gè)員工為單位整理其人事檔案。在員工個(gè)人檔案內(nèi)按內(nèi)容分類，分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資福利材料、任免材料等。5.業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類型分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、物資采購(gòu)檔案等。在業(yè)務(wù)類型內(nèi)按業(yè)務(wù)流程分類，如市場(chǎng)調(diào)研、客戶開(kāi)發(fā)、銷售合同簽訂、生產(chǎn)計(jì)劃制定、物資采購(gòu)、出入庫(kù)管理等環(huán)節(jié)。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+流水號(hào)。年度采用公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限用漢字表示，如“永久”“長(zhǎng)期”“短期”。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)子公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職能進(jìn)行編制，用兩位數(shù)字表示。流水號(hào)為每個(gè)檔案的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。2.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+階段代碼+文件材料性質(zhì)代碼+流水號(hào)。項(xiàng)目編號(hào)根據(jù)子公司的科技項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行編制，用六位數(shù)字表示。階段代碼用一位數(shù)字表示，如“1”表示項(xiàng)目前期，“2”表示項(xiàng)目實(shí)施，“3”表示項(xiàng)目驗(yàn)收。文件材料性質(zhì)代碼用一位數(shù)字表示，如“1”表示技術(shù)文件，“2”表示圖紙，“3”表示實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。流水號(hào)為每個(gè)文件材料的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：年度+類別代碼+流水號(hào)。年度采用公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示會(huì)計(jì)憑證，“02”表示賬簿，“03”表示報(bào)表等。流水號(hào)為每個(gè)檔案的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。4.人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工編號(hào)+內(nèi)容類別代碼+流水號(hào)。員工編號(hào)根據(jù)子公司的人事管理規(guī)定進(jìn)行編制，用六位數(shù)字表示。內(nèi)容類別代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示履歷材料，“02”表示自傳材料，“03”表示考核材料等。流水號(hào)為每個(gè)文件材料在該類別內(nèi)的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類型代碼+業(yè)務(wù)流程代碼+流水號(hào)。業(yè)務(wù)類型代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，“02”表示生產(chǎn)管理檔案，“03”表示物資采購(gòu)檔案等。業(yè)務(wù)流程代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示市場(chǎng)調(diào)研，“02”表示客戶開(kāi)發(fā)，“03”表示銷售合同簽訂等。流水號(hào)為每個(gè)檔案的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，保證檔案存放環(huán)境的適宜性。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)不同保管期限和類別的檔案應(yīng)分類存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)符合相關(guān)要求，確保電子檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等保護(hù)措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客攻擊等保護(hù)措施。建立電子檔案安全管理制度，規(guī)范電子檔案的操作流程，確保電子檔案的安全。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保護(hù)措施，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合子公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格執(zhí)行鑒定程序，確保鑒定工作的公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與子公司當(dāng)前工作和未來(lái)發(fā)展的相關(guān)性。3.檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，直接判斷檔案的保存價(jià)值。2.綜合分析法對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)需求等因素，確定檔案的保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.在檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.子公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.子公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等原因查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案。3.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱子公司檔案，但須經(jīng)子公司批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)子公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)