PAGE收付款流程及制度規(guī)范要求一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司收付款流程，確保資金收付的安全、準(zhǔn)確、及時，提高財(cái)務(wù)管理效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的正常運(yùn)營。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有收付款業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售收款、采購付款、費(fèi)用報(bào)銷、資金往來等。3.基本原則合法性原則：收付款業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保每一筆交易都具有合法合規(guī)的依據(jù)。準(zhǔn)確性原則：收付款信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括金額、對象、時間等關(guān)鍵要素，避免因信息錯誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)損失和業(yè)務(wù)糾紛。及時性原則：收付款業(yè)務(wù)應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時處理，不得拖延，以維護(hù)公司良好的商業(yè)信用和資金周轉(zhuǎn)效率。安全性原則：加強(qiáng)對收付款過程的安全管理，采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，保障資金安全，防止資金被盜用、挪用等情況發(fā)生。二、收款流程1.銷售收款訂單確認(rèn)：銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或訂單后，應(yīng)及時將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、金額、付款方式、交貨時間等。發(fā)貨通知：銷售部門在發(fā)貨后，應(yīng)立即通知財(cái)務(wù)部門，并提供發(fā)貨憑證，如發(fā)貨單、物流單號等，以便財(cái)務(wù)部門跟蹤款項(xiàng)回收情況?？铐?xiàng)催收：財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同或訂單約定的付款期限，定期對客戶的款項(xiàng)進(jìn)行催收。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時與銷售部門溝通，共同制定催收方案，采取電話催收、函件催收、上門催收等方式，確?？铐?xiàng)及時收回。收款確認(rèn)：客戶付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時確認(rèn)收款信息，核對收款金額、付款方式、付款時間等與銷售合同或訂單是否一致。確認(rèn)無誤后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行收款記錄，并開具收款憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)收款確認(rèn)情況，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，將收款金額計(jì)入相應(yīng)的會計(jì)科目，并更新客戶應(yīng)收賬款余額。同時，定期與銷售部門核對客戶應(yīng)收賬款明細(xì)，確保賬賬相符。2.其他收款業(yè)務(wù)部門發(fā)起：公司內(nèi)部其他部門因提供服務(wù)、資產(chǎn)處置、代收代付等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的收款，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)起收款申請，并填寫收款申請表，詳細(xì)說明收款事由、收款金額、付款單位或個人等信息。審批流程：收款申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對收款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核收款事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性以及與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。收款執(zhí)行：經(jīng)審批通過的收款申請，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行收款操作。按照收款申請表中確定的收款方式和時間，及時與付款單位或個人聯(lián)系，辦理收款手續(xù)。收款過程中，如遇問題或異常情況，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的解決措施。收款確認(rèn)與賬務(wù)處理：參照銷售收款的相關(guān)流程，進(jìn)行收款確認(rèn)和賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門在收到款項(xiàng)后，及時確認(rèn)收款信息，開具收款憑證，并按照規(guī)定的會計(jì)科目進(jìn)行賬務(wù)記錄，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。三、付款流程1.采購付款采購申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采購申請，填寫采購申請表，明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時間等信息。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購申請表，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通談判，確定采購價(jià)格、交貨時間、付款方式等條款后，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、雙方權(quán)利義務(wù)以及付款安排等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。到貨驗(yàn)收：采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門按照采購合同或訂單要求，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并在驗(yàn)收報(bào)告中注明原因。付款申請：采購部門根據(jù)采購合同或訂單約定的付款期限，在收到驗(yàn)收報(bào)告且驗(yàn)收合格后，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)包括采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。審批流程：財(cái)務(wù)部門對付款申請表及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、發(fā)票的合規(guī)性以及付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的采購付款，還需按照公司規(guī)定的權(quán)限，提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。付款執(zhí)行：經(jīng)審批通過的付款申請，由財(cái)務(wù)部門按照付款申請表中確定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無誤；如采用支票付款，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫支票，并做好支票領(lǐng)用、登記、核銷等工作。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商應(yīng)付賬款余額，并將付款憑證歸檔保存。2.費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用發(fā)生：員工因工作需要發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行報(bào)銷。費(fèi)用發(fā)生后，應(yīng)及時取得合法有效的發(fā)票或其他報(bào)銷憑證，并在憑證上注明費(fèi)用明細(xì)、日期、金額等信息。報(bào)銷申請：員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)說明費(fèi)用發(fā)生的事由、金額、報(bào)銷部門、報(bào)銷日期等內(nèi)容，并附上相關(guān)發(fā)票或報(bào)銷憑證。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合法性以及報(bào)銷憑證的合規(guī)性等。對于不符合公司規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并向員工說明原因。審批流程：審核通過的費(fèi)用報(bào)銷單，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般費(fèi)用報(bào)銷由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額較大的費(fèi)用報(bào)銷，還需報(bào)總經(jīng)理審批。報(bào)銷支付：經(jīng)審批通過的費(fèi)用報(bào)銷單，由財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷支付手續(xù)。如采用現(xiàn)金支付，應(yīng)按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定進(jìn)行操作；如采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)將報(bào)銷款項(xiàng)支付至員工指定的銀行賬戶。報(bào)銷支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在費(fèi)用報(bào)銷單上加蓋“已報(bào)銷”章，并將報(bào)銷憑證歸檔保存。3.其他付款業(yè)務(wù)部門發(fā)起：公司內(nèi)部其他部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的付款，如借款、對外投資、捐贈等，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)起付款申請，并填寫付款申請表，詳細(xì)說明付款事由、付款金額、收款單位或個人等信息。審批流程：付款申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、必要性以及資金來源等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大付款事項(xiàng)，還需按照公司規(guī)定的權(quán)限，提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。付款執(zhí)行：經(jīng)審批通過的付款申請，由財(cái)務(wù)部門按照付款申請表中確定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款過程中，如遇問題或異常情況，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的解決措施。賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門在付款后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，按照規(guī)定的會計(jì)科目記錄付款金額，并更新相關(guān)賬戶余額。同時，定期與業(yè)務(wù)部門核對付款明細(xì)，確保賬賬相符。四、票據(jù)管理1.發(fā)票管理發(fā)票開具：銷售部門在確認(rèn)收入并收到款項(xiàng)后，應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)和發(fā)票管理規(guī)定，及時開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括發(fā)票抬頭、稅號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行編號。發(fā)票取得：公司在采購商品或接受服務(wù)時，應(yīng)向供應(yīng)商索取合法有效的發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)和發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票專用章、發(fā)票內(nèi)容等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時要求供應(yīng)商更換或重新開具。發(fā)票保管：財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票種類、號碼順序進(jìn)行分類存放，并建立發(fā)票登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的取得、開具、作廢、紅沖、保管、繳銷等情況。發(fā)票保管期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)批準(zhǔn)方可銷毀。發(fā)票繳銷：公司因注銷、變更經(jīng)營范圍等原因不再使用發(fā)票時，應(yīng)及時向稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。繳銷發(fā)票時，應(yīng)將已開具的發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票、紅字發(fā)票等一并提交稅務(wù)機(jī)關(guān)審核，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行處理。2.收據(jù)管理收據(jù)開具：公司在收到客戶款項(xiàng)但不需要開具發(fā)票的情況下，應(yīng)開具收據(jù)。收據(jù)開具應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括收據(jù)抬頭、編號、日期、交款單位或個人、收款事由、金額、收款人等信息。收據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行編號。收據(jù)取得：公司在支付款項(xiàng)時，如因特殊原因無法取得發(fā)票，應(yīng)要求收款方開具收據(jù)。取得的收據(jù)應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定，收據(jù)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際付款情況相符。財(cái)務(wù)部門在收到收據(jù)后，應(yīng)認(rèn)真審核收據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，包括收據(jù)的真?zhèn)巍⑹論?jù)開具日期、收據(jù)編號、收款單位或個人、收款事由、金額、收款人等。對于不符合規(guī)定的收據(jù)，應(yīng)及時要求收款方更換或重新開具。收據(jù)保管：參照發(fā)票保管的相關(guān)規(guī)定，對收據(jù)進(jìn)行保管。設(shè)立收據(jù)登記簿，詳細(xì)記錄收據(jù)的取得、開具、作廢、保管等情況。收據(jù)保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)批準(zhǔn)方可銷毀。收據(jù)繳銷：公司因不再使用收據(jù)或收據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時辦理收據(jù)繳銷手續(xù)。繳銷收據(jù)時，應(yīng)將已開具的收據(jù)存根聯(lián)、作廢收據(jù)等一并整理歸檔，并報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。五、印章管理1.印章種類公司涉及的印章主要包括公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。2.印章使用范圍公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等，代表公司的法定效力。財(cái)務(wù)專用章：用于公司的財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算、票據(jù)背書等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，是公司財(cái)務(wù)印鑒的重要組成部分。發(fā)票專用章：專門用于公司開具發(fā)票時加蓋，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議時加蓋，明確合同的簽訂主體和法律效力。3.印章保管設(shè)立專門的印章保管崗位，由專人負(fù)責(zé)印章的保管工作。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或保管箱中，實(shí)行雙人保管、分人分鎖制度，確保印章的安全。印章保管人員不得擅自將印章帶出公司使用，如因特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，由專人陪同使用，使用完畢后及時歸還。4.印章使用審批任何部門或個人使用印章，必須填寫印章使用申請表，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、文號、使用時間、使用部門等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件使用印章，還需按照公司規(guī)定的權(quán)限，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的印章使用申請表進(jìn)行用印操作，核對用印文件的內(nèi)容與申請表是否一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。5.印章使用登記印章保管人員在用印后，應(yīng)及時在印章使用登記簿上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印文件名稱、文號、用印部門、用印人、審批人等信息，以備查閱和追溯。6.印章廢止與銷毀印章因磨損、損壞、變更公司名稱等原因需要廢止時，由印章保管人員提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章廢止手續(xù)。廢止的印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法使用。銷毀后，應(yīng)在印章銷毀登記簿上記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀印章名稱等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對收付款流程及制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查收付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性以及內(nèi)部控制制度的有效性。審計(jì)過程中，應(yīng)查閱相關(guān)文件、憑證、記錄，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談，核實(shí)收付款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查收付款流程是否符合規(guī)定，賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確無誤，票據(jù)管理是否規(guī)范，印章使用是否合規(guī)等。自查過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行整改，并形成自查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.定期檢查與不定期抽查公司管理層應(yīng)定期組織對收付款流程及制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，確保制度的有效執(zhí)行。同時，不定期對收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。檢查和抽查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，作為公司改進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的重要依據(jù)。七、違規(guī)處理1.對于違反收付款流程及制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對于輕微違規(guī)行為，如未按照規(guī)定流程申請付款、未及時催收款項(xiàng)等，給予警告處分，并要求責(zé)任人及時整改。對于一般違規(guī)行為，如虛假報(bào)銷費(fèi)用、擅自使用印章造成