PAGE傳真文件規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳真文件的管理，確保傳真文件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位通過傳真方式進行文件傳遞的管理。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保傳真文件的合法性、規(guī)范性。2.明確職責，嚴格流程，保證傳真文件處理的準確性和及時性。3.注重保密，防止傳真文件在傳遞過程中出現(xiàn)信息泄露。二、傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求，統(tǒng)一配備傳真機，并指定專人負責日常維護和管理。2.各部門如需額外增加傳真設(shè)備，需提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后統(tǒng)一購置和配置。（二）設(shè)備維護1.定期對傳真機進行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.建立傳真機維修記錄，及時記錄設(shè)備故障情況及維修結(jié)果。3.如傳真機出現(xiàn)故障，應(yīng)立即通知行政部門安排維修，維修期間可使用備用傳真設(shè)備或其他緊急通訊方式替代。（三）設(shè)備更換1.傳真機使用達到規(guī)定年限或出現(xiàn)嚴重故障無法修復(fù)時，由行政部門提出更換申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行更換。2.新傳真機購置后，應(yīng)及時進行安裝調(diào)試，并確保與原有系統(tǒng)兼容。三、傳真文件收發(fā)管理（一）收文管理1.傳真機接收文件時，應(yīng)設(shè)置專人負責接聽，及時記錄傳真號碼、發(fā)送時間、發(fā)送單位等信息。2.收到傳真文件后，應(yīng)立即進行登記，登記內(nèi)容包括文件標題、文號、頁數(shù)、密級、緊急程度等。3.根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度，及時將傳真文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并要求收件人在登記表上簽字確認。4.對于緊急文件，應(yīng)立即通知收件人領(lǐng)取，并跟蹤文件處理進度，確保文件得到及時處理。（二）發(fā)文管理1.各部門如需發(fā)送傳真文件，應(yīng)填寫《傳真發(fā)文審批表》，詳細注明傳真號碼、發(fā)送單位、文件標題、文號、頁數(shù)、密級、緊急程度等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《傳真發(fā)文審批表》經(jīng)審核通過后，交行政部門統(tǒng)一安排發(fā)送。行政部門應(yīng)在收到審批表后的[X]個工作日內(nèi)完成傳真發(fā)送，并做好記錄。3.發(fā)送傳真文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、準確，避免出現(xiàn)模糊、遺漏等情況。同時，要注意核對傳真號碼，確保文件發(fā)送至正確的單位。4.對于重要文件或涉及公司機密的文件，應(yīng)采取加密傳真或其他保密措施進行發(fā)送，確保文件安全。四、傳真文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司收發(fā)的所有傳真文件，包括內(nèi)部文件、外部文件、合同協(xié)議、報告報表等。2.與傳真文件相關(guān)的附件、批文、回執(zhí)等資料。（二）歸檔要求1.傳真文件應(yīng)按照年度、月份、類別進行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔文件應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂改或丟失。如有破損或缺失，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。3.每份傳真文件應(yīng)編制唯一的編號，并在文件首頁加蓋“歸檔章”，注明歸檔日期、保管期限等信息。4.歸檔文件應(yīng)使用專用文件夾或檔案盒進行存放，并在文件夾或檔案盒上標明年度、月份、類別等信息，便于查找和管理。（三）保管期限1.傳真文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的重要性和性質(zhì)確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等；長期保管的文件包括一般性的業(yè)務(wù)文件、報告報表等，保管期限為[X]年；短期保管的文件包括臨時性的通知、便函等，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和有效利用。五、傳真文件保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的傳真文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，采取加密、專人傳遞等措施，防止文件泄露。2.傳真文件的收發(fā)人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件內(nèi)容透露給無關(guān)人員。3.在傳真文件的處理過程中，應(yīng)避免在公共場所談?wù)撐募?nèi)容，如需討論，應(yīng)選擇在保密場所進行。（二）保密教育1.公司定期組織員工進行保密教育，提高員工的保密意識和責任感。2.涉及傳真文件收發(fā)的人員應(yīng)參加專門的保密培訓，了解傳真文件保密管理的相關(guān)規(guī)定和操作流程。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)傳真文件存在泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。2.對于因工作失誤或故意泄露公司機密的人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。六、傳真文件使用規(guī)范（一）使用權(quán)限1.公司員工應(yīng)根據(jù)工作職責和崗位需求，經(jīng)部門負責人批準后，方可使用傳真文件。2.嚴禁非公司員工擅自使用公司傳真設(shè)備發(fā)送或接收文件。（二）使用要求1.員工在使用傳真文件時，應(yīng)確保文件的真實性、準確性和完整性，不得擅自修改或偽造文件內(nèi)容。2.傳真文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和字體進行排版，確保文件清晰、易讀。3.在使用傳真文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑問，應(yīng)及時與發(fā)文部門或相關(guān)人員溝通核實，不得擅自處理。（三）文件歸還1.員工使用完傳真文件后，應(yīng)及時將文件歸還至行政部門或指定的文件保管人員，并辦理交接手續(xù)。2.對于借閱期限較長的傳真文件，借閱人應(yīng)定期向行政部門或文件保管人員匯報文件使用情況，確保文件安全。七）監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責定期對公司傳真文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括傳真設(shè)備的運行情況、文件收發(fā)登記情況、歸檔管理情況、保密措施落實情況等。（二）考核評價1.公司將傳真文件管理工作納入員工績效考核體系，對在傳真文件管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于違反傳真文件管理制度的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警