PAGE木門采購制度及流程規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司木門采購行為，確保采購過程的公開、公平、公正，保證所采購木門的質(zhì)量符合公司需求，控制采購成本，提高采購效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及木門采購的項(xiàng)目，包括新建項(xiàng)目、裝修改造項(xiàng)目等所需木門的采購活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購木門的質(zhì)量滿足公司使用要求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購決策公正合理。二、采購需求確定1.需求發(fā)起各項(xiàng)目部門根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)際需求，填寫《木門采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需木門的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、安裝位置等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。2.需求審核采購部門收到《木門采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：需求是否與項(xiàng)目實(shí)際情況相符、規(guī)格型號(hào)是否明確、數(shù)量是否準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)需求存在問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通，要求其進(jìn)行修正或補(bǔ)充。3.需求變更在采購過程中，如因項(xiàng)目變更等原因?qū)е履鹃T采購需求發(fā)生變化，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)填寫《木門采購需求變更申請(qǐng)表》，說明變更的內(nèi)容、原因及影響。變更申請(qǐng)表需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)變更申請(qǐng)表，調(diào)整采購計(jì)劃，并與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集木門供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選條件包括：供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。經(jīng)初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝等情況。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員對(duì)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：供應(yīng)商的資質(zhì)文件、業(yè)績案例、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、售后服務(wù)承諾等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案。供應(yīng)商評(píng)估周期為每年一次，采購部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。3.合格供應(yīng)商名錄根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商名錄，并定期更新。采購活動(dòng)應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購部門與合格供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行跟蹤評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其整改。對(duì)于整改不力或違反合同約定的供應(yīng)商，采購部門有權(quán)暫停或終止與其合作，并從合格供應(yīng)商名錄中刪除。四、采購流程1.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)審核通過的《木門采購需求申請(qǐng)表》，結(jié)合公司庫存情況和項(xiàng)目進(jìn)度要求，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購木門的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后實(shí)施。2.采購詢價(jià)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價(jià)單》，詢價(jià)單應(yīng)詳細(xì)說明所需木門的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等要求。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)單，提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等信息。采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。3.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，談判內(nèi)容包括：產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。談判過程中，采購部門應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益，同時(shí)充分考慮供應(yīng)商的合理訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。談判達(dá)成一致后，雙方簽訂《采購合同》。4.合同簽訂與執(zhí)行《采購合同》經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門等。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨木門進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.付款管理財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定，確保資金安全。采購部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同執(zhí)行情況等相關(guān)資料，協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好付款工作。五、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確定采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確所采購木門的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括外觀、尺寸、材質(zhì)、性能等方面的要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需在采購合同中明確約定，作為雙方驗(yàn)收的依據(jù)。2.到貨驗(yàn)收木門到貨前，采購部門應(yīng)通知項(xiàng)目部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，項(xiàng)目部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)木門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括：外觀質(zhì)量、尺寸偏差、材質(zhì)規(guī)格、性能指標(biāo)等。驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目部門填寫《木門驗(yàn)收單》，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交采購部門存檔。如驗(yàn)收不合格，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如需要退貨、換貨等，應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。3.質(zhì)量問題處理在質(zhì)保期內(nèi)，如發(fā)現(xiàn)木門存在質(zhì)量問題，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其負(fù)責(zé)維修或更換。供應(yīng)商應(yīng)在接到通知后及時(shí)響應(yīng)，安排維修或更換工作，并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商賠償。六、價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研采購部門定期對(duì)木門市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和變化趨勢(shì)。通過收集市場(chǎng)報(bào)價(jià)、參加行業(yè)展會(huì)、與同行交流等方式，掌握不同品牌、規(guī)格木門的價(jià)格信息。2.價(jià)格分析采購部門根據(jù)價(jià)格調(diào)研結(jié)果，對(duì)木門價(jià)格進(jìn)行分析，分析價(jià)格差異原因，如材質(zhì)、工藝、品牌等因素對(duì)價(jià)格的影響。通過價(jià)格分析，為采購談判提供參考依據(jù)，爭(zhēng)取合理的采購價(jià)格。3.價(jià)格調(diào)整在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因?qū)е潞贤瑑r(jià)格需要調(diào)整，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議。價(jià)格調(diào)整協(xié)議需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并作為合同的補(bǔ)充文件。七、風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部門對(duì)木門采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)包括：質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)價(jià)格調(diào)研和分析，合理談判；對(duì)于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，與供應(yīng)商明確交貨期，并加強(qiáng)跟蹤；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，在合同中明確違約責(zé)任，加強(qiáng)供應(yīng)商管理。八、信息管理1.采購信息收集采購部門負(fù)責(zé)收集與木門采購相關(guān)的信息，包括供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)價(jià)格信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等。通過多種渠道收集信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)雜志、供應(yīng)商提供等。2.采購信息整理與分析采購部門對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)分析，為采購決策提供支持，如供應(yīng)商選擇、價(jià)格談判、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。3.采購信息共享采購部門定期將采購信息與相關(guān)部門進(jìn)行共享，如項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門等。共享內(nèi)容包括：采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、合同執(zhí)行情況等，以便各部門及時(shí)了解采購工作進(jìn)展，協(xié)同開展工作。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)木門采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行