應用場景與適用范圍在企業(yè)日常運營中，采購合同是明確供需雙方權利義務、保障交易合規(guī)性的核心法律文件。本流程表適用于企業(yè)各類采購業(yè)務（包括但不限于原材料采購、設備采購、服務外包、工程采購等）的合同審核與簽署環(huán)節(jié)，旨在通過標準化流程降低法律風險、提高審批效率，保證合同條款符合企業(yè)內部管理制度及外部法律法規(guī)要求。流程覆蓋從合同發(fā)起至最終歸檔的全過程，適用于采購部門、法務部門、財務部門、業(yè)務需求部門及相關管理層級的協(xié)同操作。標準化操作流程一、合同發(fā)起與資料準備需求部門發(fā)起：采購需求部門根據(jù)采購計劃，填寫《采購合同申請單》，注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、交付時間、供應商信息等核心內容，并附上相關支撐材料（如采購訂單、供應商報價單、技術規(guī)格書、資質證明文件等）。初步審核：采購部門對接需求部門，核對采購需求與申請單信息的一致性，確認供應商選擇符合企業(yè)采購制度（如詢價、招標結果），保證基礎資料完整、準確無誤后，提交至法務部門進行合同條款審核。二、法務部門合同條款審核合規(guī)性審查：法務部門重點審核合同主體資格（供應商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份等）、合同條款合法性（是否符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)）、權利義務對等性（如質量標準、驗收方式、違約責任、爭議解決方式等）。風險排查：識別合同中的潛在風險點（如付款條件不明確、知識產(chǎn)權歸屬不清、不可抗力條款缺失等），提出修改意見并反饋至采購部門。審核反饋：法務部門在收到合同后2個工作日內完成審核，出具《合同審核意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結論，并說明具體修改理由。三、財務部門資金與條款審核金額與預算核對：財務部門審核合同金額與采購預算、供應商報價的一致性，確認資金來源合規(guī)（如是否納入年度預算、是否符合資金支付流程）。付款條款審查：重點審核付款方式（如預付款、進度款、尾款的比例及支付條件）、發(fā)票要求（如發(fā)票類型、開具時間）、稅務處理方式等，保證符合企業(yè)財務管理制度及稅務法規(guī)。審核反饋：財務部門在1個工作日內完成審核，對付款條款、金額等提出明確意見，與法務部門意見匯總后反饋至采購部門。四、業(yè)務部門與最終審批業(yè)務確認：采購部門匯總法務、財務部門的審核意見，與供應商溝通修改合同條款，形成最終版本后，提交至業(yè)務需求部門確認采購內容（如技術參數(shù)、交付標準等）是否與需求一致。分級審批：根據(jù)合同金額及重要性，提交至對應層級管理層審批：金額≤5萬元：由采購部門負責人審批；5萬元＜金額≤50萬元：由分管副總審批；金額＞50萬元：由總經(jīng)理審批（或根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的更高層級審批）。審批結果：審批人在1個工作日內完成審批，明確“同意簽署”或“駁回”（需注明駁回理由）。五、合同簽署與蓋章簽署準備：審批通過后，采購部門安排合同簽署，保證合同文本為最終版本（加蓋騎縫章），雙方簽字人需為法定代表人或授權代表（附授權委托書）。簽署方式：紙質合同：雙方簽字蓋章后，采購部門留存原件至少2份（企業(yè)執(zhí)1份，供應商執(zhí)1份）；電子合同：通過符合《電子簽名法》的第三方電子簽約平臺簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。簽署確認：簽署完成后，采購部門在1個工作日內將合同信息錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，更新合同狀態(tài)為“已簽署”。六、合同歸檔與執(zhí)行跟蹤資料歸檔：采購部門將合同原件、審核意見書、簽署附件（如授權委托書、補充協(xié)議等）整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔，保存期限不少于合同履行期結束后5年。執(zhí)行跟蹤：采購部門協(xié)同業(yè)務部門跟蹤合同履行情況（如交付進度、質量驗收、付款節(jié)點等），保證雙方按約定履行義務；若出現(xiàn)違約情況，及時上報法務部門處理。流程表模板合同基本信息審核流程記錄簽署與歸檔信息合同編號：_____________發(fā)起人：_____________簽署方式：□紙質□電子合同名稱：_____________申請日期：_____________采購方簽署人：___________采購方：_____________法務審核人：___________供應商簽署人：___________供應商：_____________法務審核意見：_________簽署日期：_____________合同金額（大寫）：_____法務審核日期：_________合同份數(shù)：_____________合同金額（小寫）：_____財務審核人：___________歸檔編號：_____________合同期限：_____________財務審核意見：_________備注：___________________主要采購內容：_________財務審核日期：_________最終審批人：___________業(yè)務部門確認：_________審批日期：_____________最終審批意見：_________關鍵注意事項合同條款嚴謹性：合同內容需明確、無歧義，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；質量標準、驗收方法、違約責任等核心條款必須具體可執(zhí)行，引用國家標準或行業(yè)規(guī)范時需注明標準號。審核時效管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內完成審核，無特殊情況不得拖延；若需補充材料或延長審核時間，應及時發(fā)起人溝通，說明原因并明確反饋時間。信息一致性：合同中的供應商名稱、金額、日期等信息需與采購申請、報價單、審批單等資料保持完全一致，避免因信息不符導致合同糾紛。資質核驗：簽署前需核實供應商的營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等）的有效性，保證供應商具備履約能力。電子簽署