采購(gòu)流程管理與執(zhí)行手冊(cè)本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)全流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作要求，保證采購(gòu)工作合規(guī)、高效、透明，降低采購(gòu)成本，保障物資供應(yīng)及時(shí)性與質(zhì)量。手冊(cè)適用于企業(yè)各類采購(gòu)場(chǎng)景，各部門可結(jié)合實(shí)際需求參照?qǐng)?zhí)行。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的各類物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目采購(gòu)，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公采購(gòu)：辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)物資的補(bǔ)充采購(gòu)；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等直接影響生產(chǎn)活動(dòng)的物資采購(gòu)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：新建/改造項(xiàng)目所需的設(shè)備、材料及技術(shù)服務(wù)的采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：咨詢、維修、物流等服務(wù)的采購(gòu)。不同場(chǎng)景下，采購(gòu)流程可根據(jù)采購(gòu)金額、物資重要性適當(dāng)簡(jiǎn)化或強(qiáng)化審批環(huán)節(jié)，但核心合規(guī)要求保持一致。二、采購(gòu)全流程操作指引采購(gòu)流程需嚴(yán)格遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、效益最大化”原則，分為需求提出與審批、供應(yīng)商選擇與管理、訂單執(zhí)行與交付、驗(yàn)收與結(jié)算四個(gè)階段，共8個(gè)關(guān)鍵步驟。（一）需求提出與審批操作主體：需求部門、部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說(shuō)明：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要（如辦公耗材短缺、生產(chǎn)原料不足、項(xiàng)目啟動(dòng)等），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、緊急程度及交付時(shí)間要求，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說(shuō)明（如設(shè)備配置清單、服務(wù)范圍描述）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)需求與部門工作計(jì)劃匹配，簽字批準(zhǔn)后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)部門收到需求后，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、完整，技術(shù)參數(shù)是否明確；預(yù)算金額是否符合公司預(yù)算管理規(guī)定（如超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）；是否存在可替代的現(xiàn)有資源（如閑置物資、內(nèi)部調(diào)配可能）。復(fù)核通過(guò)后，按采購(gòu)金額分級(jí)報(bào)批：金額≤5000元：由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤50000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞50000元：提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。審批反饋：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》反饋至需求部門，啟動(dòng)采購(gòu)流程；審批不通過(guò)的，注明原因并退回需求部門調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理操作主體：采購(gòu)部門、需求部門、審計(jì)部門（必要時(shí)）、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說(shuō)明：供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)以下方式篩選潛在供應(yīng)商：公開(kāi)渠道：行業(yè)展會(huì)、專業(yè)招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫(kù)（優(yōu)先選用合格供應(yīng)商名錄中的單位）；邀請(qǐng)渠道：向3家及以上具備資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)；緊急采購(gòu)：?jiǎn)我粊?lái)源采購(gòu)需附《緊急采購(gòu)說(shuō)明》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。資質(zhì)審核：對(duì)潛在供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、ISO認(rèn)證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可、過(guò)往合作業(yè)績(jī)（如近3年供貨記錄）進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商具備合法供貨能力。比價(jià)/招標(biāo)：金額＜10000元：采用詢價(jià)方式，要求供應(yīng)商提供書(shū)面報(bào)價(jià)單，采購(gòu)部門對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定候選供應(yīng)商；金額≥10000元：原則上采用公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)流程，成立招標(biāo)小組（成員含采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員），按招標(biāo)文件要求開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商并公示結(jié)果。供應(yīng)商確定：招標(biāo)/比價(jià)結(jié)果經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）。（三）訂單執(zhí)行與交付操作主體：采購(gòu)部門、供應(yīng)商、需求部門操作說(shuō)明：訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》和《采購(gòu)合同》，向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》，同步抄送需求部門，明確交付時(shí)間、地點(diǎn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通：長(zhǎng)周期物資（如定制設(shè)備）：要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如原材料采購(gòu)、生產(chǎn)啟動(dòng)）反饋；緊急訂單：每日跟進(jìn)物流狀態(tài)，保證按時(shí)交付。交付準(zhǔn)備：供應(yīng)商按訂單要求備貨，發(fā)貨前通知采購(gòu)部門及需求部門，提供發(fā)貨清單（含物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號(hào)、物流單號(hào)）。（四）驗(yàn)收與結(jié)算操作主體：需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)庫(kù)（如涉及物資入庫(kù)）操作說(shuō)明：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：需求部門（或倉(cāng)庫(kù)）根據(jù)采購(gòu)訂單、合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)參數(shù)，對(duì)交付物資進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：清點(diǎn)物資數(shù)量是否與訂單一致，短缺或多余需在《驗(yàn)收單》中注明；質(zhì)量檢查：查驗(yàn)物資外觀、規(guī)格型號(hào)、合格證、檢測(cè)報(bào)告等，必要時(shí)可送第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)；功能測(cè)試：對(duì)設(shè)備、工具等需進(jìn)行試用，確認(rèn)功能正常。驗(yàn)收合格：需求部門（或倉(cāng)庫(kù)）負(fù)責(zé)人在《驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)，同步反饋采購(gòu)部門；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，并在《驗(yàn)收單》中注明不合格原因，采購(gòu)部門2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理（退換貨、補(bǔ)發(fā)等），重新驗(yàn)收合格后方可進(jìn)入結(jié)算流程。發(fā)票審核：供應(yīng)商開(kāi)具合法合規(guī)的發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司一致），采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息與訂單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部門。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票及相關(guān)單據(jù)（采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、合同）后，審核資金安排是否符合付款計(jì)劃；按《采購(gòu)合同》約定的付款方式（如預(yù)付款、到付款、分期付款）辦理付款手續(xù)，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金交易；付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件反饋采購(gòu)部門存檔。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)工具模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期需求名稱預(yù)算編號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途說(shuō)明緊急程度□緊急□一般□不急交付時(shí)間交付地點(diǎn)技術(shù)參數(shù)/需求描述（可附頁(yè)）：部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)復(fù)核意見(jiàn)：經(jīng)辦人：日期：審批意見(jiàn)（分級(jí)填寫(xiě)）：審批人：日期：（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址資質(zhì)文件（可附復(fù)印件）：□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□相關(guān)行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認(rèn)證□其他：________________________報(bào)價(jià)信息：物資名稱1：規(guī)格______，數(shù)量______，單價(jià)______，總價(jià)______；物資名稱2：規(guī)格______，數(shù)量______，單價(jià)______，總價(jià)______交期承諾：______年______月______日前交付，運(yùn)輸方式：□自提□送貨□物流過(guò)往合作業(yè)績(jī)（如有）：合作項(xiàng)目：____________________，合作時(shí)間：______，滿意度評(píng)價(jià)：□優(yōu)□良□中□差評(píng)估維度（滿分100分）：資質(zhì)完整性（20分）：______分價(jià)格合理性（30分）：______分交期保障能力（20分）：______分質(zhì)量穩(wěn)定性（20分）：______分服務(wù)響應(yīng)度（10分）：______分總分：______評(píng)估結(jié)論：□推薦采用□備選□不采用評(píng)估人：______日期：______（三）采購(gòu)驗(yàn)收單采購(gòu)訂單號(hào)合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/訂單）：□外觀無(wú)破損□參數(shù)符合技術(shù)要求□功能正?！跗渌篲_______________________驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格原因說(shuō)明：________________________________________________）驗(yàn)收人員簽字：需求部門負(fù)責(zé)人簽字：倉(cāng)庫(kù)簽字（如需）：采購(gòu)部門確認(rèn)：經(jīng)辦人：日期：（四）采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化模板）合同編號(hào)：_________簽訂日期：_______年_月_日甲方（采購(gòu)方）：________________公司地址：________________________聯(lián)系人：_________，聯(lián)系方式：_________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：________________________聯(lián)系人：_________，聯(lián)系方式：_________第一條采購(gòu)內(nèi)容物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方提供的物資需符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求，提供合格證、檢測(cè)報(bào)告。第三條交付驗(yàn)收：乙方按約定時(shí)間交付，甲方在收到物資后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；不合格需在2日內(nèi)書(shū)面通知乙方，乙方負(fù)責(zé)退換貨。第四條付款方式：□驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付全款；□預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付65%，質(zhì)保期滿付5%；其他：________________。第五條違約責(zé)任：乙方逾期交付，每日按逾期金額0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每日按逾期金額0.5%支付違約金。第六條爭(zhēng)議解決：雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：法定代表人/授權(quán)代表：日期：_________________日期：_________________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)優(yōu)先：嚴(yán)格遵守《_________采購(gòu)法》（適用國(guó)企/事業(yè)單位）、《公司法》及公司內(nèi)部采購(gòu)管理制度，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批、指定供應(yīng)商等違規(guī)行為。預(yù)算控制：采購(gòu)需求需在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)必須履行預(yù)算調(diào)整審批流程，保證資金使用合理。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)）進(jìn)行評(píng)估，動(dòng)態(tài)調(diào)整名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。風(fēng)險(xiǎn)防范：合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊表述（如“按需