通用行政管理與填寫指南一、適用范圍與場景說明本指南適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織日常行政管理中常用的標(biāo)準(zhǔn)化文檔編制，涵蓋會(huì)議管理、工作審批、資源調(diào)配、工作匯報(bào)等典型場景。通過統(tǒng)一模板與規(guī)范填寫流程，保證行政信息傳遞準(zhǔn)確高效，提升管理協(xié)同效率。具體場景包括：會(huì)議管理：部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)等會(huì)議的記錄與決議傳達(dá)；工作審批：日常事務(wù)請(qǐng)示、資源申請(qǐng)、流程報(bào)批等正式審批場景；資源調(diào)配：辦公用品、設(shè)備設(shè)施等行政資源的申領(lǐng)與發(fā)放管理；工作匯報(bào)：部門周/月度工作總結(jié)、階段性進(jìn)展匯報(bào)等向上級(jí)或跨部門的信息同步。二、填寫流程與操作步驟（一）會(huì)議紀(jì)要模板1.填寫流程第一步：會(huì)議基本信息錄入會(huì)后2小時(shí)內(nèi)，由記錄人填寫會(huì)議名稱、時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、主持人、參會(huì)人員（標(biāo)注缺席人員及原因）、記錄人等基礎(chǔ)信息，保證時(shí)間、地點(diǎn)、人員無遺漏。第二步：議題與討論內(nèi)容記錄按會(huì)議議程順序，逐條記錄各議題的討論要點(diǎn)，重點(diǎn)標(biāo)注不同意見或爭議點(diǎn)，語言需客觀簡練，避免主觀表述。例如：“關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)度調(diào)整，部門建議延期至3月15日，部門認(rèn)為需優(yōu)先保障模塊功能，建議延期至3月20日”。第三步：決議與行動(dòng)項(xiàng)整理明確每個(gè)議題的最終決議，并將行動(dòng)項(xiàng)拆解為“任務(wù)描述、責(zé)任部門/人、完成時(shí)間、所需資源”四要素，例如：“完成方案初稿（責(zé)任部門：部，責(zé)任人：*，完成時(shí)間：3月10日前，資源：設(shè)計(jì)支持）”。第四步：審核與歸檔會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，并在行政管理系統(tǒng)內(nèi)歸檔，保存期限不少于2年。2.模板示例會(huì)議名稱*部門2024年Q1工作部署會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年1月15日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司301會(huì)議室（線上同步：騰訊會(huì)議*）主持人*參會(huì)人員、、、（缺席：*，事由：外出培訓(xùn)）記錄人*議題及討論內(nèi)容1.部門匯報(bào)Q1工作計(jì)劃：重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目，需協(xié)調(diào)資源；2.部門提出流程優(yōu)化建議，經(jīng)討論需進(jìn)一步調(diào)研；3.新員工入職培訓(xùn)安排：部負(fù)責(zé)課程設(shè)計(jì)，2月啟動(dòng)。決議與行動(dòng)項(xiàng)1.部于1月20日前提交項(xiàng)目詳細(xì)資源需求表；2.部牽頭，聯(lián)合部于1月25日前完成流程優(yōu)化調(diào)研；3.部于1月30日前確定新員工培訓(xùn)方案并報(bào)備行政部。附件1.部門Q1工作計(jì)劃初稿；2.流程優(yōu)化建議書。（二）工作請(qǐng)示單模板1.填寫流程第一步：明確請(qǐng)示事項(xiàng)確定請(qǐng)示核心內(nèi)容（如費(fèi)用申請(qǐng)、活動(dòng)舉辦、流程變更等），標(biāo)題需簡潔明了，例如“關(guān)于舉辦*年度員工團(tuán)建活動(dòng)的請(qǐng)示”。第二步：闡述背景與必要性簡要說明請(qǐng)示事項(xiàng)的原因、目的及現(xiàn)有條件，例如：“為增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，結(jié)合部門員工意見，擬于3月組織戶外團(tuán)建活動(dòng)，預(yù)計(jì)參與人數(shù)30人，預(yù)算元”。第三步：提出建議方案針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)，提供1-2個(gè)可行方案，并說明推薦理由，例如：“方案一：拓展基地（預(yù)算元，含交通、餐飲、項(xiàng)目）；方案二：農(nóng)家樂（預(yù)算元，含自助燒烤、團(tuán)隊(duì)游戲）。推薦方案一，因活動(dòng)專業(yè)性強(qiáng)且安全保障更完善”。第四步：逐級(jí)審批請(qǐng)示單填寫完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，按審批權(quán)限提交至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如部門總監(jiān)分管副總），審批完成后由行政部留存?zhèn)浒浮?.模板示例請(qǐng)示部門*部請(qǐng)示日期2024年1月18日請(qǐng)示標(biāo)題關(guān)于采購*辦公設(shè)備的請(qǐng)示請(qǐng)示事由*部現(xiàn)有打印機(jī)使用年限超5年，故障頻發(fā)，影響日常文檔處理效率，需采購新設(shè)備1臺(tái)。背景與必要性近3個(gè)月打印機(jī)維修次數(shù)達(dá)6次，單次維修成本約*元，且維修期間需外聯(lián)打印，增加額外費(fèi)用。新設(shè)備采購后可提升工作效率，降低長期成本。建議方案方案一：采購品牌A4激光打印機(jī)（型號(hào)，預(yù)算元，功能：打印/復(fù)印/掃描，月負(fù)荷量頁）；方案二：采購品牌A3彩色打印機(jī)（型號(hào)，預(yù)算元，功能：支持彩色輸出，滿足項(xiàng)目需求）。推薦方案一，因*部日常以A4文檔為主，黑白打印即可滿足需求，性價(jià)比更高。審批意見部門負(fù)責(zé)人：（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：（簽字）日期：2024年1月20日備注如審批通過，請(qǐng)行政部協(xié)助聯(lián)系供應(yīng)商比價(jià)采購。（三）辦公用品申領(lǐng)表模板1.填寫流程第一步：列出申領(lǐng)物品清單根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫申領(lǐng)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量，注明“日常消耗”或“耐用資產(chǎn)”類型。例如：A4紙（80g，包）、簽字筆（黑色，支）。第二步：填寫申領(lǐng)用途與部門信息簡要說明申領(lǐng)物品的用途（如“*項(xiàng)目資料打印”“日常辦公使用”），并填寫申領(lǐng)部門、申領(lǐng)人及聯(lián)系方式，保證可追溯。第三步：部門負(fù)責(zé)人審批申領(lǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申領(lǐng)必要性及數(shù)量合理性，避免資源浪費(fèi)。第四步：行政部審核與發(fā)放行政部核對(duì)庫存情況，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品，并在“發(fā)放記錄”欄簽字確認(rèn)，同時(shí)更新庫存臺(tái)賬。2.模板示例申領(lǐng)部門*部申領(lǐng)日期2024年1月22日申領(lǐng)人*聯(lián)系方式（分機(jī)）申領(lǐng)用途*項(xiàng)目資料整理及日常辦公使用物品清單物品名稱規(guī)格型號(hào)單位A4復(fù)印紙80g包中性簽字筆黑色，0.5mm支文件夾A4，2cm厚個(gè)審批意見部門負(fù)責(zé)人：*（簽字）日期：2024年1月23日發(fā)放記錄發(fā)放人：*（行政部）發(fā)放日期：2024年1月23日備注：庫存充足，已發(fā)放（四）部門周報(bào)模板1.填寫流程第一步：本周工作完成情況梳理按優(yōu)先級(jí)列出本周已完成的核心工作，注明工作內(nèi)容、成果及數(shù)據(jù)支撐（如“完成客戶需求調(diào)研，收集有效問卷份，形成初步分析報(bào)告”）。第二步：存在問題與解決方案分析客觀說明工作中遇到的困難或未完成事項(xiàng)，分析原因并提出改進(jìn)措施，例如：“模塊開發(fā)延期，因接口數(shù)據(jù)未同步，已協(xié)調(diào)*部于下周初提供數(shù)據(jù)，預(yù)計(jì)延期2天”。第三步：下周工作計(jì)劃制定結(jié)合本周工作進(jìn)展及部門目標(biāo)，明確下周重點(diǎn)工作任務(wù)，細(xì)化到具體事項(xiàng)及時(shí)限，例如：“1.完成方案終稿（周一前）；2.跟進(jìn)項(xiàng)目合同簽訂（周三前）；3.組織*部門內(nèi)部培訓(xùn)（周四下午）”。第四步：其他事項(xiàng)說明補(bǔ)充需上級(jí)或其他部門協(xié)調(diào)支持的事項(xiàng)，例如：“需部協(xié)助提供歷史數(shù)據(jù)，用于*報(bào)告撰寫”。2.模板示例填報(bào)部門*部報(bào)告周期2024年1月15日-1月19日本周工作完成情況1.完成項(xiàng)目第一階段需求調(diào)研，形成《需求分析報(bào)告》，已提交部；2.組織部門周例會(huì)，明確Q1工作分工；3.更新*管理制度文件，經(jīng)審核后發(fā)布至OA系統(tǒng)。存在問題與解決方案1.供應(yīng)商樣品未按時(shí)送達(dá)，影響測(cè)試進(jìn)度：已聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)，樣品將于1月22日送達(dá)，測(cè)試順延至下周；2.新員工對(duì)流程不熟悉：安排*作為導(dǎo)師，進(jìn)行1對(duì)1指導(dǎo)，計(jì)劃本周內(nèi)完成培訓(xùn)。下周工作計(jì)劃1.組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任分工（1月22日）；2.完成供應(yīng)商合同評(píng)審（1月23日）；3.開展*部門月度績效考核（1月25日-1月26日）。需協(xié)調(diào)支持事項(xiàng)1.請(qǐng)部協(xié)助提供項(xiàng)目2023年費(fèi)用明細(xì)；2.申請(qǐng)使用公司大會(huì)議室，用于1月22日項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)（已提交會(huì)議室申請(qǐng)）。三、填寫規(guī)范與常見問題提示（一）信息完整性與準(zhǔn)確性所有模板中的基礎(chǔ)信息（如日期、部門、人員姓名）需填寫完整，不得留空；涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、數(shù)量等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，保證與實(shí)際情況一致。人名用“”代替（如“”“*”），部門名稱使用公司規(guī)范簡稱，避免使用口語化或非正式名稱。（二）語言表達(dá)規(guī)范文檔內(nèi)容需簡潔、客觀、專業(yè)，避免使用模糊詞匯（如“大概”“可能”），盡量使用數(shù)據(jù)或具體事例支撐描述。例如將“近期工作較多”改為“本周完成項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，較上周增加%”。決議、審批意見等需明確結(jié)論，避免模棱兩可的表述（如“再看”“研究”），應(yīng)改為“同意”“不同意，需補(bǔ)充*材料”“退回修改”。（三）流程與權(quán)限合規(guī)嚴(yán)格遵循審批流程，如費(fèi)用類請(qǐng)示需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批；資源申領(lǐng)需確認(rèn)庫存后再提交申請(qǐng)，避免重復(fù)申領(lǐng)或超量申領(lǐng)。涉及跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，需提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)，并在