文檔歸檔與資料管理制度模板一、總則為規(guī)范公司各類文檔資料的歸檔、保管、利用及銷毀管理，保證資料的完整性、安全性、可追溯性，提高資料使用效率，防范資料丟失或泄露風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家《檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，制定本制度。本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組在經(jīng)營管理、項(xiàng)目建設(shè)、技術(shù)研發(fā)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料（含紙質(zhì)、電子、影像等載體）。二、職責(zé)分工（一）綜合管理部（檔案管理部門）統(tǒng)籌公司文檔歸檔與資料管理制度建設(shè)、修訂及監(jiān)督執(zhí)行；負(fù)責(zé)公司層面重要資料（如規(guī)章制度、年度總結(jié)、合同檔案等）的接收、分類、編號(hào)、保管及利用；指導(dǎo)各部門開展資料歸檔工作，定期組織歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)檔案庫房管理，保證存儲(chǔ)環(huán)境達(dá)標(biāo)（溫度14-24℃，濕度45-60%），定期檢查資料安全；組織到期資料的鑒定與銷毀工作。（二）各部門負(fù)責(zé)人為本部門資料歸檔第一責(zé)任人，督促本部門員工及時(shí)、完整提交應(yīng)歸檔資料；指定本部門資料管理員（如*某某），負(fù)責(zé)部門資料的日常收集、整理、初審及移交。（三）部門資料管理員按制度要求收集本部門各類應(yīng)歸檔資料，保證資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、手續(xù)齊全；對(duì)資料進(jìn)行分類、初步編號(hào)、填寫《文件歸檔清單》，配合綜合管理部完成資料移交；跟蹤本部門資料的借閱、歸還情況，協(xié)助綜合管理部開展資料安全檢查。（四）全體員工在職責(zé)范圍內(nèi)形成、處理各類文件時(shí)，保證符合歸檔要求（如內(nèi)容完整、簽字齊全、格式規(guī)范）；及時(shí)將應(yīng)歸檔資料提交至部門資料管理員，不得私自留存、銷毀或外傳；借閱資料時(shí)遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還，保證資料完好。三、文檔歸檔全流程操作指引（一）第一步：資料形成與收集資料形成：各部門在開展業(yè)務(wù)（如合同簽訂、項(xiàng)目立項(xiàng)、會(huì)議組織等）時(shí)，需形成正式書面文件或電子記錄，保證內(nèi)容清晰、邏輯完整，關(guān)鍵信息（如時(shí)間、金額、責(zé)任人）準(zhǔn)確無誤。資料收集：部門資料管理員于每月末收集本月形成的應(yīng)歸檔資料，包括但不限于：會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告、審批單、項(xiàng)目方案、技術(shù)圖紙、客戶資料、財(cái)務(wù)憑證（需配合財(cái)務(wù)部門單獨(dú)歸檔）等；對(duì)收集的資料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無效或無保存價(jià)值的文件（如草稿、臨時(shí)通知等），保證歸檔資料為最終版本。（二）第二步：分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：按“年度-部門-文件類別”三級(jí)分類法劃分，具體類別行政類：規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、通知等；業(yè)務(wù)類：合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、客戶資料、銷售報(bào)表等；財(cái)務(wù)類：憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等（由財(cái)務(wù)部門按會(huì)計(jì)制度單獨(dú)分類）；技術(shù)類：研發(fā)報(bào)告、專利文件、技術(shù)圖紙、軟件文檔等；其他類：無法歸入上述類別的特殊文件（如資質(zhì)證書、榮譽(yù)牌匾掃描件等）。編號(hào)規(guī)則：采用“部門代碼（2位）-年度（4位）-文件類別代碼（2位）-流水號(hào)（3位）”格式，示例：行政類：XZ-2024-01001（XZ為行政代碼，2024為年度，01為行政類代碼，001為流水號(hào)）；業(yè)務(wù)類：YW-2024-02001（YW為業(yè)務(wù)代碼，02為業(yè)務(wù)類代碼）。注：部門代碼及文件類別代碼由綜合管理部統(tǒng)一編制并發(fā)布。（三）第三步：整理與編目整理要求：紙質(zhì)資料：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文件需修補(bǔ)，按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)（每冊(cè)厚度不超過2cm），加裝檔案封面（注明部門、年度、類別、起止編號(hào)）；電子資料：按分類建立文件夾，文件名統(tǒng)一為“編號(hào)-文件名稱”，如“XZ-2024-01001-公司年度工作總結(jié)”，存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器（非本地電腦），定期備份。編目登記：填寫《文件歸檔清單》（紙質(zhì)版一式兩份，電子版同步錄入檔案管理系統(tǒng)），內(nèi)容包括：序號(hào)、文件名稱、文號(hào)、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)、分類號(hào)、歸檔日期、保管期限、備注等。（四）第四步：移交與驗(yàn)收移交時(shí)限：部門資料管理員于每季度最后一個(gè)月25日前，將本季度整理完畢的資料向綜合管理部移交；年度重要資料（如年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告）需在次年1月15日前完成移交。移交流程：雙方核對(duì)《文件歸檔清單》，核對(duì)內(nèi)容包括文件數(shù)量、編號(hào)、完整性（如簽字蓋章是否齊全）；綜合管理部對(duì)資料進(jìn)行抽查（抽查比例不低于10%），發(fā)覺問題（如編號(hào)錯(cuò)誤、遺漏附件）當(dāng)場(chǎng)退回部門整改；核對(duì)無誤后，雙方在《文件移交清單》（見附件1）上簽字確認(rèn)，部門留存一份，綜合管理部存檔一份。（五）第五步：保管與維護(hù)保管要求：紙質(zhì)資料：存入專用檔案柜，按分類編號(hào)順序排列，柜面標(biāo)注類別標(biāo)簽，定期（每季度）檢查防蟲、防潮、防火情況（放置樟腦丸、干燥劑，配備滅火器）；電子資料：由綜合管理部定期（每周）進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地服務(wù)器，防止因設(shè)備故障或病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。密級(jí)管理：根據(jù)資料重要性劃分密級(jí)（公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密），密級(jí)資料需單獨(dú)存放，借閱時(shí)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）第六步：利用與借閱借閱范圍：僅限因工作需要查閱相關(guān)資料的員工，非工作用途不予借閱。借閱流程：?jiǎn)T工填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見附件2），注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限（一般不超過7天，涉密資料不超過3天）；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密資料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）后，提交綜合管理部；檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)，辦理借閱登記，借閱時(shí)需當(dāng)面檢查資料完整性，歸還時(shí)由檔案管理員核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。注意事項(xiàng)：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞資料，不得擅自復(fù)制（涉密資料禁止復(fù)制），確需復(fù)制的需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（七）第七步：鑒定與銷毀鑒定周期：綜合管理部每兩年組織一次到期資料鑒定，保管期限參考《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》（如年度總結(jié)保管期限10年，合同保管期限至合同終止后5年）。銷毀流程：對(duì)到期資料進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保存價(jià)值的，填寫《文件銷毀審批表》（見附件3），列明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷（紙質(zhì)資料采用碎紙機(jī)銷毀，電子資料進(jìn)行徹底刪除并格式化硬盤）；監(jiān)銷人需在《文件銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。四、常用管理表格模板附件1：文件移交清單序號(hào)文件名稱文號(hào)形成日期頁數(shù)分類號(hào)移交部門移交人接收人接收日期備注12024年第一季度工作總結(jié)XZ-2024-0052024-03-3115XZ-2024-01行政部*某某*某某2024-03-25無2項(xiàng)目合同協(xié)議YW-2024-0122024-03-158YW-2024-02市場(chǎng)部*某某*某某2024-03-25附件齊全附件2：文件借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期研發(fā)部*某某2024-04-10文件信息文件名稱《產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)方案V3.0》文件編號(hào)JS-2024-008借閱原因項(xiàng)目進(jìn)度評(píng)審需參考技術(shù)參數(shù)借閱期限至2024-04-17審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：綜合管理部意見：歸還記錄歸還日期：_______經(jīng)辦人：_______檢查情況：□完好□損壞（說明：_________）附件3：文件銷毀審批表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)數(shù)量（頁/份）保管期限形成年度銷毀原因12020年第三季度費(fèi)用報(bào)銷單CW-2020-0301203年2020保管期限已屆滿鑒定意見□可銷毀□延期保存（原因：_________）鑒定小組簽字：某某、某某審批意見部門負(fù)責(zé)人：綜合管理部負(fù)責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人：某某、某某銷毀方式：□碎紙□電子刪除銷毀日期：2024-04-20五、關(guān)鍵管理要求及時(shí)性：資料需在事項(xiàng)完成后30日內(nèi)完成歸檔，不得拖延；跨年度形成的資料（如年度項(xiàng)目總結(jié)），應(yīng)在次年1月底前歸檔。完整性：歸檔資料需包含正本、附件、審批手續(xù)（如簽字、蓋章），保證文件形成過程可追溯。規(guī)范性：分類編號(hào)、編目登記需嚴(yán)格按制度執(zhí)行，不得隨意更改；電子資料命名格式需統(tǒng)一，避免使用特殊字符。安全性：檔案庫房嚴(yán)禁煙火，非管理人員不得隨