PAGE公眾號(hào)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公眾號(hào)檔案的管理，確保公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的部門及人員，包括但不限于內(nèi)容策劃團(tuán)隊(duì)、運(yùn)營(yíng)推廣團(tuán)隊(duì)、技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)等在公眾號(hào)創(chuàng)建、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋公眾號(hào)從籌備到運(yùn)營(yíng)各階段產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，確保無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于管理和使用。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、用戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)公眾號(hào)檔案的集中管理。其職責(zé)包括：1.制定和完善公眾號(hào)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公眾號(hào)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門在公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)1.在工作過(guò)程中及時(shí)將形成的檔案資料提交給本部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人匯總后移交檔案管理部門。2.對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保提交的檔案符合要求。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.策劃類檔案公眾號(hào)策劃方案：包括公眾號(hào)定位、目標(biāo)受眾分析、功能規(guī)劃、內(nèi)容規(guī)劃、推廣策略等方面的策劃文件。選題策劃：每次公眾號(hào)內(nèi)容選題的策劃思路、備選題目、選題依據(jù)等資料。2.內(nèi)容類檔案圖文內(nèi)容：公眾號(hào)發(fā)布的各類文章、圖片、圖表等，按照發(fā)布時(shí)間順序整理。視頻內(nèi)容：公眾號(hào)發(fā)布的視頻素材、剪輯成品等，注明視頻主題、時(shí)長(zhǎng)、發(fā)布時(shí)間等信息。音頻內(nèi)容：公眾號(hào)發(fā)布的音頻節(jié)目、背景音樂(lè)等相關(guān)資料。3.運(yùn)營(yíng)推廣類檔案活動(dòng)策劃與執(zhí)行：公眾號(hào)舉辦的各類線上線下活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等資料。推廣數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：包括公眾號(hào)的粉絲增長(zhǎng)數(shù)據(jù)、文章閱讀量、點(diǎn)贊數(shù)、評(píng)論數(shù)、轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)等運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析報(bào)告。合作推廣記錄：與其他公眾號(hào)、媒體、企業(yè)等合作推廣的協(xié)議、合作方案、推廣效果評(píng)估等資料。4.技術(shù)類檔案公眾號(hào)開(kāi)發(fā)文檔：包括公眾號(hào)的架構(gòu)設(shè)計(jì)、功能模塊說(shuō)明、技術(shù)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)等技術(shù)文檔。代碼備份：公眾號(hào)的前端代碼、后端代碼、數(shù)據(jù)庫(kù)腳本等備份文件，注明版本號(hào)和日期。服務(wù)器維護(hù)記錄：服務(wù)器日常維護(hù)操作記錄、故障處理記錄、性能監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。5.用戶管理類檔案用戶信息：包括注冊(cè)用戶的基本信息、聯(lián)系方式（需隱去敏感信息）、用戶行為數(shù)據(jù)等。用戶反饋與投訴：用戶對(duì)公眾號(hào)內(nèi)容、功能等方面的反饋意見(jiàn)、投訴記錄及處理情況。6.其他類檔案與公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、培訓(xùn)資料等。上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)的批示、意見(jiàn)等文件。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)格式如下：[公眾號(hào)名稱縮寫][類別代碼][年份][流水號(hào)]例如：[GZ][CL][2023][001]，表示公眾號(hào)[GZ]的策劃類檔案，2023年產(chǎn)生的第1份文件。類別代碼：CL策劃類NR內(nèi)容類YT運(yùn)營(yíng)推廣類JS技術(shù)類YH用戶管理類QT其他類四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時(shí)將在公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景資料、說(shuō)明文件等，以保證檔案內(nèi)容的完整性。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照預(yù)先確定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將不同類別的檔案分開(kāi)存放。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，編目應(yīng)包括檔案名稱（標(biāo)題）、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保存。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照文件類型、日期等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。電子文件應(yīng)命名規(guī)范，便于識(shí)別和查找。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或外部存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、磁帶等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的異地備份機(jī)制，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案資料，可同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)和電子兩種形式的存儲(chǔ)，以確保檔案的安全性和可查閱性。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重大決策、重要?dú)v史資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用頻率，確定保管期限，一般為310年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或丟失。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸檔案。對(duì)于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公眾號(hào)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱公眾號(hào)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案的存毀價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)將《檔案銷毀清單》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)采