行政事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范一、檔案管理工作的核心價值與原則遵循行政事業(yè)單位檔案承載著單位履職過程中的決策部署、業(yè)務(wù)開展、資產(chǎn)運維等關(guān)鍵信息，既是歷史沿革的“記憶載體”，也是法治合規(guī)、服務(wù)民生的“憑證根基”。做好檔案管理需錨定五大原則：（一）依法依規(guī)管理原則以《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》為根本遵循，結(jié)合行業(yè)專項法規(guī)（如醫(yī)療、教育領(lǐng)域檔案規(guī)范），明確檔案管理的法定職責與操作邊界，確保全流程合規(guī)性。（二）集中統(tǒng)一管理原則打破部門“各自為政”的分散管理模式，由單位檔案管理部門（或綜合檔案室）對文書、業(yè)務(wù)、基建、會計、聲像等各類檔案實行集中管控，避免檔案碎片化、流失風險。（三）分級分類管理原則根據(jù)檔案的密級（絕密、機密、秘密、公開）、價值（永久、30年、10年保管期）、載體（紙質(zhì)、電子、實物）等維度分級，對永久保存、涉密檔案實施重點管控，對高頻利用檔案優(yōu)化檢索路徑。（四）安全保密原則建立“人防+技防+制度防”的立體防護體系，既要防范實體檔案的損毀、丟失，也要杜絕電子檔案的泄露、篡改，尤其對涉密檔案實行“雙人雙鎖、專柜存放”。（五）便于利用原則檔案管理的終極目標是服務(wù)于單位決策、民生查詢、審計督查等場景，需通過標準化編目、數(shù)字化加工、智能化檢索，降低利用門檻，提升服務(wù)效能。二、全流程管理規(guī)范：從收集到利用的閉環(huán)管控（一）檔案收集：源頭把控完整性1.收集范圍：覆蓋單位職能活動全領(lǐng)域，包括但不限于：文書檔案：公文、會議記錄、請示批復(fù)、工作計劃總結(jié)等；業(yè)務(wù)檔案：行政審批、執(zhí)法檢查、項目驗收、民生服務(wù)等業(yè)務(wù)文書；特殊載體檔案：照片、錄音錄像、實物檔案（如榮譽獎牌、印章）、電子文件（含系統(tǒng)生成的表單、數(shù)據(jù)庫備份）。2.收集要求：定期收集：各部門按季度/年度移交檔案，杜絕“年終突擊歸檔”；同步收集：電子文件隨辦隨歸，與紙質(zhì)文件形成“雙套制”管理；質(zhì)量把控：文件材料需簽字蓋章、要素齊全，破損文件提前修復(fù)，字跡模糊文件附說明。（二）檔案整理：標準化提升檢索效率1.分類編目：采用“年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限”分類法，對檔案進行編號、編目，生成《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，電子檔案需同步建立元數(shù)據(jù)（如文號、主題詞、形成時間）。2.裝訂裝盒：紙質(zhì)檔案去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂；電子檔案刻錄光盤或存入專用存儲介質(zhì)，標注檔號、載體類型、制作時間。（三）檔案鑒定：動態(tài)優(yōu)化資源配置每5年開展一次檔案鑒定，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律顧問組成鑒定小組，對照《機關(guān)檔案保管期限表》判定存毀：確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位負責人審批后，在指定場所監(jiān)銷；需延長保管期限的檔案，重新標注保管期，納入永久或長期保管序列。（四）檔案保管：實體與信息的雙重防護1.實體保管：庫房要求：遠離水源、熱源，安裝溫濕度監(jiān)控（溫度14-24℃，濕度45%-60%）、消防（氣體滅火）、防盜（紅外報警）設(shè)施；裝具規(guī)范：使用無酸檔案盒、防磁柜（電子檔案），定期檢查檔案霉變、蟲蛀情況，每年開展一次庫房清潔。2.信息保管：電子檔案采用“本地+異地”雙備份，備份介質(zhì)每3年檢測一次；涉密電子檔案加密存儲，嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)，定期更新密碼與訪問權(quán)限。（五）檔案利用：合規(guī)性與便捷性平衡1.利用方式：查閱：單位內(nèi)部人員憑工作證查閱，外部人員（如審計、公民查詢）需持介紹信或身份證，填寫《檔案利用登記表》；借閱：僅限單位內(nèi)部，借閱期限不超過15天，涉密檔案禁止外借；編研服務(wù)：定期編印《大事記》《政策匯編》《案例集》，為決策提供參考。2.利用限制：涉密檔案需經(jīng)保密委員會審批，利用過程中嚴禁翻拍、抄錄核心內(nèi)容，利用完畢后檔案需當面歸還、清點。三、制度與技術(shù)雙輪驅(qū)動：夯實管理根基（一）制度體系建設(shè)1.歸檔制度：明確各部門歸檔職責、時間節(jié)點、文件質(zhì)量標準，將歸檔工作納入部門績效考核；2.保管制度：細化庫房管理、檔案修復(fù)、載體更新的操作流程，明確“誰保管、誰負責”的追責機制；3.保密制度：對涉密檔案實行“專人管理、專柜存放、專項登記”，定期開展保密培訓(xùn)與檢查；4.應(yīng)急制度：制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，模擬火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)崩潰等場景，每年開展一次應(yīng)急演練。（二）信息化轉(zhuǎn)型路徑1.數(shù)字化加工：對存量紙質(zhì)檔案進行掃描、OCR識別，建立全文檢索數(shù)據(jù)庫；對增量檔案推行“無紙化歸檔”，從源頭上減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)；2.系統(tǒng)建設(shè)：選用符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的軟件，實現(xiàn)檔案收集、整理、利用的全流程線上管理，支持與OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接；3.長期保存：采用開放格式（如PDF/A、XML）存儲電子檔案，每5年遷移一次數(shù)據(jù)，防止載體老化或格式兼容問題。四、人員與監(jiān)督：保障規(guī)范落地的關(guān)鍵環(huán)節(jié)（一）檔案人員能力建設(shè)1.專業(yè)培訓(xùn)：每年組織不少于40學時的培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋檔案法規(guī)、數(shù)字化技術(shù)、保密管理，鼓勵參加檔案職稱考試；2.崗位練兵：開展“檔案整理技能競賽”“數(shù)字化加工實操考核”，提升實操能力；3.職業(yè)素養(yǎng)：強化“守檔有責、用檔有數(shù)”的責任意識，簽訂《保密承諾書》，杜絕檔案泄露、篡改行為。（二）監(jiān)督考核機制1.內(nèi)部自查：每半年開展一次檔案管理自查，重點檢查歸檔率（目標≥98%）、完整率（目標≥95%）、利用合規(guī)性；2.外部檢查：接受同級檔案行政管理部門、上級主管單位的年度檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改；3.結(jié)果應(yīng)用：將檔案管理成效與單位評優(yōu)、部門績效、個人晉升掛鉤，對表現(xiàn)突出的部門和個人予以表彰。結(jié)語：以規(guī)范管理賦能行政事業(yè)發(fā)展行政事業(yè)單位檔案管理是一項“功在當代、利在千秋”的基礎(chǔ)性工作，其規(guī)范程度直接影響單位治理能力與公共服