PAGE寄樣管理制度及流程規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司寄樣管理流程，確保樣品的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)寄送，滿足客戶需求，維護(hù)公司利益，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及樣品寄送的部門和人員，包括但不限于銷售部門、研發(fā)部門、生產(chǎn)部門等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保寄樣活動(dòng)合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：保證所寄樣品的信息準(zhǔn)確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的溝通不暢和業(yè)務(wù)失誤。安全性原則：采取有效措施保障樣品在寄送過程中的安全，防止樣品損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。及時(shí)性原則：按照客戶要求或業(yè)務(wù)需要，及時(shí)安排寄樣，確保樣品能夠按時(shí)送達(dá)目的地。二、寄樣申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要寄送樣品時(shí)，由具體經(jīng)辦人提出寄樣申請(qǐng)。2.申請(qǐng)流程填寫申請(qǐng)表：經(jīng)辦人需填寫《寄樣申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄樣日期、寄件人信息、收件人信息、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、寄樣目的、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等內(nèi)容。部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)表填寫完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)寄樣的必要性、信息準(zhǔn)確性等進(jìn)行審查，并簽署審核意見。如審核通過，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如審核不通過，需注明原因并退回經(jīng)辦人修改。相關(guān)部門會(huì)簽（如有需要）：對(duì)于涉及多個(gè)部門的寄樣申請(qǐng)，如研發(fā)樣品用于客戶測(cè)試后反饋改進(jìn)意見給生產(chǎn)部門進(jìn)行調(diào)整等情況，還需相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。各會(huì)簽部門需對(duì)涉及本部門的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。3.特殊情況說明緊急寄樣：如遇緊急情況需要立即寄樣，經(jīng)辦人可在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并電話告知部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，可先行安排寄樣，同時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)申請(qǐng)手續(xù)?？蛻糁付臉臃绞剑喝艨蛻糁付颂囟ǖ募臉臃绞剑ㄈ缈爝f公司、郵寄方式等），經(jīng)辦人應(yīng)在申請(qǐng)表中明確注明，并按照客戶要求進(jìn)行安排。三、樣品準(zhǔn)備1.樣品標(biāo)識(shí)在樣品包裝上清晰標(biāo)注樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號(hào)（如有）、生產(chǎn)日期（如有）、保質(zhì)期（如有）等信息，確保標(biāo)識(shí)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，易于識(shí)別。對(duì)于有特殊要求的樣品，如易碎品、危險(xiǎn)品等，需在包裝上顯著標(biāo)明相應(yīng)警示標(biāo)識(shí)。2.樣品包裝根據(jù)樣品的性質(zhì)、特點(diǎn)和運(yùn)輸要求，選擇合適的包裝材料和方式。確保包裝能夠有效保護(hù)樣品，防止在運(yùn)輸過程中受到損壞、污染等。對(duì)于液體樣品，應(yīng)采用密封包裝，并確保包裝無滲漏現(xiàn)象。對(duì)于易揮發(fā)樣品，需采取特殊的密封和防護(hù)措施。對(duì)于精密儀器或易損樣品，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)包裝，并在包裝內(nèi)填充足夠的緩沖材料，如泡沫、海綿等，以減少震動(dòng)對(duì)樣品的影響。3.樣品數(shù)量核對(duì)準(zhǔn)備樣品時(shí)，經(jīng)辦人與相關(guān)人員（如倉庫管理人員、生產(chǎn)人員等）共同核對(duì)樣品數(shù)量，確保所準(zhǔn)備的樣品數(shù)量與申請(qǐng)表中注明的數(shù)量一致。核對(duì)無誤后，雙方在樣品交接清單上簽字確認(rèn)。四、寄件信息確認(rèn)1.收件人信息核對(duì)對(duì)申請(qǐng)表中的收件人信息進(jìn)行再次核對(duì)，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等。確保收件人信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致樣品無法送達(dá)或延誤送達(dá)。如有可能，可通過與收件人或客戶進(jìn)行電話溝通等方式，進(jìn)一步確認(rèn)收件人信息的準(zhǔn)確性。2.寄件人信息完善明確寄件人信息，包括寄件人姓名、公司名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼（如有）等。確保寄件人信息完整，以便收件人能夠及時(shí)與寄件人取得聯(lián)系。在寄件人信息中，應(yīng)注明公司的相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系人及聯(lián)系方式，以便收件人在有疑問時(shí)能夠快速找到對(duì)應(yīng)的溝通人員。3.寄樣信息匯總將寄樣申請(qǐng)表、樣品交接清單等相關(guān)信息進(jìn)行匯總整理，形成一份完整的寄樣資料檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括寄樣申請(qǐng)的全過程記錄，以便后續(xù)查詢和追溯。五、寄件方式選擇1.快遞公司選擇根據(jù)樣品的重量、體積以及客戶要求的送達(dá)時(shí)間等因素，綜合考慮選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量好、信譽(yù)度高、價(jià)格合理的快遞公司。對(duì)常用的快遞公司進(jìn)行定期評(píng)估，包括其服務(wù)質(zhì)量、運(yùn)輸速度、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、理賠政策等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立快遞公司優(yōu)選名單，并在寄樣時(shí)優(yōu)先從優(yōu)選名單中選擇快遞公司。2.郵寄方式選擇對(duì)于一些重量較輕、體積較小、價(jià)值不高的樣品，可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵政掛號(hào)信、郵政快遞包裹等郵寄方式。在選擇郵寄方式時(shí)，需了解不同郵寄方式的特點(diǎn)和送達(dá)時(shí)間，確保能夠滿足客戶需求。同時(shí)，要注意遵守郵政部門的相關(guān)規(guī)定，正確填寫郵寄單據(jù)。3.特殊寄件方式對(duì)于一些有特殊要求的樣品，如需要冷鏈運(yùn)輸?shù)纳飿悠贰⑿枰獙Ｈ伺伤偷闹匾獦悠返?，?yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇特殊的寄件方式，并確保所選擇的寄件方式能夠滿足樣品的特殊運(yùn)輸要求。在選擇特殊寄件方式時(shí)，需與快遞公司或相關(guān)運(yùn)輸機(jī)構(gòu)進(jìn)行充分溝通，明確運(yùn)輸要求和責(zé)任，簽訂詳細(xì)的運(yùn)輸協(xié)議，確保樣品安全、及時(shí)送達(dá)。六、寄件操作1.快遞下單根據(jù)選擇的快遞公司，經(jīng)辦人通過快遞公司的官方網(wǎng)站、客服電話或其他指定渠道進(jìn)行下單操作。在下單過程中，準(zhǔn)確錄入寄件人信息、收件人信息、樣品信息等內(nèi)容，并選擇合適的快遞服務(wù)類型（如標(biāo)準(zhǔn)快遞、加急快遞等）。下單成功后，獲取快遞單號(hào)，并將快遞單號(hào)記錄在寄樣申請(qǐng)表和寄樣資料檔案中。2.包裹封裝將準(zhǔn)備好的樣品按照要求進(jìn)行封裝，確保包裝牢固、密封良好。在封裝過程中，注意避免樣品受到擠壓、碰撞等損壞。在包裹上粘貼快遞運(yùn)單，并確保運(yùn)單信息清晰、準(zhǔn)確。運(yùn)單上應(yīng)包括寄件人信息、收件人信息、樣品信息、快遞單號(hào)等內(nèi)容。3.交寄手續(xù)辦理經(jīng)辦人攜帶封裝好的樣品及相關(guān)寄件資料，前往快遞公司指定的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)辦理交寄手續(xù)。在辦理交寄手續(xù)時(shí)，與快遞公司工作人員進(jìn)行當(dāng)面交接，確保樣品數(shù)量、重量、包裝等信息與快遞運(yùn)單記錄一致?？爝f公司工作人員對(duì)樣品進(jìn)行稱重、計(jì)費(fèi)等操作后，出具交寄憑證。經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管交寄憑證，并將其作為寄樣的重要依據(jù)之一。七、物流跟蹤與異常處理1.物流跟蹤寄樣后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通過快遞公司的官方網(wǎng)站、手機(jī)客戶端或其他物流跟蹤平臺(tái)，對(duì)樣品的運(yùn)輸狀態(tài)進(jìn)行跟蹤查詢。了解樣品的當(dāng)前位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息，并將物流跟蹤情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員。如發(fā)現(xiàn)物流信息長(zhǎng)時(shí)間未更新或出現(xiàn)異常情況（如包裹丟失、延誤等），應(yīng)立即與快遞公司客服人員取得聯(lián)系，了解具體原因，并要求快遞公司采取相應(yīng)措施解決問題。2.異常處理包裹丟失或損壞：若在運(yùn)輸過程中發(fā)現(xiàn)包裹丟失或損壞，經(jīng)辦人應(yīng)立即向快遞公司提出理賠申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料（如快遞運(yùn)單、交寄憑證、照片等）。同時(shí)，及時(shí)通知部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，并根據(jù)客戶要求和公司規(guī)定，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施（如重新寄樣、協(xié)商賠償?shù)龋?。延誤送達(dá)：對(duì)于因快遞公司原因?qū)е聵悠费诱`送達(dá)的情況，經(jīng)辦人應(yīng)與快遞公司溝通協(xié)商，了解延誤原因和預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間，并及時(shí)向客戶說明情況，爭(zhēng)取客戶的理解。同時(shí)，要求快遞公司采取措施加快運(yùn)輸速度，確保樣品盡快送達(dá)。其他異常情況：如遇其他物流異常情況（如收件地址變更、收件人拒收等），經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)具體情況及時(shí)與快遞公司、客戶等相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，采取合理的解決措施，確保寄樣工作能夠順利完成。八、費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)明確寄樣費(fèi)用的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)方式，包括快遞費(fèi)用、包裝費(fèi)用、保價(jià)費(fèi)用（如有）等。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)快遞公司的收費(fèi)政策、市場(chǎng)行情以及公司的實(shí)際情況進(jìn)行制定，并定期進(jìn)行調(diào)整和更新。在寄樣申請(qǐng)表中，應(yīng)明確注明各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)計(jì)金額，以便部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和控制。2.費(fèi)用報(bào)銷寄樣完成后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)收集整理快遞發(fā)票、運(yùn)輸協(xié)議等相關(guān)費(fèi)用憑證，并按照公司的費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷申請(qǐng)。報(bào)銷申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的財(cái)務(wù)制度和費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。3.費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析財(cái)務(wù)部門定期對(duì)寄樣費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解寄樣費(fèi)用的支出情況和變化趨勢(shì)。通過費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析，為公司成本控制、業(yè)務(wù)決策等提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，提出優(yōu)化寄樣費(fèi)用管理的建議和措施，如合理選擇快遞公司、優(yōu)化包裝方式、控制寄樣數(shù)量等，以降低公司寄樣成本。九、記錄與檔案管理1.記錄要求寄樣過程中的所有記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括寄樣申請(qǐng)表、樣品交接清單、快遞運(yùn)單、交寄憑證、物流跟蹤記錄、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。記錄應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理和保存，確保能夠清晰反映寄樣活動(dòng)的全過程。記錄的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.檔案建立以每個(gè)寄樣項(xiàng)目為單位，建立寄樣檔案。寄樣檔案應(yīng)包括上述所有記錄以及與寄樣相關(guān)的其他資料（如客戶需求文件、溝通記錄等）。寄樣檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查詢和檢索。3.檔案保管與查閱寄樣檔案由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。公司內(nèi)部人員因工作需要查閱寄樣檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案內(nèi)容。十、監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)寄樣管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對(duì)寄樣流程進(jìn)行抽查，檢查寄樣申請(qǐng)、樣品準(zhǔn)備、寄件操作、物流跟蹤、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。鼓勵(lì)公司內(nèi)部員工對(duì)寄樣過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)?？己酥笜?biāo)制定寄樣管理工作的考核指標(biāo)，包括寄樣準(zhǔn)確率、按時(shí)寄樣率、物流跟蹤及時(shí)率