PAGE檔案移交制度規(guī)范最新一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏、篡改或偽造檔案內(nèi)容。3.及時(shí)高效原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和程序進(jìn)行，確保檔案的及時(shí)流轉(zhuǎn)和有效利用。4.安全保密原則：檔案移交過(guò)程中要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。2.員工績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等材料。3.員工工資、福利、社會(huì)保險(xiǎn)等材料。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.資金往來(lái)、合同協(xié)議等相關(guān)財(cái)務(wù)文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同等。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等相關(guān)業(yè)務(wù)文件。3.客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃等文件。（五）其他檔案1.公司/組織榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。2.固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備采購(gòu)合同等。3.法律事務(wù)檔案、訴訟文件等。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、移交時(shí)間等信息。3.對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、手續(xù)完備。（二）移交申請(qǐng)1.移交部門(mén)向檔案管理部門(mén)提交《檔案移交申請(qǐng)》，說(shuō)明移交檔案的原因、范圍、時(shí)間等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以受理。（三）檔案交接1.移交部門(mén)與檔案管理部門(mén)按照《檔案移交清單》進(jìn)行檔案交接，雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。2.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。3.檔案交接完成后，移交部門(mén)應(yīng)將檔案管理權(quán)限移交給檔案管理部門(mén)。（四）檔案接收1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等是否符合要求。2.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門(mén)將檔案進(jìn)行妥善保管，并按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。（五）檔案登記1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、移交時(shí)間、存放位置等信息。2.檔案登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保檔案信息的可查詢(xún)性和可追溯性。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門(mén)應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的時(shí)間，定期將本部門(mén)形成的檔案移交給檔案管理部門(mén)。2.定期移交的時(shí)間間隔一般為一年或半年，具體時(shí)間由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定。（二）臨時(shí)移交1.在公司/組織發(fā)生重大事件、重要項(xiàng)目結(jié)束、人員離職等情況下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及的檔案移交給檔案管理部門(mén)。2.臨時(shí)移交應(yīng)在事件結(jié)束或人員離職后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。五、檔案移交的責(zé)任劃分（一）移交部門(mén)責(zé)任1.負(fù)責(zé)對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.填寫(xiě)《檔案移交清單》，如實(shí)記錄檔案的相關(guān)信息，并對(duì)清單內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.在檔案交接過(guò)程中，向檔案管理部門(mén)提供必要的檔案說(shuō)明和解釋?zhuān)瑓f(xié)助檔案管理部門(mén)完成檔案驗(yàn)收工作。4.對(duì)移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，如因移交部門(mén)原因?qū)е聶n案缺失、損壞、篡改等問(wèn)題，移交部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案管理部門(mén)責(zé)任1.對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審核，決定是否受理檔案移交申請(qǐng)。2.組織檔案交接工作，與移交部門(mén)共同核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確保檔案交接工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案是否符合要求，并將驗(yàn)收結(jié)果及時(shí)反饋給移交部門(mén)。4.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的安全和有效利用。5.對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案移交工作是否符合制度規(guī)定，檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等是否規(guī)范，檔案交接手續(xù)是否完備等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部單位的監(jiān)督檢查。2.對(duì)外部單位提出的意見(jiàn)和建議，公司/組織應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況及時(shí)反饋給外部單位。七、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案移交工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)移交檔案的內(nèi)容、信息等予以保密。2.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案用于非工作目的。（二）保密措施1.在檔案移交過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行密封、加密傳輸?shù)?，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和移交。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。八、檔案移交的信息化管理（一）電子檔案移交1.對(duì)于電子檔案，移交部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，并確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，并在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和備案。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和可利用。（二）信息化管理平臺(tái)1.建立公司/組織檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、查詢(xún)、借閱等功能。2.通過(guò)信息化平臺(tái)，對(duì)檔案移交工作進(jìn)行全程跟蹤和管理，提高檔案移交工作的效率和準(zhǔn)確性