PAGE證據(jù)搜集制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織在各類業(yè)務活動中證據(jù)搜集的流程、方法和要求，確保所搜集的證據(jù)合法、有效、充分，為公司/組織的決策、糾紛處理、權益維護等提供堅實的支持，保障公司/組織的合法權益，促進各項業(yè)務活動的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位在處理涉及合同履行、知識產(chǎn)權保護、勞動糾紛、法律訴訟、合規(guī)審查等各類事務時的證據(jù)搜集工作。（三）基本原則1.合法性原則證據(jù)的搜集必須嚴格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據(jù)來源合法、搜集程序合法，不得采用違法手段獲取證據(jù)。2.真實性原則所搜集的證據(jù)應真實、客觀地反映事實情況，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關聯(lián)性原則證據(jù)應與待證明的事實具有關聯(lián)性，能夠直接或間接證明相關事實的存在或不存在。4.及時性原則在業(yè)務活動發(fā)生或糾紛出現(xiàn)后，應及時啟動證據(jù)搜集工作，避免證據(jù)滅失或難以獲取。二、證據(jù)類型及搜集要求（一）書證1.定義書證是指以文字、符號、圖形等所記載的內容或表達的思想來證明案件事實的書面材料或其他物品。2.搜集要求盡量獲取原件，如無法取得原件，應取得與原件核對無誤的復印件、照片、節(jié)錄本等。書證應注明出處，由原件保存單位或個人簽注“本件由我單位提供，與原件核對無誤”字樣，并由提供人簽名或蓋章。對書證的內容進行必要的摘錄和說明，確保其關鍵信息清晰、準確。（二）物證1.定義物證是指以其外部特征、物質屬性、存在狀況等證明案件事實的物品或痕跡。2.搜集要求及時對物證進行提取、固定和保全，防止物證變質、損壞或滅失。對于不易移動的物證，應采取拍照、錄像、繪圖等方式進行記錄，并注明物證的名稱、來源、存放地點等信息。對物證進行妥善保管，建立物證保管臺賬，記錄物證的出入庫情況。（三）視聽資料1.定義視聽資料是指以錄音、錄像、電子計算機或其他高科技設備所存儲的信息證明案件事實的資料。2.搜集要求搜集視聽資料時，應注意其合法性，不得通過非法手段獲取。對視聽資料的原始載體進行妥善保管，如需復制，應確保復制件與原始載體內容一致。記錄視聽資料制作的時間、地點、參與人員等信息，必要時對視聽資料進行文字整理，形成視聽資料文字說明。（四）證人證言1.定義證人證言是指證人就其所了解的案件事實向司法機關或當事人所作的陳述。2.搜集要求證人應具備作證能力，能夠正確表達自己的意志。與證人進行溝通時，應告知其如實作證的義務和作偽證的法律后果。對證人證言進行書面記錄，由證人簽字確認，并注明證人的身份信息、聯(lián)系方式等。如有可能，對證人證言進行錄音或錄像，但需事先征得證人同意。（五）當事人陳述1.定義當事人陳述是指當事人在訴訟或其他糾紛處理過程中就案件事實向有關部門所作的陳述。2.搜集要求當事人應如實陳述案件事實，不得隱瞞或歪曲事實。對當事人陳述進行書面記錄，由當事人簽字確認，并注明陳述的時間、地點等信息。在當事人陳述過程中，如有其他人員在場，可要求在場人員簽字見證。（六）鑒定意見1.定義鑒定意見是指具有專業(yè)知識的人員就案件中的專門性問題進行鑒定后所出具的意見。2.搜集要求根據(jù)案件需要，委托具有相應資質的鑒定機構進行鑒定。向鑒定機構提供真實、完整、充分的鑒定材料，并與鑒定機構簽訂鑒定委托合同，明確鑒定的事項、要求、費用等。及時了解鑒定進展情況，配合鑒定機構開展工作，按照要求提供補充材料。妥善保管鑒定意見原件，并將鑒定意見復印件或結論告知相關部門和人員。（七）勘驗筆錄1.定義勘驗筆錄是指司法人員或行政執(zhí)法人員對與案件有關的場所、物品、人身等進行勘查、檢驗后所作的記錄。2.搜集要求在進行勘驗時，應通知當事人或其成年家屬到場，并邀請有關基層組織或者所在單位派人參加。當事人或其成年家屬拒不到場的，不影響勘驗的進行，但應在勘驗筆錄中注明?？彬炄藛T應如實記錄勘驗的時間、地點、勘驗對象、勘驗過程和結果等信息，并由勘驗人員、當事人或其成年家屬、在場見證人簽字確認。對勘驗過程進行拍照、錄像等記錄，作為勘驗筆錄的附件。三、證據(jù)搜集流程（一）證據(jù)線索發(fā)現(xiàn)與識別1.各部門、各崗位人員在業(yè)務活動中應留意可能涉及證據(jù)的相關信息，如合同條款、文件往來、會議記錄、交易憑證等，及時發(fā)現(xiàn)證據(jù)線索。2.對于已經(jīng)出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的糾紛、爭議等情況，應迅速判斷可能涉及的證據(jù)類型和范圍，進行重點關注和識別。（二）證據(jù)搜集計劃制定1.根據(jù)證據(jù)線索和案件情況，由相關負責人或團隊制定證據(jù)搜集計劃。計劃應明確證據(jù)搜集的目標、任務、方法、步驟、時間安排、人員分工等內容。2.在制定計劃時，應充分考慮證據(jù)的關聯(lián)性和證明力，確保搜集的證據(jù)能夠有效支持公司/組織的主張。（三）證據(jù)搜集實施1.按照證據(jù)搜集計劃，組織相關人員開展證據(jù)搜集工作。搜集人員應嚴格按照本制度規(guī)定的證據(jù)搜集要求進行操作，確保證據(jù)的合法性、真實性和關聯(lián)性。2.在搜集過程中，如發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)線索或情況變化，應及時調整證據(jù)搜集計劃，并對已搜集的證據(jù)進行補充或完善。（四）證據(jù)整理與固定1.對搜集到的證據(jù)進行及時整理，按照證據(jù)類型、時間順序、關聯(lián)性等進行分類、編號和標注。2.采用適當?shù)姆绞綄ψC據(jù)進行固定，如復印、掃描、拍照、錄像等，確保證據(jù)的原始內容得以保存，便于后續(xù)查閱和使用。（五）證據(jù)審核與把關1.由專門的審核人員對整理后的證據(jù)進行審核，重點審查證據(jù)的合法性、真實性、關聯(lián)性以及證明力等方面。2.對于存在疑問或不符合要求的證據(jù)，應及時與搜集人員溝通，要求其補充或重新搜集相關證據(jù)。（六）證據(jù)保管與存儲1.建立專門的證據(jù)保管場所，配備必要的保管設備和設施，確保證據(jù)的安全存放。2.對證據(jù)進行電子存儲時，應采用安全可靠的存儲方式，定期進行備份，并設置相應的訪問權限，防止證據(jù)信息泄露或丟失。3.建立證據(jù)保管臺賬，詳細記錄證據(jù)的名稱、來源、搜集時間、保管地點、保管人員等信息，便于查詢和管理。四、證據(jù)搜集的監(jiān)督與管理（一）內部監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立證據(jù)搜集監(jiān)督小組，由法務部門、審計部門等相關人員組成，負責對證據(jù)搜集工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應重點檢查證據(jù)搜集過程是否符合本制度規(guī)定，證據(jù)的合法性、真實性、關聯(lián)性是否得到保障，證據(jù)保管是否妥善等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）責任追究制度1.如果因證據(jù)搜集人員的故意或重大過失導致證據(jù)無效、滅失或給公司/組織造成損失的，應依法依規(guī)追究其責任。2.責任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職等，構成犯罪的，依法追究刑事責任。（三）培訓與教育1.定期組織公司/組織內員工參加證據(jù)搜集相關知識