PAGE規(guī)范合同簽字手續(xù)制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同簽字手續(xù)，確保合同的簽訂、履行等過程合法合規(guī)，保障公司的合法權(quán)益，降低法律風(fēng)險，維護(hù)公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)對外簽訂的各類合同、協(xié)議、契約等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，達(dá)成合同條款。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公平公正，不得顯失公平，合理分配雙方權(quán)利義務(wù)。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。合同簽訂前的準(zhǔn)備1.合同相對方主體資格審查業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同相對方的主體資格進(jìn)行初步審查，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的審查資料進(jìn)行復(fù)核，并通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國裁判文書網(wǎng)等渠道查詢合同相對方的信用狀況、涉訴情況等，確保合同相對方具有良好的商業(yè)信譽(yù)和履約能力。2.合同條款審查業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同初稿，并對合同條款的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行法律審查，重點審查合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性等，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險條款。對于涉及重大利益、復(fù)雜法律關(guān)系或格式合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研討，提出法律意見。財務(wù)部門從財務(wù)角度對合同條款進(jìn)行審查，關(guān)注合同價款、支付方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財務(wù)條款，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和稅務(wù)法規(guī)要求，保障公司資金安全和財務(wù)利益。3.合同審批流程合同承辦部門應(yīng)在合同起草完成后，填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同簽訂的背景、目的、主要條款、對方當(dāng)事人情況等，并依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審批。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人重點審核合同業(yè)務(wù)內(nèi)容的合理性、可行性以及與公司業(yè)務(wù)政策的一致性。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并出具法律意見。財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，提出財務(wù)風(fēng)險防控建議。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域和重要程度，對合同進(jìn)行全面審查，簽署審批意見?？偨?jīng)理對重大合同或涉及公司戰(zhàn)略決策、重大利益的合同進(jìn)行最終審批，決定是否簽訂合同。合同簽字手續(xù)1.簽字主體資格合同應(yīng)由法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人簽字。法定代表人簽字的，應(yīng)在合同上加蓋公司公章；代理人簽字的，應(yīng)出具法定代表人簽署的授權(quán)委托書，并在合同上加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容，確保代理人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。授權(quán)委托書應(yīng)作為合同附件一并保存。2.簽字方式合同簽字應(yīng)采用紙質(zhì)原件簽字方式，確保簽字的真實性和有效性。特殊情況下，如因客觀原因無法進(jìn)行紙質(zhì)原件簽字的，可采用電子簽名方式，但電子簽名應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，并確保電子簽名的安全性和可追溯性。采用電子簽名方式的，應(yīng)按照公司電子簽名管理制度的要求，進(jìn)行身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、存儲備份等操作，確保電子簽名的合法性和可靠性。3.簽字流程合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本提交給合同相對方簽字。合同相對方簽字完成后，再由合同承辦部門將合同文本提交給公司相關(guān)人員簽字。公司法定代表人簽字的，應(yīng)在合同文本規(guī)定的簽字處親筆簽署姓名，并注明簽字日期。經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人簽字的，代理人應(yīng)在合同文本規(guī)定的簽字處簽署姓名，并注明簽字日期，同時加蓋公司公章或合同專用章。合同簽字過程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存簽字過程的影像資料，作為合同簽訂的證明材料。影像資料應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。合同蓋章手續(xù)1.蓋章主體及權(quán)限合同蓋章應(yīng)由公司法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的人員負(fù)責(zé)。公司公章、合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，明確蓋章審批流程和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自使用公司印章簽訂合同。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋公司印章。2.蓋章流程合同承辦部門在合同簽字完成后，并確認(rèn)合同條款無誤、簽字手續(xù)齊全后，填寫《合同用印審批表》，提交給公司印章管理部門。印章管理部門對《合同用印審批表》及合同文本進(jìn)行審核，重點審查合同是否已經(jīng)按照規(guī)定的審批流程通過審批、簽字手續(xù)是否完備、合同條款是否符合公司要求等。審核通過后，在合同規(guī)定的蓋章處加蓋公司公章或合同專用章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文字內(nèi)容之間的間距適當(dāng)，不得遮擋合同條款或簽字內(nèi)容。合同蓋章完成后，印章管理部門應(yīng)將合同文本留存一份復(fù)印件備案，并按照公司檔案管理制度的要求，將合同原件及時移交公司檔案管理部門歸檔保存。合同用印審批表及相關(guān)審批資料應(yīng)一并歸檔。合同簽訂后的管理1.合同歸檔合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件、審批資料等整理齊全，按照公司檔案管理制度的規(guī)定，移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和查閱。2.合同履行跟蹤合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤工作，及時掌握合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大事項或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并通報法務(wù)部門。法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，為合同履行提供法律支持和指導(dǎo)，防范法律風(fēng)險。對于發(fā)現(xiàn)的合同履行風(fēng)險或法律問題，應(yīng)及時提出法律意見和解決方案。3.合同變更與解除合同履行過程中，如需對合同進(jìn)行變更或解除，合同承辦部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議或解除協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，確保變更或解除行為的合法性和合規(guī)性。合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評估合同變更或解除對公司的影響。合同簽字手續(xù)的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立合同簽字手續(xù)監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門牽頭，會同審計部門、紀(jì)檢部門等定期對合同簽字手續(xù)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂前的準(zhǔn)備工作、簽字主體資格、簽字方式、簽字流程、蓋章手續(xù)等是否符合本制度規(guī)定，合同審批流程是否規(guī)范執(zhí)行，合同檔案管理是否完善等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核制度公司將合同簽字手續(xù)制度的執(zhí)行情況納入部門和個人績效考核體系，對嚴(yán)格執(zhí)行制度、合同管理規(guī)范、未出現(xiàn)法律風(fēng)險的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反制度規(guī)定、導(dǎo)致公司遭受損失或法律風(fēng)險的部門和個人，視情節(jié)