PAGE規(guī)范合同明細管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同明細管理，確保合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)的清晰明確，保障公司合法權益，降低經營風險，提高合同管理效率，促進公司業(yè)務的健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在經濟活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.全面管理原則涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔等全過程的管理，明確各環(huán)節(jié)的職責和流程，實現(xiàn)合同的全生命周期管理。3.明確責任原則明確合同管理各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任清晰、分工明確，確保合同管理工作的有效落實。4.防范風險原則注重對合同風險的識別、評估和防范，通過規(guī)范合同明細管理，降低合同糾紛和違約風險，保障公司利益。二、合同明細管理職責分工（一）合同管理部門職責1.負責制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.參與重大合同的起草、談判、審核等工作，提供法律和政策方面的專業(yè)支持。3.負責合同文本的統(tǒng)一編號、歸檔和保管，建立合同管理臺賬，定期對合同執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門業(yè)務范圍內合同的起草、發(fā)起和初步審核，確保合同條款符合業(yè)務實際需求。2.負責合同的談判、簽訂和履行工作，及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的相關信息。3.配合合同管理部門做好合同糾紛的處理工作，提供相關證據(jù)和資料。（三）財務部門職責1.參與合同涉及財務條款的審核，提出財務方面的意見和建議。2.根據(jù)合同約定，負責合同款項的收付管理，確保資金安全和準確入賬。3.協(xié)助合同管理部門對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督和分析。（四）審計部門職責1.對合同簽訂、履行等過程進行審計監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性。2.對重大合同進行專項審計，防范合同風險。三、合同起草與審核（一）合同起草1.業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務需求和實際情況，起草合同文本。合同文本應具備明確的合同主體、標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，確保條款清晰、準確、完整。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應仔細審查格式條款，確保其符合法律法規(guī)要求，不存在加重對方責任、排除對方主要權利等不合理條款。（二）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交至合同管理部門進行初審。合同管理部門主要從合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面進行審核，提出修改意見和建議。2.合同管理部門初審通過后，將合同文本分送財務部門、審計部門等相關部門進行會簽。各部門應根據(jù)職責范圍，對合同涉及的財務條款、審計事項等進行審核，并簽署意見。3.對于重大合同或法律關系復雜的合同，合同管理部門應組織相關部門進行專題研討，并可聘請外部法律顧問進行法律審查，確保合同合法有效，防范法律風險。4.業(yè)務部門應根據(jù)各部門的審核意見，對合同文本進行修改完善，直至審核通過。審核通過后的合同文本應由業(yè)務部門負責人簽字確認，并提交公司領導審批。四、合同簽訂（一）簽約主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務部門應對合同對方當事人的主體資格、經營范圍、資信狀況等進行審查，確保對方具備簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.審查內容包括但不限于對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等證照的真實性、有效性，以及對方的法定代表人身份證明、授權委托書等文件的合法性。3.對于涉及重大交易或風險較高的合同，應要求對方提供近期的財務報表、信用報告等資料，評估其財務狀況和信用風險。（二）合同簽訂流程1.經公司領導審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人進行簽訂。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同條款與審批后的文本一致。2.合同雙方當事人應在合同文本上簽字（或蓋章），并加蓋單位公章或合同專用章。簽字（或蓋章）應清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交至合同管理部門進行編號、歸檔，并將合同原件交至財務部門作為付款依據(jù)。五、合同履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人，確保合同按時、按質、按量履行。2.履行計劃應報合同管理部門備案，合同管理部門應定期對履行計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。（二）履行過程跟蹤1.業(yè)務部門應按照履行計劃組織實施合同履行工作，并及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的相關信息，包括但不限于合同執(zhí)行進度、質量情況、付款情況、對方履行情況等。2.合同管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行動態(tài)管理。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)異常情況或可能影響合同履行的問題，應及時通知業(yè)務部門采取措施解決，并向公司領導報告。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，業(yè)務部門應按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定的程序辦理解除手續(xù)，并及時通知合同管理部門。解除合同后，應妥善處理善后事宜，包括但不限于清理債權債務、返還財產等。六、合同結算與支付（一）結算依據(jù)審核1.財務部門應根據(jù)合同約定和業(yè)務部門提供的結算資料，對合同款項的結算依據(jù)進行審核。結算資料應包括但不限于發(fā)票、驗收報告、結算清單等，確保結算依據(jù)真實、準確、完整。2.審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，驗收報告的內容是否與合同約定相符，結算清單的金額計算是否正確等。（二）支付審批流程1.財務部門審核通過后，按照公司資金支付審批流程辦理付款手續(xù)。付款申請應注明合同編號、付款金額、付款方式、付款期限等信息，并附相關結算資料。2.付款申請經業(yè)務部門負責人、財務部門負責人、公司領導等審批通過后，由財務部門辦理款項支付。（三）支付風險控制1.財務部門應加強對合同款項支付的風險控制，嚴格按照合同約定和審批程序進行支付，避免提前支付、超付等情況的發(fā)生。2.對于存在爭議或風險較大的合同款項支付，財務部門應暫停支付，并及時與業(yè)務部門溝通協(xié)調，待問題解決后再行支付。七、合同糾紛處理（一）糾紛預警與報告1.在合同履行過程中，業(yè)務部門如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象或問題，應及時向合同管理部門報告，并采取相應的防范措施。2.合同管理部門應建立合同糾紛預警機制，對可能引發(fā)糾紛的合同進行重點關注和跟蹤，及時收集相關信息，分析糾紛風險，為糾紛處理提供支持。（二）糾紛處理流程1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應注意收集和保留相關證據(jù)，如會議紀要、往來函件、合同文件等。2.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并提供詳細的糾紛情況說明和相關證據(jù)資料。合同管理部門應會同法律事務部門等相關部門進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應嚴格按照法律法規(guī)規(guī)定和公司授權程序進行操作，確保糾紛處理工作合法、合規(guī)、有效。八、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、履行過程中的往來文件等資料提交至合同管理部門。2.合同管理部門應按照檔案管理要求，對合同資料進行分類、編號、裝訂，建立合同檔案目錄，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管與查閱1.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全存放。2.建立合同檔案查閱制度，嚴格限定查閱范圍和查閱程序。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經相關部門負責人審批后，方可查閱。查閱過程中，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔